AWM/INT/09/2023/TM

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy akademickich w językach: angielskim (200 sztuk) i polskim (1700 sztuk) zgodnie z opisem (projekt graficzny spójny dla obu wersji językowych):

Zadanie I – Kalendarze studenckie w języku angielskim 

Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 200 sztuk kalendarzy akademickich w języku angielskim dla Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku zawierających informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy. Zamówienie jest realizowane na potrzeby organizacji akcji promocji Programu Erasmus + i będzie finansowane ze środków Programu Erasmus +.

Zadanie II – Kalendarze studenckie w języku polskim

Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 1700 sztuk kalendarzy akademickich w języku polskim dla Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku zawierających informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy. Zamówienie jest realizowane na potrzeby organizacji akcji promocji Programu Erasmus+ i będzie finansowane ze środków Programu Erasmus+.

Zapisy obowiązujące osobno w odniesieniu do zadań I-II

1. Tekst, część grafiki i wszelkie treści merytoryczne do kalendarza Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy odbierze nośnik elektroniczny z siedziby Zamawiającego lub treści zostaną przesłane elektronicznie. Wykonawca oświadcza, że posiada autorskie prawa do grafik (z wyjątkiem dostarczonej przez Zamawiającego), które zostaną umieszczone w kalendarzu. Brakujące w projekcie grafiki dostarczy Wykonawca.
2. Wykonawca przedstawi trzy propozycje projektów graficznych kalendarzy akademickich z uwzględnieniem pomysłu wyłonionego w konkursie Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na projekt okładki, dla obu zadań spójne (tj. dla wersji polskiej i angielskiej), z których Zamawiający wybierze i zaakceptuje jeden projekt graficzny. W przypadku braku wyboru przez Zamawiającego projektu do realizacji, Wykonawca zostaje zobligowany do przedstawienia trzech kolejnych projektów w terminie nie późniejszym niż 2 dni od dnia braku akceptacji przez Zamawiającego przedstawionych projektów graficznych. W przypadku ponownego przedstawienia projektów graficznych Zamawiającemu przez Wykonawcę, Zamawiający dokona wyboru w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od dnia otrzymania kolejnych koncepcji graficznych do akceptacji.
3. Kalendarze będą zawierały informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy. Daty w kalendarium: od 28 września 2023 r. do 02 października 2024 r., układ tygodniowy, przed każdym miesiącem układ miesięczny, kalendarium zindywidualizowane - logotypy, wpisy wydarzeń w kalendarium.
4. Realizacja przygotowania i wydruku rozpocznie się po pisemnej akceptacji projektu graficznego przez Zamawiającego. Skład, łamanie, wydruk i dostarczenie do siedziby Zamawiającego nastąpi w terminie wskazanym w umowie.
5. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje kalendarze z uwzględnieniem poniższych wymagań:

Zadanie I: Parametry techniczne kalendarzy akademickich w języku angielskim:

- liczba kalendarzy akademickich w jęz. angielskim – 200 sztuk,

- format: wysokość kalendarza ok. 24 cm, szerokość 17 cm, pion

- objętość: 136 stron środka+4 okładka

- okładka zintegrowana miękka, zadruk dwustronny, pełen kolor, 250 g +/- 10 %, środek szyty, nie jest to oprawa twarda ani klejona PUR

- druk: środek - offset 110/120 g, pełen kolor

- oznakowanie logotypami – Zamawiający przekaże wzory obowiązujących logotypów po podpisaniu umowy.

Zadanie II: Parametry techniczne kalendarzy akademickich w języku polskim:

-liczba kalendarzy akademickich w jęz. polskim – 1700 sztuk,

- format: wysokość kalendarza ok. 24 cm, szerokość 17 cm, pion

- objętość: 136 stron środka+4 okładka

- okładka zintegrowana miękka, zadruk dwustronny, pełen kolor, 250 g +/- 10 %, środek szyty, nie jest to oprawa twarda ani klejona PUR

- druk: środek - offset 110/120 g, pełen kolor

- oznakowanie logotypami – Zamawiający przekaże wzory obowiązujących logotypów po podpisaniu umowy.

Zapisy obowiązujące do całości zamówienia:

1. Zamawiający przekaże wybranemu w wyniku przeprowadzenia postępowania Wykonawcy do wglądu egzemplarz kalendarza (osobno w wersji polskiej oraz angielskiej) przygotowany w ramach wcześniejszych działań Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do ich przygotowania o nie niższej jakości wydruku oraz kolorystyki niż egzemplarz poglądowy.
2. Wykonawca wraz z formularzem ofertowym udostępni trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy kalendarzy i/lub broszur.
3. Wykonawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę/-y posiadającą/-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem kalendarzy/informatorów/broszur. Wykonawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby/osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób  powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
4. Wykonawca przedstawi ofertę w odniesieniu do obu zadań na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
5. Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
6. Wykonawca dostarczy zamówienie do siedziby UMB we wskazane miejsce (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem i wniesieniem.

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
 

Cena przedmiotu zamówienia – 100%.

Ocena ofert zostanie przeprowadzona łącznie dla zadań składających się na zamówienie.  

Zostanie wybrana oferta najtańsza spośród ofert spełniających wymagania Zamawiającego. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

Najpóźniej 30 dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy

-posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG);

-dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem kalendarzy i/lub informatorów i/lub broszur;

-posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy i/lub informatorów i/lub broszur. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje, oświadczenie i/lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.

W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien wydrukować co najmniej 300 sztuk kalendarzy/informatorów/broszur.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205.

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

dr Tomasz Maliszewski

Telefon kontaktowy: 

tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

-Kopię aktualnego odpisu z właściwego Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert lub innego dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia;

-Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

-Wykonawca powinien przedłożyć wraz z formularzem ofertowym dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy i/lub informatorów i/lub broszur. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk kalendarzy i/lub informatorów i/lub broszur. Zamawiający oczekuje przedstawienia oświadczenia i/lub kopii zaświadczeń/referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających, protokoły odbioru itp.);

-Wykonawca załączy co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy kalendarzy/informatorów/broszur.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 

03.08.2023. Oferty mogą zostać przesłane pocztą tradycyjną lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny i wydruk kalendarzy akademickich - zapytanie ofertowe nr AWM/INT/09/2023/TM. Nie otwierać przed 04.08.2023”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik 2 – wzór umowy;

- Załącznik 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego;

- Załączniki 5-8 – zdjęcia poglądowe.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych:   iod@umb.edu.pl;
• dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
• odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, 
• dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
• podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania; 
• w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
• wykonawca posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Wykonawcy:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.   

1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2  Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.