AWM/NAW/9/2021/TM

Kod CPV:

79961100-9 Usługi fotografii reklamowej
79962000-5 Usługi obróbki zdjęć

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1. Wykonanie 4 sesji zdjęciowych. Miejscem wykonania sesji będzie siedziba, budynki oraz otoczenie należące do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.

Sesja I. Studenci polscy i zagraniczni.

- Liczba zdjęć* oraz dni zdjęciowych: 70 zdjęć, nie mniej niż 3 dni zdjęciowe;

- Rodzaj i miejsce sesji: Sesja plenerowa na terenie i w obiektach UMB, około 20 lokalizacji;

- Inne warunki: 70 zdjęć wykonanych w porze wiosenno-letniej (semestr letni). Zdjęcia powinny być wykonywane w różnej scenerii, uwzględniając zróżnicowane plany zdjęciowe przestawiające grupy studentów przy pracy i z życia codziennego na Uczelni.

Sesja II. Infrastruktura i badania.

- Liczba zdjęć* oraz dni zdjęciowych: 200 zdjęć, nie mniej niż 3 dni zdjęciowe;

- Rodzaj i miejsce sesji: Sesja plenerowa na terenie i w obiektach UMB, około 30 lokalizacji;

- Inne warunki: Zdjęcia będą obejmować różne budynki dydaktyczne i laboratoria na terenie całej Uczelni. Budynki będą fotografowane wewnątrz i z zewnątrz.

Sesja III. Zdjęcia z lotu ptaka.

- Liczba zdjęć* oraz dni zdjęciowych: 20 zdjęć, nie mniej niż 2 dni zdjęciowe (jeden dzień w okresie wiosna-lato, jeden dzień w okresie jesień-zima);

- Rodzaj i miejsce sesji: Sesja plenerowa na terenie UMB;

- Inne warunki:; 10 zdjęć wykonanych w okresie wiosna-lato, 10 zdjęć wykonanych w okresie jesień-zima.

Sesja IV. Wykładowcy i władze UMB.

- Liczba zdjęć* oraz dni zdjęciowych:  50 zdjęć, nie mniej niż 2 dni zdjęciowe;

- Rodzaj i miejsce sesji: Sesja studyjna;

- Inne warunki: Zdjęcia będą wykonane dla 25 osób (12 kobiet i 13 mężczyzn). Zapewnienie udziału i usług stylisty makijażu podczas sesji zdjęciowych (podstawowy make-up). Zdjęcia będą wykonywane w pomieszczeniach UMB.

*Liczba zdjęć obejmuje zdjęcia już wybrane i zaakceptowane przez Zamawiającego.

2. Wykonanie korekty graficznej (m. in. korekta kolorów i ostrości kadrowania, retusz w wybranym stylu, przygotowanie zdjęć do druku) oraz przekazanie Zamawiającemu zdjęć (w orientacji poziomej i pionowej) dla każdej zrealizowanej sesji zdjęciowej. Zdjęcia powinny charakteryzować się wysoką jakością dokumentalną i artystyczną oraz muszą być wykonane w technice cyfrowej. Będą wykonywane w świetle naturalnym i sztucznym.
3. Tematyka zdjęć będzie obejmowała m. in.: infrastrukturę Uczelni, studentów polskich i zagranicznych, wykładowców i władze UMB.
4. Zdjęcia z lotu ptaka wykonane na wysokości około 150 m. Do wykonania zdjęć może być wykorzystany dron.
5. Dostarczenie Zamawiającemu końcowych zdjęć na nośniku elektronicznym w postaci plików TIFF oraz JPEG lub innych po uzyskaniu zgody Zamawiającego, w rozmiarach nie mniejszych niż 7952px x 5302px, rozdzielczość minimum 300 dpi. Dostarczone zdjęcia powinny być posortowane i skatalogowane.
6. Wykonawca zapewni profesjonalny sprzęt fotograficzny do każdej z sesji zdjęciowych, w tym m. in.: statywy, studyjne lampy błyskowe, itp., jeśli będą konieczne dla prawidłowej realizacji zamówienia.
7. Wykonawca zapewni profesjonalny udział i usługi stylisty makijażu podczas IV sesji zdjęciowej (podstawowy make-up).

Współpraca z Zamawiającym oraz pozostałe wymagania

1. Dokładne terminy każdej z sesji muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez Zamawiającego.
2. Wykonawca zamówienia będzie zobligowany do pozyskania niezbędnych zgód od osób biorących czynny udział w sesjach zdjęciowych oraz przestrzegania pozostałych kwestii związanych z RODO.
3. Zamawiający oddeleguje osobę, która będzie brała czynny udział w przeprowadzeniu sesji zdjęciowych a jej sugestie muszą być uwzględniane na bieżąco przez Wykonawcę, o ile nie będą sprzeczne z opisem przedmiotu zamówienia.
4. Zamawiający będzie miał prawo wybrania zdjęć z puli przedstawionej przez Wykonawcę. W przypadku braku akceptacji Zamawiającego, Wykonawca będzie zobligowany do ponownego zrobienia zdjęć zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego.
5. Wybór zdjęć będzie odbywał się według schematu:
   1. Po wykonaniu poszczególnych sesji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu pulę zdjęć do wyboru, tj.:

sesja 1: 70 wybranych zdjęć z całkowitej puli co najmniej 120 zdjęć,

sesja 2: 200 wybranych zdjęć z całkowitej puli co najmniej 300 zdjęć,

sesja 3: 20 wybranych zdjęć z całkowitej puli co najmniej 40 zdjęć,

sesja 4: 50 wybranych zdjęć z całkowitej puli co najmniej 120 zdjęć.

W uzasadnionych merytorycznie przypadkach, w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia liczba zdjęć w ramach poszczególnych sesji (1-4) może ulec przesunięciu, przy niezmiennej sumie 340 zdjęć. Wymaga to jednak akceptacji Zamawiającego.

1. 2. Przedstawiciel Zamawiającego zaakceptuje wybrane zdjęcia z poszczególnych sesji, w ramach czasowych przewidzianych w harmonogramie realizacji przedmiotu zamówienia.
   3. Wykonawca przystąpi do niezbędnej obróbki graficznej wybranych zdjęć .

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
 

Zamawiający będzie stosował przy ocenie następujące kryteria o poszczególnych wagach:

Lp. 1. Kryterium Cena: waga: 50%, maksymalna liczba punktów: 50

Lp. 2. Kryterium Jakość i atrakcyjność zdjęć dołączonych do oferty: waga: 50%, maksymalna liczba punktów: 50

Zamawiający oceni oferty przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% to = 1 punkt. Zamawiający dokona wyliczenia punktów dla każdej oferty, za każde kryterium, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i wybierze ofertę z najwyższą liczbą punktów ogółem, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, stosując poniższy wzór:

Punkty za kryterium cena+ Punkty za kryterium merytoryczne = Punkty ogółem

1. Punkty za kryterium cena zostaną przyznane każdej z ofert wg. wzoru:

cena brutto najtańszej oferty/cena brutto oferty badanej x50 = Liczba przyznanych punktów                                    

Punkty w kryterium „cena” zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

2. Punkty za kryterium merytoryczne

Jakość i atrakcyjność zdjęć dołączonych do oferty - w związku z tym, że przedmiotem zamówienia będzie wykonanie sesji zdjęciowych oraz opracowanie graficzne wybranych zdjęć, ocenie będzie podlegała również jakość i atrakcyjność przykładowych zdjęć, które Wykonawcy dołączą do oferty. Wykonawcy winni dołączyć do oferty 10 zdjęć z jednej, wykonanej poza studiem, sesji zdjęciowej o charakterze biznesowym, (tj. aranżowane zdjęcia sytuacyjne w środowisku pracy, zdjęcia ilustracyjne). Wskazane zdjęcia powinny być wykonane oraz opracowane graficznie przez fotografa, który będzie uczestniczył w realizacji przedmiotu zamówienia.

Przy ocenie załączonych, przykładowych zdjęć będzie brana pod uwagę:

1. 1. jakość techniczna zdjęć (maksymalnie 10 pkt.),
   2. ogólne wrażenie (maksymalnie 10 pkt.),
   3. walory artystyczne i kompozycja zdjęć (maksymalnie 10 pkt.),
   4. barwy, kolory i światło zdjęć (maksymalnie 10 pkt.),
   5. nowoczesne/oryginalne podejście do prezentowanej na zdjęciu treści (maksymalnie 10 pkt.).

Oceny zdjęć dokona komisja złożona z przedstawiciela władz UMB, przedstawicieli Działu Współpracy Międzynarodowej oraz Biura Promocji i Rekrutacji. W każdej z ww. pięciu kategorii będą przyznawane punktu od 0 do 10. Najwyżej oceniony Wykonawca, który załączy zdjęcia w pełni spełniające ww. oczekiwania otrzyma 50 pkt w tym kryterium oceny.

Punkty w kryterium merytorycznym będą liczbami całkowitymi (bez punktów cząstkowych).

Dostarczone wraz z formularzem ofertowym zdjęcia nie będą zwracane, zostaną dołączone do dokumentacji postępowania.

Załączone do oferty zdjęcia powinny być wykonane w technice cyfrowej i dostarczone zamawiającemu na nośniku elektronicznym w postaci plików JPEG o rozdzielczości umożliwiającej uzyskanie jak najlepszej jakości obrazu na monitorze.

III. Termin wykonania zamówienia:

Całość umowy musi być zrealizowana do 30.06.2022 r.

Harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia

1. Sesja I zostanie zrealizowana w wybranym i uzgodnionym z Zamawiającym terminie od 15.04.2022 do 15.06.2022.
2. Sesja II zostanie zrealizowana w wybranym i uzgodnionym z Zamawiającym terminie od 15.04.2022 do 15.06.2022.
3. Sesja III zostanie zrealizowana w wybranym i uzgodnionym z Zamawiającym terminie od 01.12.2021 do 15.06.2022.
4. Sesja IV zostanie zrealizowana w wybranym i uzgodnionym z Zamawiającym terminie od 15.04.2022 do 15.06.2022.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

Wykonawcy ubiegający się o udzielenie Zamówienia muszą wykazać spełnienie warunków udziału  w postępowaniu:

1. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie Zamówienia winni wykazać, że dysponują wiedzą i doświadczeniem, tzn. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali co najmniej 2 usługi na kwotę minimum 4000,00 zł brutto każda, z których każda polegała na zapewnieniu fotografa/fotografów, stylisty makijażu oraz profesjonalnego sprzętu fotograficznego (m. in. statywy, studyjne lampy błyskowe, itp.) do sesji zdjęciowych o charakterze biznesowym zrealizowanych poza studiem (tj. aranżowane zdjęcia sytuacyjne w środowisku pracy, zdjęcia ilustracyjne).
2. Wykonawca oświadczy, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (Załącznik nr 3).
3. Wykonawca posiada uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG).
4. Wnioskodawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę (osoby) posiadającą (posiadające) odpowiednie doświadczenie zawodowe. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób powinna posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. Osoba (osoby) wykonująca (wykonujące) zdjęcia musi (muszą) posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe jako fotograf i odpowiednie kwalifikacje. Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej (tych) osoby (osób), wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego.
5. Zdjęcia załączone do oferty, podlegające ocenie punktowej, muszą być wykonane przez osobę, która będzie wykonywała sesje zdjęciowe na potrzeby Zamawiającego. Jeżeli Wykonawca zamówienia przewiduje udział w sesjach więcej niż jednego fotografa, mogą być to wspólne zdjęcia tych osób.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

• dr Tomasz Maliszewski, tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Dokumenty poświadczające, iż w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali co najmniej 2 usługi na kwotę minimum 4000,00 zł brutto każda, z których każda polegała na zapewnieniu fotografa/fotografów, stylisty makijażu oraz profesjonalnego sprzętu fotograficznego (m. in. statywy, studyjne lampy błyskowe, itp.) do sesji zdjęciowych o charakterze biznesowym zrealizowanych poza studiem (tj. aranżowane zdjęcia sytuacyjne w środowisku pracy, zdjęcia ilustracyjne);

- 10 zdjęć z jednej, wykonanej poza studiem, sesji zdjęciowej o charakterze biznesowym, które będą podlegały ocenie komisji powołanej przez Zamawiającego, wykonane przez fotografa (lub fotografów), który będzie wykonywał zamówienie.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 

23.09.2021 r. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Sesja zdjęciowa - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/9/2021/TM. Nie otwierać przed 24.09.2021 r.”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

              W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci   zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy;

- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych:   iod@umb.edu.pl;
• dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
• odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, 
• dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
• podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania; 
• w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• wykonawca posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Wykonawcy:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.   

1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2  Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.