AWM/NAW/10/2022/TM

Ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych nie stosuje się – art. 2 ust. 1 pkt 1)

Nr sprawy: 

AWM/NAW/10/2022/TM

Data (wystawienia): 

23.09.2022 r.

Kod CPV:

79530000-8: Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

79821100-6 – Usługi korektorskie

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis Przedmiotu Zamówienia

1. Usługa polega na wykonaniu tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski i w razie potrzeby proofreadingu (korekty językowej) w ramach projektu pt. „Kierunek umiędzynarodowienie. Integracja międzynarodowej wspólnoty UMB i wzmocnienie zdolności do obsługi cudzoziemców” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
2. Zamówienie jest podzielone na dwa odrębne zadania. Łączna ilość stron w ramach zamówienia do przetłumaczenia z języka polskiego na język angielski lub objęcia proofreadingiem (korektą językową): do 470 stron znormalizowanego maszynopisu (=1800 znaków ze spacjami).

a) Zadanie 1. Tłumaczenie i proofreading nazw elementów oznakowania budynków i kampusu UMB.

- Usługa polegająca na wykonaniu tłumaczenia pisemnego z języka polskiego na język angielski i w razie potrzeby proofreadingu (korekty językowej) nazw elementów oznakowania budynków i kampusu Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Tłumaczenie i proofreading obejmie m.in. nazwy jednostek organizacyjnych, nazwy budynków, nazwy poszczególnych pomieszczeń) – do 70 stron znormalizowanego maszynopisu (jedna strona znormalizowanego maszynopisu = 1 800 znaków ze spacjami).

- W ramach puli 70 stron znormalizowanego maszynopisu, tłumaczeniem objętych zostanie co najmniej 60 stron znormalizowanego maszynopisu. W zależności od potrzeb, na proofreading (weryfikację językową) przypadnie maksymalnie 10 stron maszynopisu.

- Wszystkie tłumaczenia pisemne i proofreading w ramach zadania 1. będą wykonywane przez native speakera pochodzącego z Wielkiej Brytanii wskazanego w formularzu ofertowym złożonym przez Wykonawcę, posiadającego odpowiednie doświadczenie zawodowe i kwalifikacje. Dla native speakera język angielski (British English) jest językiem ojczystym.

b) Zadanie 2. Tłumaczenia materiałów dydaktycznych

- Usługa polegająca na wykonaniu tłumaczeń pisemnych materiałów dydaktycznych z języka polskiego na język angielski – do 400 stron znormalizowanego maszynopisu (jedna strona znormalizowanego maszynopisu = 1 800 znaków ze spacjami). Materiały dydaktyczne dotyczyć będą realizacji zadań dydaktycznych Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Tematyka tłumaczeń przede wszystkim będzie dotyczyć nauk medycznych, nauk farmaceutycznych, nauk o zdrowiu,  biologii, chemii itp.

- Tłumaczenia będą realizowane na bieżąco. Dokumenty do tłumaczenia będą przesyłane do Wykonawcy sukcesywnie. Tłumaczenia będą dokonywane na podstawie zleceń przekazywanych przez Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej w toku realizacji przedmiotu zamówienia, przez wyznaczoną osobę ze strony Zamawiającego.

- Wszystkie tłumaczenia pisemne materiałów dydaktycznych w ramach zadania 2. będą wykonywane przez native speakera pochodzącego z Wielkiej Brytanii lub tłumacza przysięgłego wskazanego w formularzu ofertowym złożonym przez Wykonawcę, posiadającego odpowiednie doświadczenie zawodowe i kwalifikacje. W przypadku decyzji o dokonywaniu tłumaczeń przez tłumacza przysięgłego, warto zaznaczyć, że Beneficjent oczekuje tłumaczeń zwykłych, a nie poświadczonych. Wymogiem w tej kwestii jest jedynie posiadanie uprawnień tłumacza przysięgłego języka angielskiego przez osobę tłumaczącą. W przypadku decyzji o wyborze native speakera jako osoby tłumaczącej, język angielski (British English) dla Native Speakera musi być językiem ojczystym.

- W przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego podanego limitu stron (400), płatność nastąpi za przetłumaczoną w toku trwania całej umowy liczbę stron. Wykonawcy nie będzie przysługiwać wówczas odszkodowanie.

3. W przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego podanego limitu stron (470), płatność nastąpi za przetłumaczoną w toku trwania całej umowy liczbę stron. Wykonawcy nie będzie przysługiwać wówczas odszkodowanie.
4. Materiały do tłumaczenia lub proofreadingu, o których mowa w pkt. 2), będą dostarczane Wykonawcy w postaci pliku doc/docx (word) lub w następujących formatach: xlsx, PDF, JPEG, PNG na wskazany w umowie adres e-mail lub na nośniku elektronicznym.
5. Wykonane tłumaczenia będą przygotowane na formatce dokumentu zawierającej wymagane logotypy i informacje, zgodne z zasadami informacji i promocji projektu finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Formatka dokumentu zawierająca wymagane logotypy i informacje zostanie dostarczona Wykonawcy przez Zamawiającego.

3. Kryteria oceny:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następującego kryterium:

Cena przedmiotu zamówienia – 100%.

Wybrana zostanie najtańsza oferta.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia:

W przypadku Zadania nr 1.

Nie więcej niż 30 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia i proofreadingu. W przypadku wszystkich tłumaczeń termin biegnie od następnego dnia roboczego po dniu, w którym przekazano dokumenty do tłumaczenia. Materiały zostaną przekazane jednorazowo lub w dwóch transzach.

Termin wykonania zadania 1. mija 31.12.2022 r.

W przypadku Zadania nr 2.

- Nie więcej niż 5 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku zleceń do 29 stron znormalizowanego maszynopisu.

- Nie więcej niż 10 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku zleceń pomiędzy 30 a 49 stron znormalizowanego maszynopisu.

- Nie więcej niż 15 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku zleceń o objętości 50 stron znormalizowanego maszynopisu i więcej. Maksymalne jednorazowe zlecenie może liczyć 70 stron maszynopisu.

W przypadku tłumaczeń termin biegnie od następnego dnia roboczego po dniu, w którym przekazano dokumenty do tłumaczenia.

Termin wykonania zadania 2. mija 28.02.2023 r.

Całość przedmiotu umowy zostanie wykonana do dnia 28.02.2023 r.

III. Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. Uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych i proofreadingu – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych i proofreadingu;
2. Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 5 usług polegających na realizacji tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski i co najmniej 1 usługi proofreadingu (korekty językowej) przez Native Speakera na potrzeby instytucji publicznej, instytucji niepublicznej lub średniego bądź dużego przedsiębiorstwa prywatnego. Każda usługa tłumaczeniowa obejmowała co najmniej 100 stron znormalizowanego maszynopisu, a usługa proofreadingu co najmniej 80 stron znormalizowanego maszynopisu (=1800 znaków ze spacjami).
3. Wymóg w zakresie osoby dokonującej tłumaczeń i proofreadingu w ramach zadania nr 1.

Dysponowanie osobą będącą native speakerem (Wielka Brytania) i posiadającą wyższe wykształcenie. Osoba dokonująca tłumaczeń powinna mieć odpowiednie doświadczenie zawodowe i kwalifikacje, w tym co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z przygotowywaniem tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski oraz przetłumaczone nie mniej niż 200 stron maszynopisu tj. 360 0000 znaków ze spacjami, w tłumaczeniach o tematyce medycznej, prawnej, edukacyjnej, społecznej lub związanej z funkcjonowaniem instytucji publicznych. Osoba dokonującą tłumaczeń powinna mieć też doświadczenie w proofreadingu (korekcie językowej) tekstów anglojęzycznych o objętości co najmniej 100 stron maszynopisu (=180 000 znaków ze spacjami).

4. Wymóg w zakresie osoby dokonującej tłumaczeń w ramach zadania nr 2.

Dysponowanie osobą legitymizującą się wyższym wykształceniem, będącą native speakerem języka angielskiego z Wielkiej Brytanii lub posiadającą uprawnienia tłumacza przysięgłego języka angielskiego. Osoba dokonująca tłumaczeń powinna mieć odpowiednie doświadczenie zawodowe i kwalifikacje, w tym co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z przygotowywaniem tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski oraz przetłumaczone nie mniej niż 200 stron maszynopisu tj. 360 0000 znaków ze spacjami, w tłumaczeniach o tematyce medycznej, prawnej, edukacyjnej, społecznej lub związanej z funkcjonowaniem instytucji publicznych.

5. W celu potwierdzenia doświadczenia, Wykonawca poda w formularzu ofertowym liczbę i wykaz zrealizowanych usług tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski i proofreadingu na potrzeby instytucji publicznej/niepublicznej bądź średniego lub dużego przedsiębiorstwa prywatnego.

IV. Składanie ofert:

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich, pokój nr 206.

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Jakub Wszeborowski, tel. +48 85 686 51 81, e-mail: jakub.wszeborowski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) należy dołączyć:

1. Dokument potwierdzający uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych;
2. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);
3. Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym na potwierdzenie posiadania wymaganego doświadczenia (np. referencje, protokoły odbiory potwierdzające prawidłowe wykonanie tłumaczeń lub proofreadingu).
4. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje osób, które będą dokonywać tłumaczenia i proofreading (CV, referencje, dokument potwierdzający posiadanie uprawnień tłumacza przysięgłego – jeżeli dotyczy).

4. Termin składania ofert (data i godzina):

07.10.2022 r., godz. 15:00

5. Miejsce składania ofert:

Oferty mogą zostać przesłane pocztą tradycyjną/kurierską, złożone osobiście lub pocztą elektroniczną (podpisane autoryzowanym podpisem kwalifikowalnym). 

1. W przypadku poczty tradycyjnej/kurierskiej lub osobiście: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Tłumaczenia pisemne z j. polskiego na j. angielski i proofreading – sprawa nr AWM/NAW/10/2022/TM – nie otwierać przed 07.10.2022 r. godz. 15:00.
2. W przypadku poczty elektronicznej na adres: jakub.wszeborowski@umb.edu.pl, w tytule wiadomości koniecznie wpisać: „Tłumaczenia pisemne z j. polskiego na j. angielski i proofreading – sprawa nr AWM/NAW/10/2022/TM – nie otwierać przed 07.10.2022 r. godz. 15:00.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

6. Oferty częściowe

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę obejmują wykonanie obu zadań.

7. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo do:

- pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;

- zmiany zakresu postępowania.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

V. Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy (wzór)

Załącznik nr 2 – Umowa (wzór)

Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (wzór)

Załącznik nr 4 – Protokół zdawczo-odbiorczy (wzór)

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1) administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,

2) Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,

3) dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4) odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,

5) dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,

6) podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,      

7) każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8) każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,

9) w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.