AWM/NAW/15/2021/TM

Zapytanie ofertowe:

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej kwoty 130 000,00 złotych netto na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1129, ze zm.).   

I.                    Przedmiot zamówienia:

1. Rodzaj zamówienia

Usługi

Kod CPV: 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1)      Zamówienie dotyczy projektu pt. „Wrota UMB są zawsze otwarte. Wsparcie rozwoju Welcome Centre i potencjału uczelni do obsługi zagranicznych studentów i naukowców” finansowanego ze środków budżetu państwa w ramach Programu Welcome to Poland (nabór 2020 r.) Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej.  

2)      Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (International MUB’s Karaoke Night), która rozpocznie się 25 lutego 2022 r. (piątek) o godz. 20:00, a zakończy 26 lutego 2022 r. (sobota) do godz. 03:00. W uzasadnionych sytuacjach, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB w innym terminie, uzgodnionym z Wykonawcą. W przypadku ewentualnej zmiany terminu, II Międzynarodowa Noc Karaoke UMB zostanie przeprowadzona nie później niż do 31 grudnia 2022 r.

3)      W przypadku pogorszenia sytuacji epidemiologicznej w kraju Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu wydarzenia bez ponoszenia dodatkowych opłat, pod warunkiem poinformowania o zmianie terminu z co najmniej 10-dniowym wyprzedzeniem przez planowanym terminem wydarzenia (dotyczy zarówno pierwszego zaplanowanego terminu, jak i kolejnych terminów ustalanych w wyniku przesunięć terminów z powodu sytuacji epidemiologicznej).

4)      Karaoke odbędzie się w klubie wynajętym przez Wykonawcę. Akceptowalna lokalizacja to centrum Miasta Białegostoku (przykładowe ulice w tej okolicy: Lipowa, Malmeda, Białówny, Legionowa, Rynek Kościuszki, Mickiewicza). Ostateczne miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie zostanie ustalone w trybie roboczym z Wykonawcą i będzie wymagało akceptacji Zamawiającego. Miejsce realizacji II Międzynarodowej Nocy Karaoke powinno zostać uzgodnione najpóźniej na dwa miesiące przed planowanym terminem wydarzenia.

5)      Wykonawca ma obowiązek zapewnienia miejsca, w którym będzie odbywać się II Międzynarodowa Noc Karaoke spełniającego wymagania BHP i PPOŻ. Uczestnicy muszą mieć zapewnione bezpieczeństwo oraz możliwość ewakuacji zgodnie z wymaganiami przepisów przeciwpożarowych i warunków technicznych obiektu. Obiekt powinien posiadać aktualną instrukcję bezpieczeństwa pożarowego obiektu, wyjścia ewakuacyjne muszą być drożne, drogi ewakuacji właściwie oznakowane, w szczególności kierunki wyjść ewakuacyjnych, miejsce musi być wyposażone w sprawny sprzęt gaśniczy, w obiekcie muszą być umieszczone plany ewakuacji. Wykonawca musi przedłożyć Zamawiającemu oświadczenie o aktualności badań i przeglądów urządzeń i instalacji przeciwpożarowych – oświetlenia awaryjnego ewakuacyjnego, przeglądów gaśnic i hydrantów pożarowych, pomiarów instalacji elektrycznych. Jest to warunek niezbędny akceptacji miejsca wydarzenia przez Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać numer, daty protokołów pomiarów z nazwiskami osób przeprowadzających pomiary.  Wymagania dotyczące dróg ewakuacji muszą odpowiadać planowanej skali wydarzenia, tj. uczestnictwu w nim 300 osób.

6)      Uczestnikami II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB będą przedstawiciele całej społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (studenci z Polski, studenci zagraniczni, przedstawiciele kadry naukowo-dydaktycznej, doktoranci, pracownicy administracyjni). Maksymalna liczba uczestników to 300 osób.

7)      Głównymi celami II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB są:

- organizacja II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB z udziałem całej, międzynarodowej społeczności UMB;

- kształtowanie postaw otwartości i tolerancji;

- zmniejszenie barier międzykulturowych;

- integracja studentów zagranicznych i kadry zagranicznej z całą społecznością akademicką Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku;

- budowanie relacji w społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku poprzez wspólne śpiewanie;

- przyczynienie się do poprawy wizerunku Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku jako instytucji otwartej na współpracę międzynarodową, dbającej o komfort cudzoziemców studiujących i pracujących na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku.

8)      Wydarzenie musi być prowadzone w języku angielskim.

9)      Wykonawca będzie zobowiązany do posprzątania lokalu/klubu, w tym również bufetu, zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami z przedstawicielami wynajętego lokalu/klubu.

10)  Planowany termin realizacji usługi:

II Międzynarodowa Noc Karaoke UMB rozpocznie się 25 lutego 2022 r. (piątek) o godzinie 20.00. Po zakończeniu występów karaoke oraz rozdaniu nagród, rozpocznie się impreza taneczna, prowadzona przez DJ zatrudnionego przez Wykonawcę, która potrwa najpóźniej do godziny 03:00 dnia następnego tj. 26 lutego 2022 r.

11)  Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:

- przeprowadzenie i organizacja II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, która odbędzie się w lokalu/klubie wynajętym przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia wg dopuszczalnej lokalizacji: centrum miasta Białegostoku. Klub zostanie wynajęty wyłącznie na potrzeby organizacji II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, co oznacza uczestnictwo wyłącznie osób ze społeczności UMB;

- zakłada się klasyfikację w kategorii indywidualnej i kategorii grupowej. Jury wskaże zwycięzców, którzy zajmą miejsca I-III w każdej z tych dwóch kategorii.

I. Kategoria indywidualna:

Piosenki z różnych krajów, np. piosenka niemiecka, piosenka angielska, piosenka norweska, piosenka szwedzka, piosenka arabska, piosenka indyjska, piosenka hiszpańska, piosenka polska.

* Przy czym np. piosenka niemiecka oznacza, że autorem tej piosenki jest artysta/zespół pochodzący z Niemiec. Piosenka nie musi być koniecznie śpiewana po niemiecku, może być wykonywana w innym języku.

II. Kategorie grupowe: Najlepiej wykonane piosenki w duecie, trio lub kwartecie (niezależnie od języka/kraju).

- przeprowadzony zostanie konkurs „Jaka to melodia?”, w którym do wygrania będzie 30 nagród rzeczowych - niespodzianek w postaci wejściówek (voucherów) do kina zlokalizowanego na terenie Białegostoku;

- zostanie powołane czteroosobowe jury konkursowe, które będzie oceniało występy i nagradzało poszczególne osoby/grupy, składające się z przedstawicieli np. studentów zagranicznych, studentów krajowych, władz i nauczycieli akademickich (po jednym przedstawicielu z każdej grupy); oprócz nagród jury zostanie przyznana nagroda publiczności na podstawie głosowania do urny podczas imprezy;

- wszyscy uczestnicy będą z wyprzedzeniem rejestrować się za pomocą formularza dostępnego on-line. Zakres formularza zostanie ustalony w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą. Nie będzie potrzeby składania formularzy zgłoszeniowych w formie papierowej. Uczestnik będzie mógł wskazać 1 propozycję piosenki, celem dodania jej do spisu piosenek. Ostateczny spis utworów (z propozycjami) wymagać będzie akceptacji Zamawiającego, nie później niż do tygodnia przed wydarzeniem;

- przygotowanie nagród rzeczowych dla laureatów oraz nagród rzeczowych niespodzianek w konkursie „Jaka to melodia?”;

- II Międzynarodowa Noc Karaoke UMB zostanie oficjalnie otwarta przez przedstawiciela(-i) władz UMB;

- wykonawca przygotuje (projekt i druk) 300 ulotek (format A4, składane do DL, zadruk kolorowy, dwustronny) w języku angielskim z informacją o możliwości udziału w II Międzynarodowej Nocy Karaoke na UMB oraz dostarczy je do siedziby UMB w Białymstoku. Wymagana jest akceptacja projektu graficznego przez Zamawiającego;

- wykonawca przygotuje (projekt i druk) 10 plakatów (format A2, zadruk kolorowy, jednostronny) w języku angielskim informujących o wydarzeniu oraz dostarczy je do siedziby UMB w Białymstoku. Wymagana jest akceptacja projektu graficznego przez Zamawiającego;

- treści merytoryczne do plakatu i ulotki zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego nie później niż do 04 stycznia 2022 r.;

- zorganizowanie poczęstunku w formie zimnego bufetu dla uczestników wydarzenia. Poczestunek powinen być zapewniony na 300 osób i składać się z zimnych przekąsek. Zimne przekąski oznaczają dania w formie przystawki np.: śledź w oleju, hiszpańska tortilla ziemniaczana, galareta z kurczaka, rolada z szynki i co najmniej dwa rodzaje przekąski wegetariańskiej, jednak nie więcej niż cztery rodzaje przekąsek wegetariańskich. Zakłada się przygotowanie 8 różnych rodzajów zimnych przekąsek po 80 porcji każdej z nich, łącznie 640 porcji. Oprócz przekąsek powinny być zapewnione napoje zimne i gorące (w tym woda, dwa rodzaje soków owocowych, kawa, herbata) oraz pieczywo (co najmniej dwa rodzaje pieczywa: jasne i ciemne). Napoje zimne i gorące powinny być zapewnione bez limitu podczas całej imprezy, co najmniej do godz. 3:00 następnego dnia. Dodatkowo, na stole z bufetem musi znajdować się informacja o finansowaniu imprezy z programu NAWA „Welcome to Poland” (2020) i stosowny logotyp, np. w formie tabliczki. Treść informacji wraz z logotypem zostanie przekazana e-mailem przez Zamawiającego.

- Zamawiający i Wykonawca uzgodnią ostateczny program przebiegu wydarzenia w trybie roboczym.

12)  Zakres zadań Wykonawcy:

- udostępnienie lub wynajęcie klubu w centrum Białegostoku (przykładowe ulice w tej okolicy: Lipowa, Malmeda, Białówny, Legionowa, Rynek Kościuszki, Adama Mickiewicza) oraz zapewnienie stosownego zaplecza technicznego tj. nagłośnienia, ekranu, projektora multimedialnego, mikrofonów, plików z muzyką karaoke oraz innych akcesoriów niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. Pomieszczenie musi być klimatyzowane. Przy wyborze lokalu/klubu Wykonawca musi wziąć pod uwagę organizację bufetu zimnego. Sala powinna być dostosowana do liczby uczestników (max. 300 osób) oraz specyfiki wydarzenia. Miejsce wymaga akceptacji Zamawiającego. Kluczowym warunkiem akceptacji miejsca wydarzenia będzie pewność, że miejsce spełnia wymagania BHP i PPOŻ oraz zapewnione są bezpieczne warunki, w szczególności pod względem przeciwpożarowym oraz bezpieczeństwa ewakuacji, stosownie do liczby uczestników wydarzenia. Po stronie Wykonawcy leżeć będzie obowiązek posprzątania po II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB oraz wszelkie kontakty i ustalenia z właścicielem klubu. Wykonawca jest zobowiązany do osobistego spotkania z przedstawicielami Zamawiającego na miejscu, w klubie, w którym będzie się odbywać wydarzenie, w celu obejrzenia klubu „na żywo”, z odpowiednim wyprzedzeniem, w szczególności upewnienia się, że miejsce wydarzenia spełnia wszelkie wymagania BHP i PPOŻ. Pierwszy kontakt Wykonawcy z Zamawiającym powinien nastąpić niezwłocznie po podpisaniu umowy;

- zapewnienie osoby prowadzącej II Międzynarodową Noc Karaoke UMB (II International MUB’s Karaoke Night) posiadającej bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego oraz posiadającej doświadczenie w prowadzeniu eventów, w tym o charakterze muzycznym;

- zapewnienie DJ’a, który będzie prowadził imprezę taneczną po występach i rozdaniu nagród, przy czym, DJ i prowadzący II Międzynarodową Noc Karaoke UMB może być tą samą osobą, pod warunkiem, że ma odpowiednie kompetencje w tym zakresie;

- zapewnienie nagród rzeczowych dla laureatów (miejsca I-III) wg poniższej specyfikacji:

·         Ilość: 5 – nagrody dla I miejsca: głośnik bluetooth

·         Ilość: 5 - nagrody dla II miejsca: smartwatch

·         Ilość: 5 - nagrody dla III miejsca: słuchawki przewodowe

·         Ilość: 4 – nagroda publiczności – np. voucher na kolację w jednej z białostockich restauracji o wartości min. 100 zł na osobę (albo 4 pojedyncze na wypadek gdyby nagrodę wygrał kwartet, albo po prostu jeden duży na konkretną kwotę do wykorzystania  - wtedy jeśli wygra mniejszy zespół będzie mógł więcej kupić, albo kogoś sobie zaprosić

·         Ilość: 30 – nagrody w konkursie „Jaka to melodia”  – wejściówki (vouchery) do kin na terenie Białegostoku

Minimalne parametry techniczne dla nagród rzeczowych są następujące:

·         głośnik bluetooth: głośnik bezprzewodowy, moc 3W, dźwięk: Pasmo przenoszenia: 180Hz - 20kHz, Przetwornik: 1 x 40mm, Stosunek sygnału do szumu: ≥80 dB , wejście AUX (line in) i USB, bluetooth 4.1;

·         smartwatch: wbudowany głośnik i mikrofon, wyświetlacz dotykowy, rozmiar wyświetlacza 1,44 cala, rozdzielczość wyświetlacza 128x128, bluetooth 3.0, funkcje: obsługa połączeń, zdalne sterowanie muzyką;

·         słuchawki przewodowe nauszne: min. pasmo przenoszenia [HZ]: 24, czułość: 98 dB/mW, kolor: czarny, przetworniki kopułkowe, 30 mm, obrotowa i składana konstrukcja;

·         wejściówki (vouchery) do kin – muszą obejmować kino zlokalizowane na terenie miasta Białegostoku, do wykorzystania na dowolny seans, w dowolnym terminie w wyznaczonym okresie ważności przez podmiot obsługujący dane kino, ale nie krótszym niż 30 dni po zakończeniu II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB;

- prowadzący II Międzynarodową Noc Karaoke powinien na początku imprezy odczytać w języku angielskim stosowną informację o organizacji wydarzenia w ramach projektu finansowanego z programu NAWA „Welcome to Poland (2020)”, której treść zostanie przekazana uprzednio przez Zamawiającego;

-  przygotowanie i organizacja rejestracji on-line na II Międzynarodową Noc Karaoke UMB dla wszystkich uczestników (max. 300 osób);

- uregulowanie wszystkich spraw związanych z prawem autorskim, w szczególności uregulowanie kwestii finansowych z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi tj. ZAIKS, STOART, ZPAV i innymi. Po stronie Wykonawcy należeć będzie zapłata tym organizacjom;

- wynajęty klub musi spełniać wszystkie wymogi BHP i ppoż, zgodnie z obowiązującym prawem;

- Wykonawca powinien opracować regulamin udziału w wydarzeniu, podkreślając wagę zapewnienia warunków BHP i ochrony przeciwpożarowej. W formularzu zgłoszeniowym musi być do zaznaczenia pole, że uczestnik zapoznał się z regulaminem, w tym z zaleceniami  dot. BHP i ppoż. Regulamin musi być opracowany maksymalnie do 10 stycznia 2022 r. i przesłany Zamawiającemu do akceptacji. Zakres regulaminu oprócz przepisów BHP i ppoż obejmować będzie m.in. termin i miejsce imprezy, zasady przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników, szczegółowy program wydarzenia, zasady klasyfikacji i inne informacje ustalone wspólnie z Zamawiającym;

- przy organizacji imprezy z udziałem pracowników, studentom, doktorantom UMB, poza obiektami UMB, organizator (Wykonawca) ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom imprezy tj.:

1)   Wykonawca ma obowiązek uzgodnić z  Inspektoratem BHP i PPOŻ UMB, za pośrednictwem osoby wyznaczonej do kontaktów przez Zamawiającego Regulamin imprezy, Instrukcję postępowania na wypadek pożaru lub innego zagrożenia i Plan ewakuacji.

2)   Przekazać Zamawiającemu ostateczny Regulamin imprezy, Instrukcję postępowania na wypadek pożaru lub innego zagrożenia i Plan ewakuacji oraz umieścić w miejscach zapewniających zapoznanie się z ich treścią na terenie imprezy.

3)   Wykonawca sprawdzi, potwierdzi w formie pisemnej i przekaże Zamawiającemu informację pisemną (wraz z kopiami dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań bezpieczeństwa w zakresie BHP i PPOŻ), czy obiekt, w którym odbywa się II Międzynarodowa Noc Karaoke UMB spełnia wymagania pod względem bezpieczeństwa pożarowego i warunków ewakuacji m.in. czy:

a)   posiada aktualną „Instrukcję bezpieczeństwa pożarowego”,

b)   drogi i wyjścia ewakuacyjne są drożne i oznakowane znakami zgodnie z przepisami w tym zakresie oraz dostosowane do ilości uczestników (300 osób),

c)   aktualne są przeglądy i badania oświetlenia ewakuacyjnego, gaśnic i hydrantów pożarowych, Systemu Sygnalizacji Pożaru - jeżeli jest wymagany dla obiektu,

d) w przypadku wyłączenia głównego wyłącznika prądu oświetlenie awaryjne ewakuacyjne działa w sposób prawidłowy, 

W przypadku stwierdzenia, że nie są zachowane wymagania bezpieczeństwa w zakresie BHP i PPOŻ, zostanie wyznaczony termin na usunięcie niezgodności. Brak usunięcia niezgodności w wyznaczonym terminie będzie podstawą do braku akceptacji przez Zamawiającego miejsca realizacji wydarzenia.

Po stronie Wykonawcy leżeć będzie zapewnienie ochrony wydarzenia. Wykonawca musi ponadto zapewnić osobę posługującą się językiem angielskim w stopniu komunikatywnym, która przy wejściu do klubu będzie weryfikować tożsamość wchodzących osób. Liczba pracowników ochrony zabezpieczających II Międzynarodową Noc Karaoke UMB musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w tym m.in. z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U.2018.0.1870 t.j.),

- zapewnienie wykwalifikowanego, profesjonalnego kucharza/-y, który (-rzy) przygotuje (-ą) zimne przekąski, zgodnie z założeniami zawartymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. Wykonawca może również wynająć profesjonalną firmę cateringową, celem zapewnienia poczęstunku. Zimne przekąski muszą być świeże, przyrządzone w dniu dostawy, na bazie produktów najwyższej jakości i bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi normami HACCP. Ostateczna propozycja menu z zimnymi przekąskami i napojami zimnymi i gorącymi wymaga akceptacji Zamawiającego na 7 dni roboczych przed wydarzeniem.

- zapewnienie innych osób, zaangażowanych w prawidłową i zgodną z umową realizację przedmiotu zamówienia;

- zapewnienie niezbędnych akcesoriów i sprzętów kuchennych umożliwiających przygotowanie zimnych przekąsek. Wykonawca musi zapewnić również plastikowe kubki, talerzyki, sztućce, serwetki i inne jednorazowe artykuły służące do organizacji zimnego bufetu, z uwzględnieniem liczby uczestników (minimum 200 zastaw plastikowych składających się z kubka, talerzyka, sztućców i serwetki).

- transport zimnych przekąsek i napojów na miejsce wydarzenia;

- przygotowanie (projekt i druk) 300 ulotek oraz 10 plakatów wg wymogów opisanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Projekty graficzne ulotek i plakatów wymagają pisemnej akceptacji Zamawiającego przed drukiem oraz muszą być dostarczone na miejsce wskazane przez Zamawiającego na terenie Białegostoku wraz z rozładunkiem;

- wszystkie inne czyności niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia;

- sporządzenie krótkiego raportu (max. 1800 znaków ze spacjami) z przebiegu II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (International MUB’s Karaoke Night) w terminie do  5 dni roboczych po wydarzeniu;

- Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia wszystkich przygotowanych materiałów (m.in. ulotek, plakatów)  i dokumentów związanych z realizacją Projektu, które podawane są do wiadomości publicznej lub przeznaczone dla grupy docelowej logotypem NAWA oraz informacją o dofinasowaniu w ramach Programu Welcome to Poland Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej.

13)   Sposób dowiezienia i przygotowywania posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Zachodzi tu również potrzeba, we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, spełnienia wymogów przeciwpożarowych oraz odpowiedzialności za produkty i sprzęt dostępne podczas imprezy.

14)   Informacja i promocja

Wykonawca umieści na wszelkich materiałach i dokumentach powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia informację w języku polskim lub języku angielskim o nazwie wydarzenia (II Międzynarodowa Noc Karaoke UMB / II International MUB’s Karaoke Night) i projektu oraz odpowiednie logotypy (Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej), które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową, niezwłocznie po podpisaniu umowy. Promocja II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB będzie prowadzona przez Dział Współpracy Międzynarodowej UMB.

15)   Polityka równych szans

Wykonawca zapewni:

- dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia wszystkim uczestnikom II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepelnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020;

- przestrzeganie polityki równych szans podczas wydarzenia, w szczególności stosowanie języka równościowego;

- używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć.

3.      Wymagania wobec Wykonawcy

a)      Posiadanie doświadczenia w prowadzeniu i organizowaniu eventów, w tym o charakterze muzycznym. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 5 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 5 wydarzeń o charakterze eventowym, w tym minimum 2 o charakterze muzycznym, każde z udziałem co najmniej 50 osób. Wykonawca powinien podać informacje o każdej ze zrealizowanych usług w formularzu ofertowym.

b)      Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, tj.

- osobą prowadzącą II Międzynarodową Noc Karaoke UMB, posiadającą co najmniej dwuletnie, udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń o charakterze eventowym, w tym w przeprowadzeniu co najmniej 2 eventów o charakterze muzycznym oraz posiadającą bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego;

- DJ-em, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na tym stanowisku (może to być osoba prowadząca II Międzynarodową Noc Karaoke UMB, jeżeli posiada odpowiednie kompetencje),

- kucharzem, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na stanowisku kucharza (jeśli Wykonawca będzie przygotowywał przekąski we własnym zakresie, bez angażowania podwykonawców),

- dodatkowymi kucharzami lub innymi osobami niezbędnymi do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia. Wykonawca poda imiona i nazwiska w formularzu ofertowym. Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższych wymagań dla osoby prowadzącej, DJ’a i kucharza oświadczeniem na formularzu ofertowym.

4. Kryteria oceny:

1)      Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:

- Cena oferty – max. liczba – 70 pkt – w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia;

- Doświadczenie Wykonawcy w realizacji eventów muzycznych, liczba zrealizowanych usług polegających na realizacji eventów muzycznych – max. liczba – 30 pkt.

2) Zasady oceny kryterium „Cena oferty”

- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (II International MUB’s Karaoke Night). Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:

- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 70;

- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 70 punktów.

3) Zasady oceny kryterium „Doświadczenie Wykonawcy”.

- W kryterium „Doświadczenie Wykonawcy” ocena zostanie dokonana na podstawie liczby zrealizowanych usług polegających na realizacji eventów muzycznych w okresie ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie.

- Ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad:

dwa eventy muzyczne: 5 punktów;

trzy - cztery eventy muzyczne: 10 punktów;

pięć - sześć eventów muzycznych: 20 punktów;

siedem i więcej eventów muzycznych: 30 punktów.

W celu potwierdzenia liczby punktów przysługujących w ramach kryterium,  Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczbę i wykaz przeprowadzonych eventów, w tym muzycznych, wraz z podaniem, na rzecz jakich podmiotów zostały one przeprowadzone w okresie ostatnich pięciu lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Za podane w ramach kryterium Doświadczenie Wykonawcy w realizacji eventów zrealizowane usługi Wykonawcy, otrzymają punkty wg zasad określonych powyżej.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia.

Zostanie wybrana oferta z największą łączną liczbą punktów.

II.                  Termin lub okres wykonania zamówienia

Zamówienie będzie wykonywane od momentu podpisania umowy. II Międzynarodowa Noc Karaoke UMB (II International MUB’s Karaoke Night) rozpocznie się 25 lutego 2022 r. (piątek) o godz. 20:00, a zakończy 26 lutego 2022 r. (sobota) o godz. 03:00.

III.                Składanie ofert

Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej.

1. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Urszula Roszkowska - Samodzielny Referent w Dziale Współpracy Międzynarodowej

Telefon kontaktowy, e-mail:

+ 48 85 686 51 76, urszula.roszkowska@umb.edu.pl

2. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

1)      Dokument rejestrowy Wykonawcy, poświadczający prowadzenie działalności gospodarczej w obszarze zgodnym z przedmiotem zamówienia;

2)      Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego);

3)      Referencje od Zamawiających, na rzecz których były wykonywane usługi wykazane w ramach doświadczenia Wykonawcy.

3. Termin składania ofert (data i godzina):

2021-11-15

Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku

1)      Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej w następujący sposób: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na przeprowadzenie II Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB – AWM/NAW/15/2021/TM - Nie otwierać przed dniem 16-11-2021”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. Nie ma możliwości składania ofert częściowych;

2)      Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

4. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:

- do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;

- do zmiany zakresu postępowania;

5. Załączniki:

1)      Formularz ofertowy;

2)      Wzór umowy;

3)      Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych;

4)      Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

5)      Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego. 

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanych z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1) administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,

2) Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,

3) dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł, na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4) odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,

5) dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,

6) podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,      

7) każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8) każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,

9) w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.