Zamówienie dotyczy wykonania usługi cateringowej na potrzeby sympozjum naukowego Rheology of live matter w ramach Projektu pn. „Niesferyczne nanocząstki zawierające cerageniny jako innowacyjne podejście w rozwoju nowych substancji przeciwdrobnoustrojowych, immunomodulujących i stymulujących regeneracje tkanek”, finansowanego ze środków Narodowego Centrum Nauki oraz w ramach projektu Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia Badawcza finansowanego ze środków Ministra Edukacji i Nauki.
Opis Przedmiotu Zamówienia:
Wymagania dotyczące organizacji cateringu:
W dniu 22.09 2022 r.:
1. Serwis kawowy dla 40 osób od godz. 12:30 do godz. 16:00
1. napoje gorące – kawa z ekspresu, herbata w torebkach (min. 2 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa), dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty,
2. napoje zimne - woda gazowana i niegazowana (po min. 500 ml/osoba), soki owocowe – min. dwa rodzaje (po min. 300 ml/osoba);
3. bufet słodki - kruche ciastka (min. 2 rodzaje, łączna min. waga 50 gram/osoba), ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, sękacz, inne ciasto pieczone – 2 rodzaje do wyboru (łącznie min. 200 gram ciasta/osoba), owoce min. 200 gram/osoba
2. Lunch w formie bufetu dla 40 osób wraz z obsługą kelnerską na godzinę 12:30
1. cztery rodzaje małych przekąsek (po dwie przekąski każdego rodzaju na osobę) typu „finger food” np. miniaturowe kanapki, sakiewki z ciasta francuskiego (z nadzieniem), tartinki, roladki itp., w tym wegetariańskie;
2. kompozycje sałatek mieszanych (2 rodzaje), w tym jedna z piersią z kurczaka, min. 200 g/osoba,
Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce spotkania wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
Oferent zapewnia przygotowanie bufetu (obrusy, serwetki itp.), stoliki koktajlowe (min. 10) własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze, itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd i być podane w formie stołu szwedzkiego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów, użyta zastawa nie może być uszkodzona.
Zamawiający przekaże Oferentowi 3 dni przed wydarzeniem ostateczną liczbę gości.
W dniu 23.09.2022:
- Serwis kawowy dla 15 osób od godz. 10:00 do godz. 17:00
1. napoje gorące – kawa z ekspresu, herbata w torebkach (min. 2 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa), dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty,
2. napoje zimne - woda gazowana i niegazowana (po min. 500 ml/osoba), soki owocowe – min. dwa rodzaje (po min. 300 ml/osoba),
3. bufet słodki - kruche ciastka (min. 2 rodzaje, łączna min. waga 50 gram/osoba), ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, sękacz, inne ciasto pieczone – 2 rodzaje do wyboru (łącznie min. 200 gram ciasta/osoba), owoce min. 200 gram/osoba.
- Bufet z przekąskami dla 15 osób od 13:00 do 14:00
1. przekąska mięsna min. 250 g/osoba
2. przekąska wegetariańska min. 250 g/osoba,
3. kompozycje sałatek (2 rodzaje) min. 150 g/osoba
Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce spotkania wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
Oferent zapewnia przygotowanie bufetu (obrusy, serwetki itp.), stoliki koktajlowe (min. 3) własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze, itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd i być podane w formie stołu szwedzkiego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów, użyta zastawa nie może być uszkodzona.
Zamawiający przekaże Oferentowi 3 dni przed wydarzeniem ostateczną liczbę gości oraz ilość przekąsek wegetariańskich.
Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
1) świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych, w tym sezonowych;
2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych,;
3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania;
4) zapewnienia obsługi kelnerskiej, odpowiedzialnej za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu zajęć.
5) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego i przygotowania serwisu 30 min. przed planowanym rozpoczęciem spotkania;
6) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi;
7) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu spotkania.
Wymagania stawiane Oferentom:
- Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
- Posiadanie wiedzy i doświadczenia – w celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać się realizacją trzech zamówień cateringowych wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, ilości osób korzystających z usługi i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie.
- Oferta musi zawierać propozycję dwóch rodzajów menu na każdy dzień świadczenia usługi.
- Brak osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym – w celu potwierdzenia należy złożyć oświadczenie (załącznik do zapytania ofertowego).
Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców odbędzie się wg formuły „spełnia/nie spełnia”.
Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania.
Miejsce realizacji usługi:
- w dniu 22.09.2022 r. – hol Pałacu Branickich, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok;
- w dniu 23.09.2022 r. – Zakład Mikrobiologii Lekarskiej i Inżynierii Nanobiomedycznej, Collegium Universum (blok D) ul. Mickiewicza 2C, 15-222 Białystok
2) dokumenty potwierdzające realizację trzech zamówień cateringowych wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, ilości osób korzystających z usługi i odbiorców oraz ocenę odbiorcy co do jakości usługi,
3) propozycja dwóch rodzajów menu na każdy dzień świadczenia usługi,
4) oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik do zapytania ofertowego).
- swobodnego wyboru oferty,
- przeprowadzania dodatkowych rokowań,
- unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.