AWM/INT/05/2024/TM

Przedmiotem zamówienia jest usługa efektywnego pozyskiwania kandydatów na studia lekarskie prowadzone w języku angielskim przez Wydział Lekarski z Oddziałem Stomatologii i Oddziałem Nauczania w Języku Angielskim.

Kod CPV:

79600000-4 – usługi rekrutacyjne.

1. Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

W ramach realizacji zamówienia, Wykonawca zostanie zobowiązany do wykonania następujących czynności:

- szczegółowego informowania potencjalnych kandydatów na studia prowadzone przez Zamawiającego dotyczącego charakterystyki studiów, programu kształcenia, odpłatności związanych z kształceniem, warunków studiowania, kosztów utrzymania w Polsce, uwarunkowań socjalno-bytowych i innych kwestii związanych ze studiowaniem u Zamawiającego;

- informowania kandydatów na studia na temat warunków rekrutacji określonych przez Komisję Rekrutacyjną Zamawiającego, zgodnie z informacjami przekazanymi przez Zamawiającego po podpisaniu umowy;

- przedstawienia kandydatom na studia regulaminu studiów w języku angielskim prowadzonych przez Zamawiającego;

- przedstawienia kandydatom na studia programu nauczania;

- oddelegowania do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osoby (osób) posiadającej /-cych odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z pozyskiwaniem studentów anglojęzycznych i w pracy na rzecz uczelni wyższej oraz posiadającej/-cych biegłą znajomość języka angielskiego  jak również biegłą znajomość oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia. Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego;

- dołożenia starań, aby kandydaci na studia pozyskani przez Wykonawcę, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w studiach anglojęzycznych prowadzonych przez Zamawiającego, posiadali wymagane badania medyczne, szczepienia i ubezpieczenia zdrowotne, na cały okres studiów u Zamawiającego;

- zweryfikowania, czy system edukacji oraz uregulowania prawne obowiązujące w danym kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia nie uniemożliwia lub nie stanowi istotnej przeszkody w podjęciu studiów lekarskich prowadzonych przez Zamawiającego;

- pomocy kandydatom na studia w skompletowaniu wymaganych dokumentów niezbędnych do przejścia całego procesu rekrutacji;

- zweryfikowania, czy kandydaci na studia znają język angielski na poziomie umożliwiającym uczestnictwo w zajęciach w ramach programu studiów;

- kompleksowej pomocy kandydatom na studia w wypełnieniu formularzy aplikacyjnych w systemie rekrutacyjnym funkcjonującym u Zamawiającego. Zamawiający udzieli Wykonawcy wskazówek dotyczących zasad funkcjonowania elektronicznego systemu rekrutacyjnego Zamawiającego;

- udzielenia kandydatom, którzy pomyślnie przejdą etap rekrutacji, kompleksowej pomocy związanej z organizacją wyjazdu na studia do Polski, w tym m.in.: pomoc w uzyskaniu wizy (jeśli dotyczy), pomoc w znalezieniu zakwaterowania i inne;

- podpisania umowy z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego;

- podpisania z Zamawiającym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

Zakres zamówienia:

- Kandydaci na studia medyczne prowadzone w języku angielskim przez Zamawiającego będą pozyskiwani w szczególności z następujących krajów: Wielka Brytania, Irlandia, Włochy, Kanada, Portugalia, Francja, Belgia, Holandia, Luksemburg, Izrael, Turcja i inne. Wykonawca ma również możliwość pozyskiwania kandydatów na studia z innych krajów, z wyjątkiem krajów, określonych jako wyłączone z przedmiotu zamówienia w niniejszym zapytaniu ofertowym.

- W ramach realizacji zamówienia Wykonawca pozyska nie mniej niż 4 i nie więcej niż 14 kandydatów do rekrutacji.

- Pozyskiwanie kandydatów dotyczy naboru na rok akademicki 2025/2026.

Wykonywanie przedmiotu umowy powinno rozpocząć się niezwłocznie po jej zawarciu. Zamawiający przewiduje, że umowa zostanie zawarta w 2024 r., ewentualnie w I kwartale 2025 r. Zakończenie procesu pozyskiwania kandydatów powinno nastąpić do dnia 31 sierpnia 2025 r.

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
Cena przedmiotu zamówienia w przeliczeniu na jednego kandydata – 70 %.

Zadeklarowana liczba pozyskanych kandydatów – 30 %.

Metodologia oceny ofert:

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów obliczaną według wzoru:

K = Kc + Kl

K – liczba punktów oferty ocenianej

Kc – liczba punktów przyznanych ofercie ocenianej w kryterium „Cena”

Kl – liczba punktów przyznanych ofercie ocenianej w kryterium „Liczba kandydatów”.

W kryterium ceny (Kc) – 70 %

Gdzie

            Cmin

Kc =    ……….  X 70 % x 100

              Co

Kc – liczba punktów przyznanych ocenianej ofercie w kryterium „Cena”

Cmin – najniższa zaoferowana cena (brutto)

Co – cena oferty ocenianej (brutto)

100 – współczynnik stały

W kryterium „Liczba kandydatów” (Kl) – 30 %

Wykonawca w formularzu ofertowym wskaże, jaką liczbę (nie mniejszą niż 4, nie większą niż 14) kandydatów pozyska. Za każdego zadeklarowanego dodatkowego kandydata powyżej liczby 4 kandydatów otrzyma po 3 punkty, z zaznaczeniem, że będzie to nie więcej niż 30 punktów.

Łączna punktacja przyznana ofercie będzie stanowiła sumę punktów przyznaną w ramach kryterium cenowego i kryterium liczby kandydatów. Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów wynosi 100. W przypadku braku możliwości wybrania najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzymają taką samą punktację, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru oferty z najniższą ceną.

Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru więcej niż jednej oferty, z zastrzeżeniem, że suma kandydatów proponowanych do rekrutacji w wybranych ofertach nie może przekroczyć 14.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia:

Od dnia zawarcia umowy do dnia 31 sierpnia 2025 r.

III. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z pozyskiwaniem studentów anglojęzycznych i w pracy na rzecz uczelni wyższej oraz posiadającej biegłą znajomość języka angielskiego  jak również biegłą znajomość oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia (możliwe jest rozwiązanie, w którym do wykonania przedmiotu zamówienia zostaną oddelegowane dwie osoby: jedna z biegłą znajomością języka angielskiego, druga z biegłą znajomością oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia). Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby (osób), wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego;

- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie rekrutacji studentów anglojęzycznych na potrzeby uczelni wyższej (uczelni wyższych). W ramach wykazania doświadczenia, w przypadku każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien zrekrutować co najmniej 5 studentów anglojęzycznych.

IV. Termin: 

 Od dnia zawarcia umowy do 31 sierpnia 2025 r.

5. Termin (słownie): 

 do trzydziestego pierwszego sierpnia dwa tysiące dwudziestego piątego roku.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku

Dział: 

 Dział Współpracy Międzynarodowej UMB

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

 dr Tomasz Maliszewski

Telefon kontaktowy: 

 tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do CEIDG, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.

- Wykonawca powinien przedłożyć wraz z formularzem ofertowym dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie rekrutacji studentów anglojęzycznych na potrzeby uczelni wyższej. Z dokumentów powinno jednoznacznie wynikać, że Wykonawca zrekrutował na rzecz każdej z uczelni wyższych co najmniej 5 studentów anglojęzycznych w ramach każdej ze wskazanych usług. Zamawiający oczekuje również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy.

- Wykonawca powinien przedłożyć dokument w formie życiorysu zawodowego opisujący doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia. Wnioskodawca powinien również załączyć dokument potwierdzający znajomość języka angielskiego oraz języka oficjalnego kraju rekrutowanych studentów. 

- oświadczenie o braku powiązań

4. Termin składania ofert (data i godzina): 

 31 października 2024 r. (czwartek), do godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane pocztą, złożone osobiście lub przesłane w formie skanów na adres e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 

 Kancelaria Ogólna, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy wraz z załącznikiem do umowy – zakres danych do rekrutacji;

- Załącznik nr 3 – wzór umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych:   iod@umb.edu.pl;
• dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
• odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, 
• dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
• podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania; 
• w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• wykonawca posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Wykonawcy:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.   

1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2  Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.