AWM/NAW/2/2024/TM

Kod CPV:

79822500-7 – Usługi projektów graficznych

79823000-9 – Usługi drukowania i dostawy

79822000-2 – Usługi składu

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1) Przedmiotem zamówienia jest usługa naniesienia zmian w istniejącym projekcie graficznym, skład, łamanie i wydruk informatorów w języku angielskim (500 szt.) zgodnie z opisem, przekazanie wersji edytowalnej, umożliwiającej edycję zmienionych projektów (tzw. plików otwartych) oraz przekazanie praw autorskich do zmienionych projektów.

Przedmiotem zamówienia jest usługa naniesienia zmian w projekcie graficznym, skład, łamanie i wydruk 500 sztuk anglojęzycznych informatorów uczelnianych na potrzeby projektu pt. „Wszędzie dobrze, ale w UMB najlepiej. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na arenie międzynarodowej”. Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland (2023).

2) Posiadany projekt graficzny, tekst, grafikę i treści merytoryczne do informatora anglojęzycznego w języku angielskim, Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Grafika zostanie dostarczona częściowo przez Zamawiającego (około 80 % grafiki), natomiast pozostała część zostanie zapewniona przez Wykonawcę. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy odbierze nośnik elektroniczny z siedziby Zamawiającego lub treści zostaną przesłane pocztą elektroniczną (forma dostarczenia zostanie uzgodniona w wyniku roboczych ustaleń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą). Pozostała część grafiki zostanie dostarczona przez Wykonawcę. Wykonawca oświadcza, że posiada prawa autorskie do grafik, które zostaną umieszczone w informatorze.

3) Wykonawca naniesie zmiany na projekcie graficznym w terminie do 5 dni roboczych od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego i prześle Zamawiającemu do akceptacji.

4) Termin dostarczenia informatorów do Zamawiającego – 30 dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego.

5) Informatory będą zawierały informacje o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku, potencjale dydaktycznym, naukowym i badawczym Uczelni.

6) W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje informatory z uwzględnieniem poniższych wymagań:

Parametry techniczne informatora w języku angielskim:

Liczba informatorów w języku angielskim – 500 sztuk

Format: 219 mm x 265 mm

Objętość: 38 + 4

Druk: 4 + 4

Papier środek: kreda mat. 200 g

Okładka: kreda 300 g + folia mat. 1 + 0

Oprawa: klejona

Dostawa: do siedziby UMB (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem we wskazane miejsce (miejsca).

7) Zamawiający przekaże wybranemu Wykonawcy do wglądu egzemplarz informatora o tożsamych parametrach technicznych (wydrukowany w ramach wcześniejszych działań Zamawiającego). Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania informatorów o nie niższych parametrach technicznych i jakości wydruku niż egzemplarz poglądowy.

8) Wykonawca wraz z formularzem ofertowym udostępni trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy informatorów i / lub broszur informacyjnych.

9) Wnioskodawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę (osoby) posiadającą /-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem informatorów i / lub broszur informacyjnych. Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.

10) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

11) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
 

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

Zostanie wybrana oferta najtańsza. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

30 dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG); 

- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem informatorów i / lub broszur informacyjnych;

- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku informatorów i / lub broszur informacyjnych. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.

W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien wydrukować co najmniej 300 sztuk informatorów / broszur informacyjnych.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

• dr Tomasz Maliszewski, tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku informatorów i / lub broszur informacyjnych. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk informatorów i / lub broszur informacyjnych.  Zamawiający oczekuje przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- Wykonawca powinien przedłożyć co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci wydrukowanych egzemplarzy informatorów i / lub broszur informacyjnych.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 

13.08.2024 r. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Naniesienie zmian w istniejącym projekcie graficznym informatorów, skład, łamanie i wydruk - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/2/2024/TM”. Nie otwierać przed 14.08.2024”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy;

- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1)         administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,

2)         Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,

3)         dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim

  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny 

  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4)         odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,

5)         dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,

6)         podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,      

7)         każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8)         każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,

9)         w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.