Usługa cateringowa na potrzeby Konferencji Podsumowującej Projekt pn. „Międzynarodowe, interdyscyplinarne studia doktoranckie w zakresie biologii medycznej oraz biostatystyki. Szkolenia w zakresie badań opartych na technologiach wielkoskalowych i biostatystyce oraz wsparcie kariery młodych naukowców poprzez mobilność międzynarodową i międzysektorową”, akronim: ImPRESS nr 754432
Organizacja cateringu:
W dniu 17.01.2023:
1. Serwis kawowy dla ok. 75 osób od godz. 9:30 do godz. 13:00
- napoje gorące – kawa z ekspresu, herbata w torebkach (min. 2 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa), dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty,
- napoje zimne - woda gazowana i niegazowana (po min. 500 ml/osoba), soki owocowe – min. dwa rodzaje (po min. 300 ml/osoba);
- cztery rodzaje małych przekąsek (po dwie przekąski każdego rodzaju na osobę) typu „finger food” np. miniaturowe kanapki, sakiewki z ciasta francuskiego (z nadzieniem), tartinki, roladki itp., w tym wegetariańskie;
- bufet słodki - ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, sękacz, inne ciasto pieczone – 2 rodzaje do wyboru (łącznie min. 200 gram ciasta/osoba), owoce min. 200 gram/osoba
2. Obiad w formie bufetu dla ok. 75 osób wraz z obsługą kelnerską na godzinę 13:00
- pierwsze danie – 2 rodzaje zup do wyboru: mięsna i wegetariańska,
- drugie danie – 2 rodzaje dań ciepłych: mięsne (z wykluczeniem mięsa mielonego, w panierce i kurczaka) i danie wegetariańskie + dodatki skrobiowe + warzywa/surówki
- ciepłe i zimne napoje 0,3 l/os (soki owocowe - 2 rodzaje do wyboru, woda gazowana i woda niegazowana)
Oferta musi zawierać propozycję dwóch rodzajów menu.
Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce spotkania wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
Oferent zapewnia przygotowanie bufetu (obrusy, serwetki itp.), stoliki koktajlowe (min. 10) własne naczynia (termosy/podgrzewacze, bemary, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze, itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd i być podane w formie stołu szwedzkiego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów, użyta zastawa nie może być uszkodzona.
Uwagi:
1. Zamawiający przekaże Oferentowi 3 dni przed wydarzeniem (tj. 13.01 do końca dnia) ostateczną liczbę gości.
2. Płatność nastąpi za liczbę uczestników wydarzenia wskazanych przez Zamawiającego do 13.01.2023 r.
3. Zmniejszenie liczby uczestników nie będzie powodowało wzrostu ceny jednostkowej (za 1 os) usługi.
Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych, w tym sezonowych;
2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych,;
3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania;
4) zapewnienia obsługi kelnerskiej, odpowiedzialnej za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu wydarzenia.
5) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego i przygotowania serwisu 30 min. przed planowanym rozpoczęciem spotkania;
6) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi;
7) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu wydarzenia.
Wymagania stawiane Oferentom:
- Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
- Posiadanie wiedzy i doświadczenia – w celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać się realizacją trzech zamówień cateringowych wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, ilości osób korzystających z usługi i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie.
- Oferta musi zawierać propozycję dwóch rodzajów menu.
- Brak osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym – w celu potwierdzenia należy złożyć oświadczenie (załącznik do zapytania ofertowego).
Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców odbędzie się wg formuły „spełnia/nie spełnia”.
Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania.
Miejsce realizacji usługi:
- Aula Magna Pałacu Branickich, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok (serwis kawowy)
– hol Pałacu Branickich, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok (obiad)
2) dokumenty potwierdzające realizację trzech zamówień cateringowych wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, ilości osób korzystających z usługi i odbiorców oraz ocenę odbiorcy co do jakości usługi,
3) propozycja menu,
4) oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik do zapytania ofertowego).
- swobodnego wyboru oferty,
- przeprowadzania dodatkowych rokowań,
- unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.