AWM/NAW/11/2022/TM

Kod CPV:

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

I. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)

II. Przedmiot zamówienia.

1) Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zaplanowaniu i realizacji kampanii marketingowej w prasie i portalach/blogach internetowych. Cała kampania powinna być przygotowana w języku angielskim.

2) Przedmiot zamówienia będzie wykonany na potrzeby projektu pt. „Wszystkie drogi prowadzą na UMB. Nowoczesne narzędzia rozwoju promocji zagranicznej i wykorzystanie technologii IT w budowie potencjału Uczelni”. Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland (2020). Oznacza to, że Wykonawca jest zobligowany do umieszczenia na wszystkich grafikach i w treści postów/artykułów stosowną informację o dofinansowaniu projektu oraz logotyp NAWA, które Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy.

3) Kampania marketingowa online ma promować anglojęzyczną ofertę edukacyjną Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (UMB) wśród potencjalnych kandydatów na studia z Irlandii, a także ich rodziców, którzy często doradzają im przy wyborze uczelni.

4) UMB ma w swojej ofercie kierunek lekarski prowadzony w języku angielskim w ramach tzw. English Division. Kampania ma na celu przyciągnięcie nowych kandydatów pochodzących z Irlandii na studia medyczne do UMB. Z założenia ma obejmować artykuły sponsorowane w irlandzkich blogach/portalach internetowych i czasopismach wydawanych w wersji elektronicznej lub papierowej. Szerszy opis został zawarty w szczegółowej specyfikacji zamówienia.

5) Do koordynacji kampanii i dokonywania akceptacji (koncepcji i harmonogramu kampanii oraz ewentualnych zmian w jej trakcie itd.) Zamawiający wyznaczy dedykowaną osobę/-y - pracownika/-ów Działu Współpracy Międzynarodowej. Konsultacje z przedstawicielem/-ami UMB będą możliwe w dni robocze, w godz. 07:30-15:30. Ostateczny wybór formy reklamy oraz treści, wygląd i kształt materiałów promocyjnych wymaga akceptacji Zamawiającego. Każdorazowo akceptacja musi być dokonana przed ich publikacją.

6) Zakres prac powinien objąć co najmniej:

a) znalezienie co najmniej jednego irlandzkiego portalu/blogu o profilu medycznym/zdrowotnym/edukacyjnym o zasięgu ogólnokrajowym oraz co najmniej  jednego czasopisma wydawanego elektronicznie bądź papierowo o tematyce popularnonaukowej, medycznej lub o tematyce edukacyjnej skierowanych do nastolatków w wieku licealnym (15-19 lat). Następnie ustalenie warunków publikacji artykułów sponsorowanych (łącznie 4 artykuły, po 2 na blogu/portalu i w prasie). Ostateczny wybór portali/blogów i czasopism podlega akceptacji Zamawiającego.

b) po poznaniu dopuszczalnej liczby znaków, formy reklamy i charakteru tekstu, przygotowanie anglojęzycznych artykułów (lub reklam graficznych w czasopismach typu full page), których treść przed wysłaniem do akceptacji Zamawiającego powinna być zweryfikowana przez Native Speaker’a języka angielskiego. Przed wysłaniem do reklamodawcy, tekst i ewentualna grafika muszą być zaakceptowane przez przedstawiciela Zamawiającego. Po stronie Wykonawcy leży dokonanie ostatecznych ustaleń i rozliczeń z portalem/czasopismem irlandzkim, w którym opublikowane będą artykuły sponsorowane. Przygotowanie grafik, jeżeli wydawca dopuszcza ich dodanie w artykule sponsorowanym

7) Istotne kwestie dot. zakresu prac:

a) Wynagrodzenie Wykonawcy uwzględnia: budżet reklamowy, koszt wytworzenia kreacji i materiałów reklamowych i obsługę kampanii, prowizję Wykonawcy, przekazanie praw autorskich do utworów powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia (w tym do wszystkich artykułów i grafik) oraz wszelkie inne działania niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Budżet reklamowy rozumiany jest jako suma wydatków brutto poniesionych przez Wykonawcę wyłącznie na emisję reklam w wiodących portalach/czasopismach irlandzkich.

b) Opis przedstawiony w II. Przedmiot zamówienia oraz III. Szczegółowa specyfikacja zamówienia stanowi wytyczne niezbędne do dokonania wyceny realizacji przedmiotu zamówienia. Finalna koncepcja, zakres prac i harmonogram działań reklamowych zostaną ustalone na początku rozpoczęcia prac nad rozbudową aplikacji, po wyborze Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza modyfikację założeń kampanii, jeżeli zmiana ta ma merytoryczne uzasadnienie i spowoduje przyrost korzyści dla Zamawiającego, uzgodnione pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Ewentualna decyzja o rewizji założeń i ich zmianie należy do Zamawiającego.

c) Realizując zadanie publiczne polegające na wykonaniu przedmiotu zamówienia, Strona realizująca umowę zobowiązana jest do zapewnienia dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej, osobom ze szczególnymi potrzebami, co najmniej w zakresie określonym przez minimalne wymagania, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w zakresie w jakim jest to możliwe i zasadne z uwagi na przedmiot umowy.

III. Szczegółowa specyfikacja zamówienia:

1. Artykuły sponsorowane w irlandzkich mediach.

Wykonawca powinien przygotować 4 artykuły sponsorowane (lub reklamy typu full page) w języku angielskim, zachęcające do studiowania medycyny w języku angielskim w Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku. Artykuły powinny być dostosowane do specyfiki bloga/portalu/czasopisma. Artykuły powinny być napisane w języku angielskim, z użyciem języka marketingowego i ukazujące m.in. korzyści z wyboru UMB jako miejsca do studiowania medycyny w jęz. angielskim, przedstawiające Białystok jako miasto przyjazne studentom, opisujące potencjał naukowy i dydaktyczny uczelni, lokalizację głównej siedziby (Pałac Branickich). Informacje merytoryczne na temat uczelni oraz warunków rekrutacji na studia i ich przebiegu zostaną przekazane przez Zamawiającego. Artykuły powinny być przygotowane w oparciu o powyższe materiały. Wszystkie artykuły powinny być unikalne, niezawierające skopiowanych fragmentów treści. Przed wysłaniem do publikacji, Wykonawca powinien przeprowadzić proofreading, czyli korektę tekstu przez native speakera z Wielkiej Brytanii, a następnie uzyskać akceptację Zamawiającego. W ramach punktu 1., Wykonawca przygotuje:

a)  2 artykuły sponsorowane w języku angielskim, które będą opublikowane na minimum jednym irlandzkim portalu/blogu o profilu medycznym/zdrowotnym/edukacyjnym o zasięgu ogólnokrajowym. Wybór bloga/portalu, jak i finalna treść artykułów wymaga akceptacji Zamawiającego. Przykładowy blog z Irlandii o tematyce medycznej: https://www.imt.ie/advertising/. Każdy artykuł sponsorowany lub reklama typu full page powinny być opublikowane przez co najmniej przez 14 dni (dotyczy tylko publikacji online).

b) 2 artykuły sponsorowane lub dwie 1-stronne reklamy (typu full page)  w języku angielskim w papierowych lub elektronicznych wydaniach czasopism popularnonaukowych/naukowych/edukacyjnych skierowanych do nastolatków w wieku licealnym (15-19 lat). Wszystkie czasopisma muszą być wydawane w Irlandii. W przypadku publikacji 1-stronnicowej reklamy, szatę graficzną reklamy przygotowuje Wykonawca. Zamawiający dopuszcza publikację obu artykułów w tym samym czasopiśmie, w różnych wydaniach.

IV. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
 

Cena przedmiotu zamówienia - 100%.

Zostanie wybrana oferta najtańsza. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

V. Termin wykonania zamówienia:

Od momentu podpisania umowy do 31.12.2022 r.

VI.  Szczegółowe wymagania stawiane Wykonawcom:

a) posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia - Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;

b) dysponowanie co najmniej jedną osobą znającą język angielski (na poziomie co najmniej B2) i posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z prowadzeniem działań PR, copywritingiem i przygotowywaniem artykułów sponsorowanych. Do wykonywania zamówienia mogą być oddelegowane różne osoby, a każda z nich może zająć się inną częścią realizacji przedmiotu zamówienia.

c) Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - wykonał co najmniej 3 zamówienia obejmujące usługi w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia. Przez usługi w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia Zamawiający rozumie co najmniej: 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze, stanowiącej przedmiot zamówienia o wartości minimum 10 000,00 zł brutto (słownie: dziesięć tysięcy złotych i 00/100) wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane lub są wykonywane.

W przypadku zamówień wykonywanych obecnie, zrealizowana wartość umowy nie może być mniejsza niż wartości umowy podane powyżej tj. 10 000 PLN brutto.

W przypadku podania kwoty w walucie obcej, Wykonawca ma obowiązek przeliczyć tą wartość na wartość w złotych według średniego kursu NBP dla danej waluty z dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (http://zamowienia.umb.edu.pl/).

d) Sposób dokonania oceny spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców nastąpi na podstawie dokumentów złożonych przez Wykonawców i oparty będzie na zasadzie spełnia/nie spełnia.

e) Wykonawca musi posiadać wszelkie niezbędne kompetencje, w szczególności wiedzę, uprawnienia, umiejętności, doświadczenie i środki techniczno-organizacyjne niezbędne do prawidłowego wywiązania się z zadań określonych w opisie przedmiotu zamówienia i szczegółowej specyfikacji zamówienia, w szczególności z obowiązków określonych niniejszym zapytaniu ofertowym. Wykonawca będzie przestrzegał regulaminów serwisów i aplikacji, o których mowa w Opisie Zamówienia, w tym: portali/blogów i czasopism irlandzkich.

VII. Zobowiązania Wykonawcy

1. Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2. Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Termin związania Wykonawcy ofertą to 14 dni.

3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji dotyczących istoty usługi oraz zasad funkcjonowania Zamawiającego, ujawnionych w sposób zamierzony lub niezamierzony bezpośrednio lub pośrednio w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia.

VIII. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 206 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

• Mgr Jakub Wszeborowski, tel. 85 686 51 81, e-mail: jakub.wszeborowski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie promocji w mediach lub w prasie.

Zamawiający oczekuje przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

4. Termin składania ofert (data) i godzina: 

29.09.2022 r., godz. 15:00.

Oferty mogą zostać przesłane pocztą tradycyjną, złożone osobiście lub wysłane elektronicznie (podpisem kwalifikowalnym). Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok lub w formie elektronicznej (podpisem kwalifikowalnym) na adres: jakub.wszeborowski@umb.edu.pl, w treści wiadomości koniecznie napisać „Zaplanowanie i realizacja kampanii marketingowej w prasie i na portalach/blogach internetowych w Irlandii” - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/11/2022/TM. Nie otwierać przed 30.09.2022”.

Zamawiający uprawniony jest do wezwania Wykonawców do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów, o których mowa w ustępie 3. Uzupełnienie dokumentów i oświadczeń może odbywać się pisemnie lub e-mailowo.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy;

- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1) administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,

2) Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,

3) dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4) odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,

5) dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,

6) podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,      

7) każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8) każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,

9) w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.