AWM/NAW/15/2022/TM

Kod CPV:

79530000-8: Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis Przedmiotu Zamówienia

1. Usługa polega na wykonaniu tłumaczeń pisemnych materiałów przeznaczonych do umieszczenia na stronie internetowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku www.umb.edu.pl na 11 języków obcych (angielski, chiński, fiński, hiszpański, niemiecki, norweski, rosyjski, szwedzki, hindi, arabski i francuski).
2. Usługa będzie realizowana w ramach projektu pt. „Okno na świat. Wzmocnienie komunikacji i zapewnienie dostępu do anglojęzycznych platform edukacyjnych na UMB”, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
3. Obecnie, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku posiada już 8 zakładek w językach obcych (angielskim, chińskim, fińskim, hiszpańskim, niemieckim, norweskim, rosyjskim i szwedzkim). Zakładki są dostępne na głównej stronie uczelni www.umb.edu.pl (w prawym górnym rogu w miejscu listy rozwijalnej z flagami krajów). Dla ww. języków tłumaczona będzie mniejsza objętość tekstu. Zamawiający doda trzy nowe zakładki w językach: hindi, arabskim i francuskim, które będą wymagały uzupełnienia tłumaczenia informacji dostępnych wcześniej w innych językach jak i dodania nowych treści.
4. Ilość stron znormalizowanego maszynopisu (1800 znaków ze spacjami)  do tłumaczenia z języka polskiego na każdy z języków obcych będzie przedstawiała się następujaco:

1. język angielski – do 9 stron,
2. język chiński – do 9 stron,
3. język fiński – do 9 stron,
4. język hiszpański – do 9 stron,
5. język niemiecki – do 9 stron,
6. język norweski – do 9 stron,
7. język rosyjski – do 9 stron,
8. język szwedzki– do 9 stron,
9. język hindi – do 26 stron,
10. język arabski – do 26 stron,
11. język francuski – do 26 stron.

Liczba stron maszynopisu ma odniesienie do tekstu źródłowego, tj. przygotowanego w języku    polskim, który będzie taki sam dla wszystkich języków (poza trzema nowymi językami – hindi, arabski i francuski), które będą miały oddzielny tekst celem uzupełnienia informacji dostępnych już w innych językach).

5. Tłumaczenie będzie dotyczyć materiałów odnoszących się do następujących bloków tematycznych:

1. Współpraca  międzynarodowa;
2. Ogólne informacje o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku (UMB);
3. Informacje na temat zasad rekrutacji studentów;
4. Studenci;
5. Nauka i badania naukowe;
6. Dane kontaktowe;
7. Muzeum Historii Medycyny i Farmacji;
8. Bialystok i region;
9. Nawigacja strony;
10. Inne informacje dotyczące funkcjonowania UMB oraz uczelni medycznej.

Wykonawca może zweryfikować tematykę poprzednich tłumaczeń na 8 języków na stronie UMB, której adres został podany wcześniej.

6. Zamówienie zostanie zrealizowane wg następującego schematu: Teksty do tłumaczenia z języka polskiego na wszystkie języki obce zostaną wysłane do Wykonawcy w maksymalnie dwóch turach, przy czym w pierwszej turze zostanie wysłane co najmniej:

• 7 stron tekstu źródłowego w przypadku języków: angielskiego, chińskiego, fińskiego, hiszpańskiego, norweskiego, rosyjskiego i szwedzkiego oraz
• 24 strony tekstu źródłowego w przypadku języków arabskiego, hindi i francuskiego.

Zamawiający dopuszcza jednak możliwość wysłania całej objętości tekstu w jednej turze.

7. Materiały do tłumaczenia w przypadku pierwszej tury zostaną przesłane do 10 dni roboczych po zawarciu umowy. Z kolei w przypadku konieczności wysłania materiałów w drugiej turze, materiały do tłumaczenia zostaną przesłane w terminie ustalonym w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, jednakże nie później niż na 15 dni roboczych przed terminem zakończenia umowy.
8. Zarówno pierwsza jak i druga tura tekstu obejmować będą wszystkie wersje językowe objęte przedmiotem niniejszego zamówienia.
9. Teksty źródłowe w języku polskim do tłumaczenia zostaną przekazane Wykonawcy na nośniku elektronicznym (w formacie doc/docs/PDF) lub poprzez wskazany w umowie  adres e-mail.
10. Wszystkie tłumaczenia pisemne muszą być wykonywane przez native speakera (rodzimego użytkownika danego języka) lub tłumacza przysięgłego danego języka np. hiszpańskiego. Osoba tłumacząca musi posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe i kwalifikacje.

W przypadku decyzji o dokonywaniu tłumaczeń przez tłumacza przysięgłego, warto zaznaczyć, że Beneficjent oczekuje tłumaczeń zwykłych, a nie poświadczonych. Wymogiem w tej kwestii jest jedynie posiadanie uprawnień tłumacza przysięgłego danego języka przez osobę tłumaczącą. W przypadku decyzji o wyborze native speakera jako osoby tłumaczącej – dany język musi być dla niego językiem ojczystym.

11. W przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego podanego limitu stron (odpowiednio 9 stron dla 8 języków i 26 stron dla 3 języków), płatność nastąpi za przetłumaczoną w toku trwania całej umowy liczbę stron, w zależności od języka. Wykonawcy nie będzie przysługiwać wówczas odszkodowanie.
12. Wykonane tłumaczenia będą przygotowane na formatce dokumentu zawierającej wymagane logotypy i informacje, zgodne z zasadami informacji i promocji projektu finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Formatka dokumentu zawierająca wymagane logotypy i informacje zostanie dostarczona Wykonawcy przez Zamawiającego.

3. Kryteria oceny:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następującego kryterium:

Cena przedmiotu zamówienia – 100%.

Wybrana zostanie najtańsza oferta.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia:

W przypadku pierwszej transzy materiałów do tłumaczenia:

Nie więcej niż 21 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia. W przypadku wszystkich tłumaczeń termin biegnie od następnego dnia roboczego po dniu, w którym przekazano dokumenty do tłumaczenia.

W przypadku drugiej transzy materiałów do tłumaczenia (jeżeli dotyczy):

Nie więcej niż 7 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia. W przypadku wszystkich tłumaczeń termin biegnie od następnego dnia roboczego po dniu, w którym przekazano dokumenty do tłumaczenia.

Całość przedmiotu umowy zostanie wykonana do dnia 15.03.2023 r.

III. Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. Uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych.
2. Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 5 usług polegających na realizacji tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na różne języki obce na potrzeby instytucji publicznej, instytucji niepublicznej lub średniego bądź dużego przedsiębiorstwa prywatnego. Każda usługa tłumaczeniowa powinna obejmować co najmniej 20 stron znormalizowanego maszynopisu (=1800 znaków ze spacjami).
3. Dysponowanie osobą będącą native speakerem (rodzimym użytkownikiem danego języka) lub tłumaczem przysięgłego danego języka i posiadającą wyższe wykształcenie. Osoba dokonująca tłumaczeń powinna mieć odpowiednie doświadczenie zawodowe i kwalifikacje, w tym co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z przygotowywaniem tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na dany język obcy oraz przetłumaczone nie mniej niż 200 stron maszynopisu z języka polskiego na dany język obcy (lub odwrotnie), tj. 360 0000 znaków ze spacjami.

Powyższy wymóg odnosi się do każdego z języków osobno tj. (angielskiego, chińskiego, fińskiego, hiszpańskiego, niemieckiego, norweskiego, rosyjskiego, szwedzkiego, hindi, arabskiego i francuskiego), jednakże Zamawiający dopuszcza tłumaczenie na więcej niż 1 język obcy przez tą samą osobę, jeżeli spełnia ona niżej wymienione wymogi (Native speaker lub tłumacz przysięgły danego języka).

4. W dowolnym momencie, Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia Wykonawcy o przesłanie CV lub innych dokumentów, potwierdzających kompetencje tłumacza. Dodatkowo, Wykonawca wybrany w trybie konkurencyjnym zostanie poproszony o przekazanie listy osób, które będą dokonywały tłumaczeń na każdy język obcy wraz z wskazaniem spełnienia wymogu: native speaker bądź tłumacz przysięgły.
5. W celu potwierdzenia doświadczenia, Wykonawca poda w formularzu ofertowym liczbę i wykaz zrealizowanych usług tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na inne języki obce na potrzeby instytucji publicznej/niepublicznej bądź średniego lub dużego przedsiębiorstwa prywatnego.

IV. Składanie ofert:

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich, pokój nr 206.

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Jakub Wszeborowski, tel. +48 85 686 51 81, e-mail: jakub.wszeborowski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) należy dołączyć:

1. Dokument potwierdzający uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych;
2. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);
3. Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym na potwierdzenie posiadania wymaganego doświadczenia (np. referencje, protokoły odbiory potwierdzające prawidłowe wykonanie tłumaczeń).

4. Termin składania ofert (data i godzina):

21.12.2022 r., godz. 15:00

5. Miejsce składania ofert:

Oferty mogą zostać przesłane pocztą tradycyjną/kurierską, złożone osobiście lub pocztą elektroniczną (podpisane autoryzowanym podpisem kwalifikowalnym). 

1. W przypadku poczty tradycyjnej/kurierskiej lub osobiście: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Tłumaczenia pisemne z j. polskiego na języki obce – sprawa nr AWM/NAW/15/2022/TM – nie otwierać przed 21.12.2022 r. godz. 15:00.
2. W przypadku poczty elektronicznej na adres: jakub.wszeborowski@umb.edu.pl, w tytule wiadomości koniecznie wpisać: „Tłumaczenia pisemne z j. polskiego na języki obce – sprawa nr AWM/NAW/15/2022/TM – nie otwierać przed 21.12.2022 r. godz. 15:00.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

6. Oferty częściowe

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

7. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo do:

- pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;

- zmiany zakresu postępowania.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

V. Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy (wzór)

Załącznik nr 2 – Umowa (wzór)

Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (wzór)

Załącznik nr 4 – Protokół zdawczo-odbiorczy (wzór)

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1) administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,

2) Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,

3) dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4) odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,

5) dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,

6) podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,      

7) każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8) każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,

9) w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.