AZP.25.4.16.2022

1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie, w salach szkoleniowych zapewnionych przez Wykonawcę, szkolenia zamkniętego skierowanego do kadry administracyjnej Zamawiającego pn. „Szkolenie Office 365 - praca w zespole”.

Szkolenie realizowane w ramach projektu „Program Zintegrowanego Rozwoju Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku”, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

2. Opis szkolenia

Cel szkolenia

Opanowanie wiedzy pozwalającej na wykorzystanie narzędzi pakietu Office 365 do współpracy w trybie pracy stacjonarnej jak i zdalnej. Uczestnicy zostaną przygotowani do implementacji nowych rozwiązań informatycznych na stanowisku pracy.

Aplikacja objęte zakresem szkolenia:

• MS Teams – chat, zespoły, telekonferencje, kalendarz;
• SharePoint – tworzenie i praca z dokumentami, współpraca z plikami w czasie rzeczywistym, wersjonowanie, eksport danych;
• OneDrive – przekazywanie plików, synchronizowanie danych, współdzielenie przestrzeni dyskowej;
• OneNote – tworzenie notatek, współpraca, udostępnianie i eksportowanie informacji;
• Planner - tworzenie i raportowanie zadań;
• Outlook – grupy, łączenie grup z Teams, SharePoint.

Zagadnienia objęte zakresem szkolenia:

- komunikacja w zespole i poza zespołem;

- grupy MS Office, tworzenie wykorzystanie;

- pliki: dostęp, przekazywanie, współdzielenie;

- praktyczne różnice pomiędzy OneDrivie a SharePoint.

Powyższe zagadnienia i Aplikacje określają minimalne wymagania Zamawiającego. Wykonawca może dokonać ich uzupełnienia, o ile uzna to za konieczne z punktu widzenia prawidłowości kształcenia w ramach szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji programu szkolenia.

3. Sposób realizacji szkolenia:

1. Wykonawca, najpóźniej 7 dni przez datą rozpoczęcia szkolenia zobowiązany jest przestawić szczegółowy program szkolenia, ustalony w oparciu o minimalne wymagania Zamawiającego i odpowiednie standardy szkoleń, z uwzględnieniem liczby planowanych godzin zajęć. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do przygotowanego programu. Wykonawca  jest  zobowiązany  do uwzględnienia  lub odniesienia się  każdorazowo w stosunku do przedstawionych uwag.
2. Wykonawca przygotuje i zapewni uczestnikom materiały szkoleniowe w formie papierowej, które każdy uczestnik szkolenia otrzyma na własność najpóźniej w dniu szkolenia, przed jego rozpoczęciem. Zamawiający dopuszcza aby część materiałów szkoleniowych przekazana została w formie elektronicznej (np. na pendrive dla każdego uczestnika lub w formie „do ściągnięcia” – przez terminem szkolenia). Materiały szkoleniowe nie mogą naruszać praw autorskich.
3. Wykonawca zapewni sale szkoleniowe wyposażone w komputery z odpowiednim oprogramowaniem (po jednym dla każdego uczestnika), rzutnik multimedialny i ekran. Jeżeli według Wykonawcy do realizacji szkolenia niezbędny jest dodatkowy sprzęt ponad opisany, wówczas Wykonawca zobowiązany jest do jego zapewnienia we własnym zakresie.
4. Szkolenie powinno być dostosowane co najnowszej wersji platformy Microsoft 365 w języku polskim.
5. Każdy uczestnik szkolenia otrzyma od Wykonawcy certyfikat / zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, którego wzór zostanie skonsultowany z Zamawiającym.
6. Dla każdego z uczestników szkolenia Wykonawca przeprowadzi proces weryfikacji nabycia kompetencji składający się z następujących elementów:

1. zdefiniowanie wymagań, tj. efektów uczenia się, które osiągną uczestnicy w wyniku udziału w szkoleniu,
2. przeprowadzenie wstępnego testu weryfikacji kompetencji na początku szkolenia (ocena kompetencji początkowych),
3. przeprowadzenie końcowego testu weryfikacji kompetencji na zakończenie szkolenia (ocena kompetencji na zakończenie szkolenia),
4. porównanie wyników testu wstępnego i końcowego i przedstawienie wniosków w postaci raportu.

Wykonawca przekaże Zamawiającemu oryginały ww. dokumentów.

7. Potwierdzeniem realizacji szkolenia będzie przekazanie Zamawiającemu przez Wykonawcę:
   1. oryginału list obecności w formie przygotowanej przez Zamawiającego wraz z potwierdzeniem odbioru materiałów szkoleniowych
   2. kserokopii wszystkich zaświadczeń / certyfikatów wydanych uczestnikom.
8. Działania informacyjno-promocyjne

Wykonawca umieści na listach obecności, harmonogramach, programach, zaświadczeniach,  protokołach odbioru, innych dokumentach i opracowaniach wskazanych przez Zamawiającego oraz pomieszczeniach, w których będą odbywały się zajęcia informacje o nazwie kursu i projektu oraz odpowiednie logotypy (Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój), które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową.

9. Wykonawca zapewni:

1. odpowiednią dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia dla wszystkich uczestników kursu, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014–2020,
2. materiały szkoleniowe oraz inne pomoce dydaktyczne zastosowane podczas szkolenia uwzględniające stosowanie równościowego języka, w tym używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć.

10. Zamawiający informuje, że realizacja szkolenia może zostać poddana nadzorowi Zamawiającego lub innych instytucji. Podczas prowadzonych zajęć może mieć miejsce zapowiedziana lub niezapowiedziana wizytacja przedstawiciela Zamawiającego lub przedstawicieli instytucji finansujących i kontrolujących projekt.
11. W przypadku braku możliwości realizacji szkolenia w formie tradycyjnej Zmawiający dopuszcza możliwość jego realizacji w formie  online (kształcenia na odległość), decyzję w tej sprawie podejmuje Zamawiający.

W przypadku szkolenia online Wykonawca zapewni odpowiednie narzędzie do realizacji szkolenia umożliwiające jego realizację w czasie rzeczywistym z udziałem instruktora/trenera i uczestników szkolenia. Narzędzie powinno posiadać możliwość odpowiedniego udokumentowania obecności wszystkich uczestników na szkoleniu (np. poprzez monitorowanie czasu zalogowania i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności/aktywności uczestników).

4. Miejsce szkolenia:

Szkolenie realizowane będzie na terenie miasta Białystok, w salach szkoleniowych zapewnionych przez Wykonawcę. Miejsce szkolenia Wykonawca wskaże w formularzu ofertowym.

5. Planowana liczba uczestników

Zamawiający zakłada, że w szkoleniu weźmie udział około 50 pracowników Zamawiającego w ramach 5 grup szkoleniowych – liczebność grup nie może przekraczać 12 osób, zajęcia dla każdej grupy powinny być realizowane w innym terminie.

Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie wyłącznie za zrealizowaną liczbę grup szkoleniowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia zakładanej liczby grup jeśli liczba uczestników szkolenia będzie zbyt niska, czego Zamawiający na etapie zamówienia nie jest w stanie przewidzieć.

6. Planowany termin realizacji usługi oraz czas trwania szkoleń:

Zakładany przez Zamawiającego termin realizacji szkolenia: 24.10 – 30.11.2022 r.

Zamawiający zakłada, że szkolenia dla każdej grupy realizowane będą w ciągu 2 kolejnych dni roboczych w godzinach 10.00 – 16.30.

Wymiar szkolenia dla każdej grupy: 16 godzin dydaktycznych, program szkolenia powinien zakładać co najmniej 3 przerwy w łącznym wymiarze 30 min.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu szkoleń w przypadku gdy:

- konieczność zmiany wynika z okoliczności, których nie dało się przewidzieć w dacie zawarcia umowy, a zmiana jest korzystna dla Zamawiającego;

- istnieje konieczność przesunięcia terminu wykonania umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego;

- konieczność zmiany wynika z zasad zapobiegania i przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19, w tym w szczególności zasadne będzie przeprowadzenie szkolenia w formie online.

Zamawiający zakłada, że w przypadku zmiany terminu szkoleń zrealizowane zostaną nie później niż do 31.12.2022 roku. Ewentualna zmiana terminu szkoleń uzgodniona będzie w porozumieniu Zamawiającego z Wykonawcą i nie będzie stanowić zmiany warunków umowy.

Ostateczny termin, oraz szczegółowy harmonogram szkoleń potwierdzony zostanie przez obie strony na co najmniej 7 dni przed datą rozpoczęcia szkoleń.

7. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy akceptują treść Zapytania Ofertowego oraz spełniają następujące warunki:

1. 1. 1. 1. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie oraz dysponowanie potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oświadczeniem na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
         2. posiadają co najmniej 2 letnie doświadczenie w prowadzeniu i organizowaniu szkoleń z tematyki objętej zamówieniem. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie oświadczeniem na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia;
         3. W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, wykonali co najmniej dwie usługi szkoleniowe w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, w wymiarze co najmniej 16 godzin dydaktycznych. Weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych szkoleń.

8. Wymagania wobec osób prowadzących szkolenia:

Wykonawca zapewni Trenera biorącego udział w realizacji zamówienia i spełniającego następujące wymagania:

- w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, wykonał co najmniej dwie usługi szkoleniowe w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, w wymiarze co najmniej 16 godzin dydaktycznych. Weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych szkoleń.

W przypadku zgłoszenia więcej niż 1 Trenera wymóg powyższy dotyczy każdego z nich.