AWM/NAW/6/2022/TM

Kod CPV:

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

I. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) – Część 1. i Część 2.

II. Przedmiot zamówienia.

1) Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zaplanowaniu i realizacji kampanii online w mediach społecznościowych i prasie w Irlandii oraz przygotowaniu stosownych kreacji reklamowych (m.in. grafik, krótkich filmików i innych). Cała kampania powinna być przygotowana w języku angielskim.

Zamówienie jest podzielone na 2 odrębne części (zadania).

Część 1.: Media społecznościowe i działania internetowe: planowanie, budżetowanie i realizacja kampanii online w mediach społecznościowych oraz przygotowanie kreacji reklamowych.

Część 2.: Artykuły sponsorowane: prowadzenie działań PR, copywriting i przygotowywanie artykułów sponsorowanych.

2) Przedmiot zamówienia będzie wykonany na potrzeby projektu pt. „Wszystkie drogi prowadzą na UMB. Nowoczesne narzędzia rozwoju promocji zagranicznej i wykorzystanie technologii IT w budowie potencjału Uczelni”. Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland (2020). Oznacza to, że Wykonawca jest zobligowany do umieszczenia na wszystkich grafikach, w filmach, w treści postów i artykułów stosowną informację o dofinansowaniu projektu oraz logotyp NAWA, które Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy.

3) Kampania marketingowa online ma promować anglojęzyczną ofertę edukacyjną Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (UMB) wśród potencjalnych kandydatów na studia z Irlandii., a także ich rodziców, którzy często doradzają im przy wyborze uczelni.

4) UMB ma w swojej ofercie kierunek lekarski prowadzony w języku angielskim w ramach tzw. English Division. Kampania ma na celu przyciągnąć nowych kandydatów na studia medyczne, pochodzących z Irlandii. Z założenia ma obejmować kampanie w mediach społecznościowych (głównie na Facebooku, YouTube, TikToku), Google Ads oraz artykuły sponsorowane w irlandzkich portalach internetowych i czasopismach wydawanych w wersji elektronicznej lub papierowej. Instagram może być opcjonalnie używany do remarketingu (Instagram Stories) – agencja może zaproponować działania na tej platformie.

Szerszy opis został zawarty w szczegółowej specyfikacji zamówienia.

5) Do koordynacji kampanii i dokonywania akceptacji (grafik, treści, video, koncepcji i harmonogramu kampanii oraz ewentualnych zmian w jej trakcie itd.) Zamawiający wyznaczy dedykowaną osobę/-y - pracownika/-ów Działu Współpracy Międzynarodowej. Konsultacje z przedstawicielem/-ami UMB będą możliwe w dni robocze, w godz. 07:30-15:30. Ostateczny wybór formy reklamy oraz treści, wygląd i kształt wszystkich kreacji reklamowych i materiałów promocyjnych wymaga akceptacji Zamawiającego. Każdorazowo akceptacja musi być dokonana przed publikacją ich w mediach społecznościowych lub w prasie.

6) Zakres prac powinien objąć co najmniej:

Zakres prac dla Części 1. Media społecznościowe i działania internetowe

a) zaplanowanie kampanii i ustalenie jej koncepcji (w tym ustalenie grupy docelowej, komunikatu, rodzajów reklam, harmonogramu kampanii, ustalenie poszczególnych budżetów, w tym kwestii optymalizacji budżetu itp.). Działanie dot. zaplanowania kampanii powinno zakończyć się maksymalnie do 7 dni roboczych od podpisania umowy. Kampania promocyjna rozpocznie się po e-mailowej akceptacji przez przedstawiciela Zamawiającego planu kampanii przedstawionego przez Wykonawcę. W tym celu odbędzie się co najmniej 1 spotkanie robocze (ONLINE) za pośrednictwem platformy MS Teams, Zoom bądź innej.

b)  zaprojektowanie grafik służących do celów reklamowych (m.in. na Facebooka - kreacje reklamowe i grafiki do postów) oraz przygotowanie krótkich promocyjnych materiałów video (m.in. na potrzeby TikToka, Youtube). Wszystkie kreacje reklamowe (grafiki i video) powinny być dopasowane do specyfiki konkretnego serwisu/aplikacji. W przypadku zgłoszenia uwag, Wykonawca musi poprawić grafikę/video lub inną formą reklamy zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. Grafiki powinny być przygotowane w oparciu o atrakcyjną szatę graficzną, a krótkie filmy promocyjne powinny przyciągać uwagę widza i być dostosowane do grupy docelowej (potencjalnego kandydata na studia bądź jego rodzica). Nie mogą one zawierać wulgarnych sformułowań czy obrazów, a grafika nie może przedstawiać elementów niestosownych i kontrowersyjnych. Wykonawca oświadcza, że posiada prawa autorskie do grafik i filmików promocyjnych, które zostaną użyte do realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne materiały promocyjne uczelni, które będą mogły być wykorzystane w kampanii (np. logotyp anglojęzyczny, zdjęcia społeczności akademickiej/kampusu uczelni itp.). Wykonawca udostępni Zamawiającemu kreacje do kampanii w mediach społecznościowych na 4 dni robocze przed ich planowaną emisją w mediach. Wykonawca nie może opublikować przygotowanych kreacji na profilach UMB bez wyraźnego akceptu Zamawiającego, wysłanego drogą email lub telefoniczną.

c) przygotowanie treści anglojęzycznych postów oraz tekstów do kreacji reklamowych kampanii. Każdy post/tekst powinien być unikalny, tj. napisany od zera na bazie wytycznych Zamawiającego, zgodnie z zasadami copywritingu i zweryfikowany przez Native Speaker’a języka angielskiego. Treści powinny być napisane językiem marketingowym, tak aby trafiał do potencjalnego odbiorcy.  Każdy post i reklama wymagać będzie akceptacji Zamawiającego przed publikacją. W przypadku zgłoszenia uwag, Wykonawca musi poprawić dany post/tekst zgodnie z zaleceniami Zamawiającego.

d) uruchomienie kampanii promocyjnej w mediach społecznościowych i kampanii Google Ads zgodnie z harmonogramem kampanii ustalonym na początku z Zamawiającym. Wykonawca przez cały okres trwania kampanii online jest zobligowany do prowadzenia działań polegających na optymalizacji budżetu kampanii, tak aby uzyskać możliwie najwyższe efekty kampanii (tj. liczbę kliknięć witryny/wyświetleń i inne parametry).

e) obsługa profili uczelni w trakcie trwania kampanii, w tym publikacja nowych postów, terminowe, tj. możliwie jak najszybsze odpisywanie na wiadomości prywatne/komentarze pod postami, postami na tablicy profilu UMB. Założenie dedykowanego profilu uczelni na YouTube i TikToku oraz konta Google Ads, we współpracy z Zamawiającym.

f) przedstawianie Zamawiającemu comiesięcznego raportu z przebiegu kampanii. Raport comiesięczny powinien być sporządzony do 5 dni roboczych od zakończenia miesiąca, który obejmował. Z powodu niesatysfakcjonujących wyników, Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą mogą dokonać korekty planu marketingowego kampanii. Wykonawca powinien przekazać co najmniej 2 raporty, z których ostatni zawierać będzie podsumowanie całej kampanii. Przekazanie Zamawiającemu raportu końcowego z przebiegu kampanii powinno nastąpić maksymalnie do 7 dni roboczych od zakończenia kampanii. Każdy raport powinien zawierać kluczowe metryki z punktu widzenia realizowanej kampanii tj. wskaźniki takie jak CPC, CPM, kliknięcia w link i koszt za kliknięcie w link, wyświetlenia strony docelowej, zasięgi, wyświetlenia etc. Powinien zawierać także odniesienie do każdej części kampanii tj. Facebooka, TikToka, Youtube, Google Ads, Remarketingu. Wskaźniki powinny być prezentowane w prosty i przejrzysty sposób, z użyciem metod graficznych (tabel/wykresów). W każdym raporcie powinny znaleźć się rekomendacje i wnioski na dalsze postępowanie, plany na zmianę strategii tak aby możliwie najefektywniej wykorzystywać budżet. Zakres raportu zostanie ustalony na początku prac w trybie roboczym.

g) Realizacja kampanii rozpocznie się od momentu podpisania umowy, ale nie później niż od 03.08.2022 r. i potrwa do 30.09.2022 r. Oznacza to, że do 30.09.2022 r. Wykonawca musi zapewnić obsługę profili uczelni w mediach społecznościowych, w tym publikować posty i odpowiadać na pytania użytkowników. Oznacza to także, że wszystkie działania cząstkowe muszą być zakończone do tego dnia. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą Zamawiającego kampania może być przedłużona maksymalnie o 14 dni kalendarzowych. Przedłużenie jednak musi być korzystne dla Zamawiającego.

h) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania życzeń i zastrzeżeń dotyczących wskazania postów/filmów, które mają być szczególnie promowane.

i) Rozliczenie za kampanię odbędzie się po zakończeniu kampanii – tj. po przekazaniu raportu końcowego zawierającego statystyki z realizacji kampanii marketingowej, z rozbiciem na poszczególne jej składowe i protokolarnym odbiorze przedmiotu zamówienia. Oznacza to, że Wykonawca jest obowiązany na bieżąco uiszczać opłaty za reklamy/artykuły dla zewnętrznych kontrahentów (Facebook, TikTok, Youtube, właścicieli portali i czasopism itp.).

Zakres prac dla Części 2. Artykuły sponsorowane.

a) znalezienie dwóch irlandzkich portali/blogów o profilu medycznym/zdrowotnym o zasięgu ogólnokrajowym oraz dwóch czasopism wydawanych elektronicznie bądź papierowo o tematyce popularnonaukowej, medycznej lub o tematyce edukacyjnej skierowanych do nastolatków w wieku licealnym (15-19 lat). Następnie ustalenie warunków publikacji artykułów sponsorowanych (4 artykuły). Ostateczny wybór portali/blogów podlega akceptacji Zamawiającego.

b) Po poznaniu dopuszczalnej liczby znaków, formy reklamy i charakteru tekstu, przygotowanie anglojęzycznych artykułów (lub reklam graficznych w czasopismach typu full page), których treść przed wysłaniem do akceptacji Zamawiającego powinna być zweryfikowana przez Native Speaker’a języka angielskiego. Przed wysłaniem do reklamodawcy, tekst i ewentualna grafika muszą być zaakceptowane przez przedstawiciela Zamawiającego. Po stronie Wykonawcy leży dokonanie ostatecznych ustaleń i rozliczeń z portalem/czasopismem irlandzkim, w którym opublikowane będą artykuły sponsorowane. Przygotowanie grafik, jeżeli wydawca dopuszcza ich dodanie w artykule sponsorowanym.

Zakres prac wspólny dla części 1 i 2.

a) Wynagrodzenie Wykonawcy uwzględnia: budżet reklamowy niezbędny do osiągnięcia kluczowych wskaźników efektywności (KPI), koszt wytworzenia kreacji i materiałów reklamowych i obsługę kampanii, prowizję Wykonawcy, przekazanie praw autorskich do utworów powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia (w tym do wszystkich grafik i filmików) oraz wszelkie inne działania niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Budżet reklamowy rozumiany jest jako suma wydatków brutto poniesionych przez Wykonawcę wyłącznie na emisję reklam w wiodących sieciach społecznościowych i/lub portalach/czasopismach irlandzkich.

b) Wykonawca powinien uzupełnić w formularzu cenowym kosztorys realizacji przedmiotu zamówienia w podziale na:

- szacowany budżet reklamowy kampanii (za cały okres kampanii),

- koszty wynagrodzeń specjalistów i pracowników (w tym grafików, specjalistów ds. social media, copwriterów, video designerów i innych osób lub podwykonawców) wraz z przekazaniem majątkowych praw autorskich do grafik, video, tekstów i innych utworów powstałych podczas realizacji przedmiotu zamówienia oraz wszystkie inne koszty niezbędne do prawidłowego zrealizowania kampanii.

- prowizję (wynagrodzenie) Wykonawcy za realizację kampanii.

c) Opis przedstawiony w II. Przedmiot zamówienia oraz III. Szczegółowa specyfikacja zamówienia stanowi wytyczne niezbędne do dokonania wyceny realizacji przedmiotu zamówienia. Finalna koncepcja, zakres prac i harmonogram działań reklamowych zostaną ustalone na początku rozpoczęcia prac nad rozbudową aplikacji, po wyborze Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza modyfikację założeń kampanii, jeżeli zmiana ta ma merytoryczne uzasadnienie i spowoduje przyrost korzyści dla Zamawiającego, uzgodnione pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Ewentualna decyzja o rewizji założeń i ich zmianie należy do Zamawiającego.

d) Realizując zadanie publiczne polegające na wykonaniu przedmiotu zamówienia, Strona realizująca umowę zobowiązana jest do zapewnienia dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej, osobom ze szczególnymi potrzebami, co najmniej w zakresie określonym przez minimalne wymagania, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w zakresie w jakim jest to możliwe i zasadne z uwagi na przedmiot umowy.

III. Szczegółowa specyfikacja zamówienia:

Część 1. Media społecznościowe i działania internetowe

1. Kampania promocyjna na Facebooku.

- Cel główny kampanii: Zwiększenie liczby gości w witrynie. Przekierowanie na stronę: www.umb.edu.pl/en/admission

Wstępne założenia dotyczące grupy docelowej: osoby w wieku 15-60 lat obydwu płci, mieszkający w Irlandii, rodzice mający dzieci w przedziale wiekowym 13-17 lat, rodzice dorosłych dzieci w wieku 18-26 lat, młodzież oraz osoby w trakcie edukacji w szkole średniej z Irlandii. Wymagania opcjonalne/dodatkowe (katalog może być rozszerzony w wyniku roboczych ustaleń): m.in. zainteresowanie medycyną, edukacją, studiami za granicą – szczególnie w Polsce lub w innych krajach UE, biologią i chemią.

Wskaźniki kampanii (KPI’s) - Facebook:

- Minimalna liczba wyświetlenia strony docelowej. Budżet promocyjny powinien być tak zaplanowany, aby łączna liczba przekierowań użytkowników do strony www.umb.edu.pl/en/admission  wyniosła minimum 15 000.

Obowiązki wykonawcy: zaplanowanie (w tym wybór formatów reklamowych), przygotowanie, wykupienie reklam i monitorowanie działań reklamowych na portalu Facebook, optymalizacja budżetu kampanii oraz obligatoryjne działania remarketingowe (wysyłanie reklamy do właściwych odbiorców, którzy kliknęli wcześniej w link do witryny). Stworzenie materiałów reklamowych (grafika + teksty marketingowe). Materiały merytoryczne/logotypy, które mogą być użyte podczas ich tworzenia zostaną przekazane przez Zamawiającego. W ramach zamówienia, Wykonawca będzie zarządzał kampanią w serwisie Facebook oraz zarządzał płatnościami dla Facebooka i je uiszczał.

- Wykonawca obowiązany jest do pomocy w skonfigurowaniu Piksela Facebooka (firmy Meta), czyli krótkiego kodu umieszczany w witrynie, który pozwala mierzyć skuteczność reklam na podstawie analizy działań podejmowanych przez użytkowników w witrynie.

- Wykonawca musi przygotować minimum 3 posty startowe (przed ruszeniem kampanii) oraz przynajmniej 3 posty (organiczne) tygodniowo w trakcie realizacji kampanii oraz obsługiwać Fanpage na Facebooku (prowadzić komunikację z zaangażowanymi użytkownikami FB).

2.  Kampania promocyjna na YouTube.

Wskaźniki kampanii (KPI’s) – YouTube.

Cel kampanii (KPI): osiągnięcie minimum 500 000 wyświetleń reklamy lub 200 000 wyświetleń reklamy trwających przez co najmniej 5 sekund (nie zostaną od razu pominięte).

Reklamy powinny uwzględniać podlinkowanie do strony Admission - www.umb.edu.pl/en/admission, tj. zawierać nakładki z wezwaniem do działania (przekierowanie do wskazanej witryny).

Grupa docelowa: Taka sama jak w przypadku Facebooka, lokalizacja użytkowników: Irlandia. Dodatkowo, w przypadku YouTube reklamy powinny być kierowane na konkretne, wybrane w trybie roboczym przez Wykonawcę i Zamawiającego kanały i filmy (w tym m.in. o tematyce medycznej, biologiczno-chemicznej, studiowania za granicą w Europie/Polsce, kariery zawodowej, pracy lekarza itp.).

Do obowiązków Wykonawcy należeć będą m.in.:

- przygotowanie planu (scenariusza) kampanii promocyjnej na YouTube, ukierunkowanego na osiągnięcie założonego celu (co najmniej 500 000 wyświetleń reklamy lub 200 000 wyświetleń reklamy przez co najmniej 5 osób – nie pominięte od razu),

- wybór formy reklamy (reklam) na Youtube i przygotowanie co najmniej dwóch filmików promocyjnych (czas trwania od 15 do 45 sekund, a w przypadku wyboru typu reklamy z możliwością opuszczenia reklamy przez użytkownika, najważniejsze hasła/informacje powinny być przekazane przez pierwsze 5 sekund filmu). Koncepcja filmików oraz treści powinny zachęcać do wybrania Uniwersytetu jako nowoczesnej uczelni, przyjaznej studentom i być dopasowane do grupy docelowej.

- dopuszczone są zarówno reklamy płatne (preferowany rodzaj: TrueView In-Stream - wyświetlana przed lub w trakcie oglądania właściwego filmu, jednak mogą być również inne typy reklam) jak i reklamy natywne (przy współpracy z irlandzkim influencerem, którego główną grupę docelową stanowią osoby w wieku 15-19 (tj. młodzież uczęszczająca do szkoły średniej) lub/oraz publikującego w tematyce medycznej, edukacji wyższej, studiów za granicą lub innej (podobnej). Wszystkie etapy kampanii muszą być zaakceptowane przez Zamawiającego.

3.  Kampania promocyjna na Tiktoku.

Wykonawca zrealizuje kompleksową kampanię promocyjną na TikToku. Grupa docelowa: młode osoby w wieku 15-19 lat z Irlandii, osoby w trakcie edukacji w szkole średniej z Irlandii. Wymagania opcjonalne/dodatkowe: zainteresowanie medycyną, biologią i chemią, studiami za granicą itp. Główny cel reklamowy: Ruch (przekierowywanie użytkowników do strony internetowej ADMISSION UMB).

Wskaźniki kampanii (KPI’s) - TikTok

Minimalna liczba kliknięć: 5 000. Budżet promocyjny powinien być tak zaplanowany, aby łączna liczba przekierowań użytkowników do strony www.umb.edu.pl/en/admission  wyniosła minimum 5 000.

- Wybór formatu reklamy oraz przygotowanie stosownych multimediów (krótkich filmików) leży po stronie Wykonawcy. Mogą to być reklamy płatne bądź z zaangażowaniem irlandzkich influencerów. Reklamy powinny uwzględniać preferencje grupy docelowej i specyfikę aplikacji TikTok – powinny zainteresować użytkownika. Wśród formatów reklam mogą być m.in.: TopView oraz In-Feed Ads. Wykonawca zaproponuje wariant reklamy do akceptacji. Materiały merytoryczne, dłuższe filmy promocyjne przygotowane w przeszłości przez UMB bądź materiały graficzne zostaną przekazane przez Zamawiającego do ewentualnego wykorzystania przez Wykonawcę. Należy jednak zaznaczyć, że produkty marketingowe powstałe w toku realizacji kampanii, w tym te przeznaczone na TikToka muszą być zaprojektowane na nowo przez Wykonawcę lub przez influencer’a  (w przypadku jego zaangażowania).

4.  Płatne działania w Google Ads o budżecie reklamowym od 10 000 do 15 000 PLN.

Wskaźniki kampanii (KPI’s) – Google Ads:

Minimalny budżet reklamowy wydany na płatne reklamy w Google Ads musi wynieść co najmniej 10 000 PLN, a Wykonawca musi zrealizować przynajmniej 2 różne rodzaje płatnych reklam. Wśród działań marketingowych powinny się znaleźć: kampanie search tj. płatne reklamy pozycjonujące na określone frazy związane ze studiowaniem medycyny w Polsce/Europie oraz reklamy displayowe w Google Display Network wyświetlające się na laptopach/komputerach stacjonarnych, tabletach i smartphone’ach. Celem jest zwiększenie ruchu na stronie: www.umb.edu.pl/en/admission.

Wykonawca może zaproponować również inne działania w ramach płatnych działań w Google Ads. Budżet reklamowy Google Ads (czyli wydatki tylko i wyłącznie na reklamy) musi zmieścić się w podanym powyżej przedziale tj. pomiędzy 10 000 a 15 000 PLN.

Kluczowe wskaźniki kampanii (KPI)

1. Lista kluczowych wskaźników kampanii (KPI) dla części 1. z których Wykonawca będzie rozliczany:

Facebook:

- Minimalna liczba wyświetlenia strony docelowej: 15 000. Budżet promocyjny powinien być tak zaplanowany, aby łączna liczba przekierowań użytkowników do strony www.umb.edu.pl/en/admission  wyniosła minimum 15 000.

Youtube:

- osiągnięcie minimum 500 000 wyświetleń reklamy lub 200 000 wyświetleń reklamy trwających przez co najmniej 5 sekund (nie zostaną od razu pominięte). Wystarczy spełnić jeden z dwóch powyższych wskaźników. Reklamy powinny uwzględniać podlinkowanie do strony Admission - www.umb.edu.pl/en/admission, tj. zawierać nakładki z wezwaniem do działania (przekierowanie do wskazanej witryny).

TikTok:

- minimalna liczba kliknięć: 5 000. Budżet promocyjny powinien być tak zaplanowany, aby łączna

liczba przekierowań użytkowników do strony http://www.umb.edu.pl/en/admission wyniosła minimum 5 000.

Google Ads:

- minimalny budżet reklamowy wydany na płatne reklamy w Google Ads musi wynieść co najmniej 10 000 PLN.

- w kampanii Google Ads muszą być wykorzystane przynajmniej 2 różne rodzaje płatnych reklam (Search oraz Display).

Część 2. Artykuły sponsorowane

1. Artykuły sponsorowane w irlandzkich mediach.

Wykonawca powinien przygotować 4 artykuły sponsorowane (lub reklamy typu full page) w języku angielskim, zachęcające do studiowania medycyny w języku angielskim w Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku. Artykuły powinny być dostosowane do specyfiki portalu/czasopisma. Artykuły powinny być napisane w języku angielskim, z użyciem języka marketingowego i ukazujące m.in. korzyści z wyboru UMB jako miejsca do studiowania medycyny w jęz. angielskim, przedstawiające Białystok jako miasto przyjazne studentom, opisujące potencjał naukowy i dydaktyczny uczelni, lokalizację głównej siedziby (Pałac Branickich). Informacje merytoryczne na temat uczelni oraz warunków rekrutacji na studia i ich przebiegu zostaną przekazane przez Zamawiającego. Artykuły powinny być przygotowane w oparciu o powyższe materiały. Wszystkie artykuły powinny być unikalne, niezawierające skopiowanych fragmentów treści. Przed wysłaniem do publikacji, Wykonawca powinien przeprowadzić proofreading, czyli korektę tekstu przez native speakera z Wielkiej Brytanii, a następnie uzyskać akceptację Zamawiającego. W ramach punktu 1., Wykonawca przygotuje:

a)  2 artykuły sponsorowane w języku angielskim, które będą opublikowane na dwóch rożnych irlandzkich portalach/blogach o profilu medycznym/zdrowotnym o zasięgu ogólnokrajowym. Wybór bloga/portalu, jak i finalna treść artykułów wymaga akceptacji Zamawiającego.

Przykładowy blog z Irlandii o tematyce medycznej: https://www.imt.ie/advertising/. Każdy artykuł sponsorowany powinien być opublikowany przez co najmniej przez 14 dni.

b) 2 artykuły sponsorowane lub dwie 1-stronne reklamy (typu full page)  w języku angielskim w papierowych lub elektronicznych wydaniach czasopism popularnonaukowych bądź naukowych o tematyce medycznej lub czasopismach o tematyce edukacyjnej skierowanych do nastolatków w wieku licealnym (15-19 lat). Wszystkie czasopisma muszą być wydawane w Irlandii. W przypadku publikacji 1-stronnicowej reklamy, szatę graficzną reklamy przygotowuje Wykonawca.

IV. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
 

Cena przedmiotu zamówienia - 100%.

Zostanie wybrana oferta najtańsza. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Dla części 1 oraz dla części 2 procedura wyboru ofert zostanie przeprowadzona oddzielnie. Jednakże, w obu przypadkach brana będzie pod uwagę wyłącznie cena przedmiotu zamówienia (100% punktacji).

V. Termin wykonania zamówienia:

Od momentu podpisania umowy do 30.09.2022 r. Termin ten dotyczy zarówno części 1 jak i części 2.

VI.  Szczegółowe wymagania stawiane Wykonawcom:

a) posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia - Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;

b) dysponowanie co najmniej jedną osobą znającą język angielski (na poziomie co najmniej B2 i posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z:

- dla części 1: planowaniem, budżetowaniem i realizacją kampanii online w mediach społecznościowych oraz przygotowaniem kreacji reklamowych.

- dla części 2: prowadzeniem działań PR, copywritingiem i przygotowywaniem artykułów sponsorowanych.

Do wykonywania zamówienia mogą być oddelegowane różne osoby, a każda z nich może zająć się inną częścią realizacji przedmiotu zamówienia.

c) Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - wykonał co najmniej 3 zamówienia obejmujące usługi w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia. Przez usługi w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia Zamawiający rozumie co najmniej: 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze, stanowiącej przedmiot zamówienia opisany w punktach II i III o wartości:

- dla części 1.: minimum 50 000,00 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100)

- dla części 2.: minimum 15 000,00 zł brutto (słownie: piętnaście tysięcy złotych i 00/100).

wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane lub są wykonywane.

W przypadku zamówień wykonywanych obecnie, zrealizowana wartość umowy nie może być mniejsza niż wartości umowy podane powyżej tj.:

- dla części 1: 50 000 PLN brutto.

- dla części 2: 15 000 PLN brutto.

W przypadku podania kwoty w walucie obcej, Wykonawca ma obowiązek przeliczyć tą wartość na wartość w złotych według średniego kursu NBP dla danej waluty z dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (http://zamowienia.umb.edu.pl/).

Wykonawca powinien wykazać usługi w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia osobno dla każdej części. W przypadku zamówień obejmujących usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze, stanowiącej przedmiot zamówienia opisany w punkcie II i III niniejszego zapytania zarówno dla części 1. jak i 2, należy wskazać jaka kwota zamówienia przypadała odpowiednio na każdą z części.

d) Wśród usług wymienionych w podpunkcie c) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - przynajmniej jedna z nich musiała być wykonana na rzecz uczelni wyższej (publicznej lub prywatnej), a wartość tej usługi musiała być:

- dla części I: wyższa bądź równa od 50 000 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100) lub w przypadku zamówień wykonywanych, zrealizowana wartość umowy musi większa bądź równa od 50 000,00 zł,

- dla części II: wyższa bądź równa od 15 000 zł brutto (słownie: piętnaście tysięcy złotych 00/100) lub w przypadku zamówień wykonywanych, zrealizowana wartość umowy musi być wyższa bądź równa od 15 000,00 zł.

e) Sposób dokonania oceny spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców nastąpi na podstawie dokumentów złożonych przez Wykonawców i oparty będzie na zasadzie spełnia/nie spełnia.

f) Wykonawca musi posiadać wszelkie niezbędne kompetencje, w szczególności wiedzę, uprawnienia, umiejętności, doświadczenie i środki techniczno-organizacyjne niezbędne do prawidłowego wywiązania się z zadań określonych w opisie przedmiotu zamówienia i szczegółowej specyfikacji zamówienia, w szczególności z obowiązków określonych niniejszym zapytaniu ofertowym. Wykonawca będzie przestrzegał regulaminów serwisów i aplikacji, o których mowa w Opisie Zamówienia, a zwłaszcza serwisów: Facebook, YouTube, TikTok, Google, portali/blogów i czasopism irlandzkich.

VII. Zobowiązania Wykonawcy

1. Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2. Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2a lub Załącznik nr 2b (w zależności od części) do niniejszego zapytania ofertowego. Termin związania Wykonawcy ofertą to 14 dni.

3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji dotyczących istoty usługi oraz zasad funkcjonowania Zamawiającego, w tym do nieprzekazywania haseł do kont do serwisów społecznościowych osobom trzecim, które zostaną udostępnione Wykonawcy celem realizacji przedmiotu zamówienia, ujawnionych w sposób zamierzony lub niezamierzony bezpośrednio lub pośrednio w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia.

VIII. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

• dr Tomasz Maliszewski, tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi:

• dla części 1. - w zakresie planowania i realizacji kampanii marketingowych online w mediach społecznościowych,
• dla części 2. – w zakresie promocji w mediach lub w prasie.

Zamawiający oczekuje przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających). W przypadku składania oferty w obu częściach, Wykonawcy powinien wykazać wykonanie co najmniej 3 usług dla każdej z części osobno.

4. Termin składania ofert (data): 

20.07.2022 r.

Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Zaplanowanie i realizacja kampanii online w mediach społecznościowych i prasie w Irlandii oraz przygotowanie kreacji reklamowych” - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/6/2022/TM. Nie otwierać przed 21.07.2022”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

Zamawiający uprawniony jest do wezwania Wykonawców do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów, o których mowa w ustępie 3. Uzupełnienie dokumentów i oświadczeń może odbywać się pisemnie lub e-mailowo.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2a – wzór umowy (część 1)

- Załącznik nr 2b – wzór umowy (część 2)

- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4a – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego (część 1)

- Załącznik nr 4b – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego (część 1)

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1) administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,

2) Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,

3) dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4) odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,

5) dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,

6) podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,      

7) każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8) każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,

9) w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.