AWM/NAW/9/2025/TM

Przygotowanie i realizacja usługi szkoleniowej polegającej na realizacji szkoleń: „Design Thinking”, „Change Management” oraz „Praxis Framework” w ramach profesjonalizacji kadry zaangażowanej w działania merytoryczne, zarządzanie, koordynację oraz administrowanie projektem, a także inne aktywności w ramach EUNICE w związku z realizacją projektu „valuEU - strengthening the potential of the Medical University of Bialystok in the EUNICE European University”. Program jest finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu pn. Wsparcie sojuszy Uniwersytetów Europejskich o numerze FERS.01.05-IP.08-0219/23 (Projekty FERS).

Wykonawca wybrany zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2024 r., poz. 1320) – wartość usługi nie przekracza 130 tys. zł netto.

Nr sprawy: AWM/NAW/9/2025/TM

Data wystawienia:

09.07.2025 r.

Kod CPV:

80500000-9: Usługi szkoleniowe

1. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

Zamówienie jest podzielone na trzy odrębne części (zadania).

Część I: Przygotowanie i realizacja usługi szkoleniowej z metodyki „Design Thinking” (DTMethod® Foundation) dotyczącej rozwijania pomysłów, idei oraz innowacji przez zespoły projektowe wraz z przeprowadzeniem egzaminu certyfikującego DTMethod® Foundation.

Część II: Przygotowanie i realizacja usługi szkoleniowej z metodyki „Change Management” dotyczącej zarządzania zmianami wraz z przeprowadzeniem egzaminu certyfikującego Change Management Foundation.

Część III: Przygotowanie i realizacja usługi szkoleniowej z metodyki „Praxis Framework” dotyczącej zintegrowanych zestawów zasad, procesów i metod do zarządzania wieloma projektami i programami wraz z przeprowadzeniem egzaminu certyfikującego Praxis® Framework Foundation.

Dla części I, dla części II oraz dla części III procedura wyboru ofert zostanie przeprowadzona oddzielnie. W przypadku złożenia oferty na wszystkie trzy części (I, II i III) formularz ofertowy jest ten sam. 

1. 1. 1. 1. Rodzaj zamówienia:

Usługi

1. 1. 1. 2. Opis przedmiotu zamówienia

Część I

1. Przedmiotem zamówienia jest:

Przygotowanie i realizacja usługi szkoleniowej z metodyki „Design Thinking” (DTMethod® Foundation) dotyczącej rozwijania pomysłów, idei oraz innowacji przez zespoły projektowe wraz z przeprowadzeniem egzaminu certyfikującego DTMethod® Foundation.

2. Grupa docelowa:

Grupa docelowa składa się do 10 osób zaangażowanych w zadania merytoryczne, zarządzanie, koordynację oraz administrowanie projektem, a także inne aktywności w ramach EUNICE.

Dokładna liczba osób zostanie przekazana najpóźniej 7 dni przed terminem szkolenia.

3. Planowana liczba godzin szkolenia:

Usługa szkoleniowa zaplanowana jest na trzy dni robocze w godzinach pracy między 8:00 a 15:00, wliczając przerwy do wymiaru godzinowego szkolenia.

4. Planowany termin i miejsce realizacji usługi:

Szkolenie zaplanowane jest na III kwartał 2025 r. (najpóźniej do 30.09.2025) i zostanie przeprowadzone w czasie rzeczywistym w trybie online na platformie wskazanej przez Wykonawcę. 

Dokładny termin i godzina przeprowadzenia szkolenia zostaną ustalone w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą z 14-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem rozpoczęcia.

5. Sposób realizacji usługi oraz kwestie organizacyjne związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

• szkolenie będzie realizowane w formule zamkniętej – tylko z udziałem do 10 osób wyznaczonych przez Zamawiającego, ostateczna liczba osób zostanie przekazana najpóźniej 7 dni przed terminem szkolenia;
• Wykonawca poprowadzi szkolenie w języku polskim;
• szkolenie odbędzie się w formie aktywizującej uczestników, tak aby poszczególne zagadnienia tematyczne składały się z treści oraz zadań aktywizujących;
• uczestnicy szkolenia będą mieli możliwość zadawania pytań oraz konsultacji z osobą prowadzącą szkolenie;
• Wykonawca zapewni darmowe materiały szkoleniowe i/lub ebooka w języku polskim (w tym jeden egzemplarz do dokumentacji projektowej zawierający stosowne logotypy i informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej, treść informacji oraz wzory logotypów zostaną przekazane przez Zamawiającego);
• szkolenie musi zakończyć się międzynarodowym egzaminem certyfikującym stanowiącym integralną część szkolenia (bez dodatkowych opłat) w formule online, egzamin może być przeprowadzony bezpośrednio po zakończeniu szkolenia lub udostępniony w formie vouchera umożliwiającego jego realizację w późniejszym terminie;
• Wykonawca przed rozpoczęciem każdego dnia szkoleniowego przedstawi harmonogram dnia, uwzględniając przerwy;
• Wykonawca zapewnia platformę do przeprowadzenia szkolenia.

6. Program szkolenia:

• musi być zgodny ze standardami szkolenia z metodyki „Design Thinking” (DTMethod® Foundation) opracowanymi przez APMG‑International lub inną organizację posiadającą uprawnienia do prowadzenia szkoleń ze wskazanej tematyki.

7. Wymagania wobec prowadzącego szkolenie:

• wykształcenie wyższe;
• doświadczenie w prowadzeniu szkoleń online;
• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe trenerskie/szkoleniowe, a jeśli doświadczenie jest krótsze to przeprowadzenie co najmniej 3 szkoleń z przedmiotowej metodyki (wymagane referencje lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług);
• dyspozycyjność w okresie planowanej realizacji usługi;
• przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji szkolenia w szczególności stosowanie języka równościowego.

8. Wymagania wobec Wykonawcy:

• uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie organizacji szkoleń – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w ww. zakresie;
• Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 5 usług szkoleniowych;
• Wykonawca szkolenia musi posiadać status instytucji szkoleniowej (posiadać wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowej). 

Część II

1. Przedmiotem zamówienia jest:

Przygotowanie i realizacja usługi szkoleniowej z metodyki „Change Management” dotyczącej zarządzania zmianami wraz z przeprowadzeniem egzaminu certyfikującego Change Management Foundation.

2. Grupa docelowa:

Grupa docelowa składa się do 10 osób zaangażowanych w zadania merytoryczne, zarządzanie, koordynację oraz administrowanie projektem, a także inne aktywności w ramach EUNICE.

Dokładna liczba osób zostanie przekazana najpóźniej 7 dni przed terminem szkolenia.

3. Planowana liczba godzin szkolenia:

Usługa szkoleniowa zaplanowana jest na trzy dni robocze w godzinach pracy między 8:00 a 15:00, wliczając przerwy do wymiaru godzinowego szkolenia.

4. Planowany termin i miejsce realizacji usługi:

Szkolenie zaplanowane jest na IV kwartał 2025 r. (najpóźniej do 31.12.2025 r.) i zostanie przeprowadzone w czasie rzeczywistym w trybie online na platformie wskazanej przez Wykonawcę. 

Dokładny termin i godzina przeprowadzenia szkolenia zostaną ustalone w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą z 14-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem rozpoczęcia.

5. Sposób realizacji usługi oraz kwestie organizacyjne związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

• szkolenie będzie realizowane w formule zamkniętej – tylko z udziałem do 10 osób wyznaczonych przez Zamawiającego, ostateczna liczba osób zostanie przekazana najpóźniej 7 dni przed terminem szkolenia;
• Wykonawca poprowadzi szkolenie w języku polskim;
• szkolenie odbędzie się w formie aktywizującej uczestników, tak aby poszczególne zagadnienia tematyczne składały się z treści oraz zadań aktywizujących;
• uczestnicy szkolenia będą mieli możliwość zadawania pytań oraz konsultacji z osobą prowadzącą szkolenie;
• Wykonawca zapewni darmowe materiały szkoleniowe i/lub ebooka w języku polskim (w tym jeden egzemplarz do dokumentacji projektowej zawierający stosowne logotypy i informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej, treść informacji oraz wzory logotypów zostaną przekazane przez Zamawiającego);
• szkolenie musi zakończyć się międzynarodowym egzaminem certyfikującym stanowiącym integralną część szkolenia (bez dodatkowych opłat) w formule online,  egzamin może być przeprowadzony bezpośrednio po zakończeniu szkolenia lub udostępniony w formie vouchera umożliwiającego jego realizację w późniejszym terminie;
• Wykonawca przed rozpoczęciem każdego dnia szkoleniowego przedstawi harmonogram dnia, uwzględniając przerwy;
• Wykonawca zapewnia platformę do przeprowadzenia szkolenia.

6. Program szkolenia:

• musi być zgodny ze standardami szkolenia z metodyki „Change Management” opracowanymi przez APMG‑International lub inną organizację posiadającą uprawnienia do prowadzenia szkoleń ze wskazanej tematyki.

7. Wymagania wobec prowadzącego szkolenie:

• wykształcenie wyższe;
• doświadczenie w prowadzeniu szkoleń online;
• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe trenerskie/szkoleniowe, a jeśli doświadczenie jest krótsze to przeprowadzenie co najmniej 3 szkoleń z przedmiotowej metodyki (wymagane referencje lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług);
• dyspozycyjność w okresie planowanej realizacji usługi;
• przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji szkolenia w szczególności stosowanie języka równościowego.

8. Wymagania wobec Wykonawcy:

• uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie organizacji szkoleń – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w ww. zakresie;
• Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 5 usług szkoleniowych;
• Wykonawca szkolenia musi posiadać status instytucji szkoleniowej (posiadać wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowej). 

Część III

1. Przedmiotem zamówienia jest:

Przygotowanie i realizacja usługi szkoleniowej z metodyki „Praxis Framework” dotyczącej zintegrowanych zestawów zasad, procesów i metod do zarządzania wieloma projektami i programami wraz z przeprowadzeniem egzaminu certyfikującego Praxis® Framework Foundation.

2. Grupa docelowa:

Grupa docelowa składa się do 10 osób zaangażowanych w zadania merytoryczne, zarządzanie, koordynację oraz administrowanie projektem, a także inne aktywności w ramach EUNICE.

Dokładna liczba osób zostanie przekazana najpóźniej 7 dni przed terminem szkolenia.

3. Planowana liczba godzin szkolenia:

Usługa szkoleniowa zaplanowana jest na trzy dni robocze w godzinach pracy między 8:00 a 15:00, wliczając przerwy do wymiaru godzinowego szkolenia.

4. Planowany termin i miejsce realizacji usługi:

Szkolenie zaplanowane jest na II kwartał 2026 r. (najpóźniej do 30.06.2026 r.) i zostanie przeprowadzone w czasie rzeczywistym w trybie online na platformie wskazanej przez Wykonawcę. 

Dokładny termin i godzina przeprowadzenia szkolenia zostaną ustalone w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą z 14-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem rozpoczęcia.

5. Sposób realizacji usługi oraz kwestie organizacyjne związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

• szkolenie będzie realizowane w formule zamkniętej – tylko z udziałem do 10 osób wyznaczonych przez Zamawiającego, ostateczna liczba osób zostanie przekazana najpóźniej 7 dni przed terminem szkolenia;
• Wykonawca poprowadzi szkolenie w języku polskim;
• szkolenie odbędzie się w formie aktywizującej uczestników, tak aby poszczególne zagadnienia tematyczne składały się z treści oraz zadań aktywizujących;
• uczestnicy szkolenia będą mieli możliwość zadawania pytań oraz konsultacji z osobą prowadzącą szkolenie;
• Wykonawca zapewni darmowe materiały szkoleniowe i/lub ebooka w języku polskim (w tym jeden egzemplarz do dokumentacji projektowej zawierający stosowne logotypy i informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej, treść informacji oraz wzory logotypów zostaną przekazane przez Zamawiającego);
• szkolenie musi zakończyć się międzynarodowym egzaminem certyfikującym stanowiącym integralną część szkolenia (bez dodatkowych opłat) w formule online, egzamin może być przeprowadzony bezpośrednio po zakończeniu szkolenia lub udostępniony w formie vouchera umożliwiającego jego realizację w późniejszym terminie;
• Wykonawca przed rozpoczęciem każdego dnia szkoleniowego przedstawi harmonogram dnia, uwzględniając przerwy;
• Wykonawca zapewnia platformę do przeprowadzenia szkolenia.

6. Program szkolenia:

• musi być zgodny ze standardami szkolenia z metodyki „Praxis Framework” opracowanymi przez APMG‑International lub inną organizację posiadającą uprawnienia do prowadzenia szkoleń ze wskazanej tematyki.

7. Wymagania wobec prowadzącego szkolenie:

• wykształcenie wyższe;
• doświadczenie w prowadzeniu szkoleń online;
• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe trenerskie/szkoleniowe, a jeśli doświadczenie jest krótsze to przeprowadzenie co najmniej 3 szkoleń z przedmiotowej metodyki (wymagane referencje lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług);
• dyspozycyjność w okresie planowanej realizacji usługi;
• przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji szkolenia w szczególności stosowanie języka równościowego.

8. Wymagania wobec Wykonawcy:

• uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie organizacji szkoleń – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w ww. zakresie;
• Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 5 usług szkoleniowych;
• Wykonawca szkolenia musi posiadać status instytucji szkoleniowej (posiadać wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowej). 

1. 1. 1. 3. Kryteria oceny:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryterium: cena oferty 100%.

Szkolenie korzysta ze zwolnienia z VAT z uwagi na finansowanie w co najmniej 70% ze środków publicznych.

2. Termin lub okres wykonania zamówienia

• Część I zostanie zrealizowana najpóźniej do 30.09.2025 r. Ostateczny termin realizacji usługi, mieszczący się w wyżej wskazanym przedziale czasowym zostanie ustalony w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem rozpoczęcia szkolenia.
• Część II zostanie zrealizowana najpóźniej do 31.12.2025 r. r.  Ostateczny termin realizacji usługi, mieszczący się w wyżej wskazanym przedziale czasowym zostanie ustalony w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem rozpoczęcia.
• Część III zostanie zrealizowana najpóźniej do 30.06.2026 r.  Ostateczny termin realizacji usługi, mieszczący się w wyżej wskazanym przedziale czasowym zostanie ustalony w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem rozpoczęcia.

3. Składanie ofert

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę w stosunku do części I, części II, części III lub do wszystkich trzech części naraz.

1. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

Mateusz Szyc

Telefon kontaktowy, e-mail:

+48 85 686 52 38, mateusz.szyc@umb.edu.pl

2. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) w ramach zadania I i/lub II i/lub III należy dołączyć:

1. oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
2. kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej lub KRS, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
3. Dokument potwierdzający spełnienie wymagań wobec trenera i/lub trenerów prowadzących szkolenie (w przypadku składania oferty na wszystkie trzy części - osobno dla trenera w zakresie części I, dla trenera w zakresie części II, jak i dla trenera w zakresie części III).

3. Termin składania ofert (data i godzina):

2025-07-17 godz. 15:00. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Zamawiającego. Oferty, które zostaną złożone po wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

4. Miejsce składania ofert:

Oferty mogą zostać przesłane pocztą tradycyjną/kurierską, złożone osobiście lub pocztą elektroniczną (podpisane autoryzowanym podpisem kwalifikowalnym).

1. W przypadku poczty tradycyjnej/kurierskiej lub osobiście: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Przygotowanie i realizacja usługi szkoleniowej: zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/9/2025/TM. Nie otwierać przed 2025-07-17 godz. 15:00”.
2. W przypadku poczty elektronicznej, komplet dokumentacji, opatrzonych zaufanym lub kwalifikowalnym podpisem elektronicznym, na adres: mateusz.szyc@umb.edu.pl, w tytule koniecznie należy wpisać: „Zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/9/2025/TM. Nie otwierać przed 2025-07-17 godz. 15:00”.

5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:

• do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;
• do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
• do zmiany zakresu postępowania.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e- mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł, na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości;

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników. W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,
8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.

Załączniki:

1. Załącznik 1 – wzór formularza ofertowego;
2. Załącznik 2 - Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym – dotyczy cz. I, II i III;
3. Załącznik 3a - Wzór umowy - dotyczy cz. I;
4. Załącznik 3b - Wzór umowy – dotyczy cz. II;
5. Załącznik 3c – Wzór umowy – dotyczy cz. III;
6. Załącznik 4a - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych – dotyczy cz. I;
7. Załącznik 4b - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych – dotyczy cz. II;
8. Załącznik 4c - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych – dotyczy cz. III;
9. Załącznik 5a - Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego – dotyczy cz. I;
10. Załącznik 5b – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego – dotyczy cz. II;
11. Załącznik 5c – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego – dotyczy cz. III.