Wymagania dotyczące cateringu:
Szwedzki stół w Centrum Futuri UMB wraz z obsługą kelnerską w dniu 30.11.2023 w godzinach 19:00-22:00 na ok. 60 osób zawierający:
- przystawki (min. 3 do wyboru w tym wegetariańskie/wegańskie)
- dania gorące (min. 3 do wyboru również wersje wegetariańskie/wegańskie)
- desery (min. 3 do wyboru)
- napoje zimne - woda gazowana i niegazowana (po min. 500 ml/osoba), naturalne, niesłodzone napoje/soki owocowe – min. 2 rodzaje (po min. 200 ml/osoba)
- napoje gorące – kawa, herbata (min. 3 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa), dodatki w postaci cukru, mleka (w tym roślinnego), cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty
Oczekiwany rodzaj serwowanych dań: dania mięsne (z wykluczeniem mięsa mielonego i w panierce), wegetariańskie/wegańskie, w tym sezonowe specjalności kuchni podlaskiej/polskiej (np. dziczyzna, gęsina, kaczka, grzyby, warzywa korzeniowe, dynia, etc.). Opcje bezglutenowe będą mile widziane.
Oferta musi zawierać propozycję 2 rodzajów menu. Zamawiający dokona wyboru 1 opcji menu z propozycji przed podpisaniem umowy z Wykonawcą.
Catering odbędzie się w Centrum Futuri UMB (Zakład Medycyny Populacyjnej i Prewencji Chorób Cywilizacyjnych, ul. Jerzego Waszyngtona 15 B, Białystok).
Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce spotkania wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
Oferent zapewnia przygotowanie bufetu (obrusy, serwetki itp.), stoliki koktajlowe (min. 10 - liczba zostanie ustalona po potwierdzeniu liczby gości) własne naczynia (termosy/podgrzewacze, bemary, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze, itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd i być podane w formie stołu szwedzkiego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów, użyta zastawa nie może być uszkodzona.
Szacowana liczba gości to 60 osób. Zamawiający przekaże Oferentowi 3 dni przed spotkaniem ostateczną liczbę gości.
Uwagi:
1. Zamawiający przekaże Oferentowi przynajmniej 3 dni przed spotkaniem (tj. 27.11.2023) ostateczną liczbę gości.
2. Płatność nastąpi za liczbę uczestników spotkania wskazanych przez Zamawiającego do 27.11.2023.
3. Zmniejszenie liczby uczestników nie będzie powodowało wzrostu ceny jednostkowej (za 1 os.) usługi.
Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
- podpisania umowy do 20.11.2023 (wzór umowy w załączeniu);
- świadczenia usługi z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych;
- przyrządzenia posiłków w dniu świadczenia usługi;
- przygotowania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania;
- dostarczenia posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego i przygotowania serwisu 30 min. przed planowanym rozpoczęciem spotkania;
- zapewnienia obsługi kelnerskiej posługującej się językiem angielskim odpowiedzialnej za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu wydarzenia;
- zapewnienia odpowiednich sprzętów i naczyń, w tym przedłużaczy niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi;
- przygotowania oznaczeń dań, nazwy dania, w języku polskim i angielskim, z zaznaczeniem która to opcja (np. wegetariańska, wegańska, bezglutenowa)
- uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach do 60 min. po zakończeniu wydarzenia.
Wymagania stawiane Oferentom:
- Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
- Posiadanie wiedzy i doświadczenia – w celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać się realizacją 2 zamówień cateringowych/organizacji obiadu w restauracji wykonanych dla 2 różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie.
- Brak osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym – w celu potwierdzenia należy złożyć oświadczenie (załącznik do zapytania ofertowego).
- Propozycja 2 rodzajów menu.
- Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców odbędzie się wg formuły „spełnia/nie spełnia”.
- Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania.
2. Dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego przez Zamawiającego doświadczenia
3. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym
4. Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.
- swobodnego wyboru oferty,
- przeprowadzania dodatkowych rokowań,
- unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.