AWM/NAW/6/2021/TM

Kod CPV:
79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest usługa zamieszczenia informacji o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku w globalnej wyszukiwarce informacji o uczelniach.
2) Celem działania jest wzmocnienie procesu rekrutacji studentów z zagranicy na anglojęzyczny kierunek studiów: medycyna prowadzony przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku.
3) Zadanie jest finansowane w projekcie pt. „Wszystkie drogi prowadzą na UMB. Nowoczesne narzędzia rozwoju promocji zagranicznej i wykorzystanie technologii IT w budowie potencjału Uczelni” finansowanego przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland.
4) Tekst, grafikę oraz treści merytoryczne do zamieszczenia w globalnej wyszukiwarce przekaże Zamawiający Wykonawcy po zaakceptowaniu formularza ofertowego i złożeniu zamówienia.  
5) W ramach usługi, Wykonawca we współpracy z Zamawiającym stworzy profil Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, zgodnie z wymogami Zamawiającego.
6) Okres umieszczenia informacji o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku – 24 miesiące.
7) Liczba kierunków kształcenia, o którym zostaną zamieszczone informacje – 1 kierunek (anglojęzyczny kierunek lekarski 6-letni)

8) Umieszczenie profilu uniwersyteckiego zawierającego szczegółowe informacje na temat uniwersytetu. Profil musi zakładać możliwość wstawienia co najmniej 1 filmu promocyjnego anglojęzycznego, zdjęć, informacji tekstowych o uniwersytecie, linków, informacji o oficjalnej aplikacji Uniwersytetu – myMUB oraz linków do sklepów online z ww. aplikacją. Informacje tekstowe o uniwersytecie będą zawierały informacje o ofercie edukacyjnej, potencjale naukowym i badawczym, infrastrukturze oraz informacje na temat studiów anglojęzycznych prowadzonych w ramach English Division Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, organizacji roku akademickiego, zestaw praktycznych wskazówek dotyczących funkcjonowania społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, odnośniki do mediów społecznościowych Uczelni, linki do materiałów promocyjnych online tj. broszur/ulotek/informatorów.
9) Profil powinien zawierać pole do wpisywania i przesyłania pytań od kandydatów odwiedzających profil Uczelni, które będą przesyłane na wskazane e-maile przedstawicieli Zamawiającego.
10) Wymogiem jest, aby minimalna liczba odwiedzających portal w 2019 r. wynosiła co najmniej 2 miliony.
11) Program studiów anglojęzycznych na kierunku medycyna zostanie zindeksowany na portalu zawierającym wyszukiwarkę wszystkich programów studiów typu Master z całego świata, prowadzonych w języku angielskim oraz w ramach kryterium: medycyna lub podobnej kategorii obejmującej swoim zakresem studia medyczne.
12) Będzie istniała możliwość aktualizacji danych zamieszczonych na profilu, dowolną ilość razy, zgodnie z dyspozycją Zamawiającego.
13) Na profilu Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku nie mogą być wyświetlane reklamy / bannery innych klientów wyszukiwarki.
14) W ramach usługi, Zamawiający będzie otrzymywać kwartalne raporty dotyczące rezultatów kampanii promocyjnej, w szczególności statystyki, łącznie z informacją o kraju, skąd były wejścia na profil Uczelni przez osoby odwiedzające.
15) Wykonawca oddeleguje osobę, która będzie odpowiedzialna za współpracę z Zamawiającym, w tym za pomoc w utworzeniu profilu Uczelni, aktualizację profilu, optymalizację zakresu informacji na profilu Uczelni.
16) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
17) Wykonawca do formularza cenowego stanowiącego załącznik nr 1 dołączy szczegółowy opis proponowanych funkcjonalności, w tym wizualizację przykładowego profilu uczelni oraz statystyki odwiedzin portalu w 2019 r.
18) Płatność z tytułu realizacji usługi nastąpi w dwóch etapach: w ciągu 30 dni od wystawienia faktury za pierwsze 12 pełnych miesięcy kampanii (przekazanie faktury do Zamawiającego nastąpi w ciągu 14 dni od uruchomienia pełnego profilu Zamawiającego na portalu) oraz 30 dni of wystawienia faktury za kolejne 12 pełnych miesięcy kampanii (przekazanie faktury do Zamawiającego nastąpi w ciągu 14 dni od rozpoczęcia drugiego roku kampanii).
II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:

Cena przedmiotu zamówienia – 100%.

Zostanie wybrana oferta najtańsza spośród ofert spełniających wymogi opisane w ustępie 2 (Opis przedmiotu zamówienia). W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

20 dni od dnia akceptacji Wykonawcy i złożenia zamówienia przez Zamawiającego (okres, w którym zostanie utworzony profil Uczelni). Profil Uczelni będzie umieszczony przez 24 miesiące.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (dokument rejestrowy);
- dysponowanie co najmniej jedną osobą (tj. dedykowanym menedżerem kampanii), posiadającą co najmniej dwuletnie doświadczenie w zakresie obsługi portalu dedykowanego uczelniom oraz współpracy z klientem.
- prowadzenie globalnej wyszukiwarki informacji o programach kształcenia na całym świecie – wyszukiwarka musi działać od co najmniej 3 lat, powinna zawierać indeks uczelni z co najmniej 40 krajów świata oraz obejmować informacje o co najmniej 400 szkołach wyższych z całego świata.
- Minimalna liczba odwiedzających portal w 2019 r. wynosiła co najmniej 2 miliony.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 213 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Michał Dobrowolski

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 51 84, e-mail: michal.dobrowolski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

- Kopię aktualnego dokumentu potwierdzającego uprawnienie do prowadzenia działalności gospodarczej;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego);
- szczegółowy opis proponowanych funkcjonalności, w tym wizualizację przykładowego profilu uczelni oraz statystyki odwiedzin portalu w 2019 r.
- certyfikat rezydencji podatkowej
4. Termin składania ofert (data i godzina):

02 lipca 2021 r., godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane e-mailem w formie skanu dokumentu, pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail.

a) Oferty składane osobiście lub za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej należy złożyć w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1,
15-089 Białystok.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Wyszukiwarka globalna - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/6/2021/TM. Nie otwierać przed 02 lipca 2021 r., godz. 15.00”.

b) Oferta może zostać przesłana również pocztą elektroniczną w postaci zeskanowanych dokumentów na adres e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

    W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani     oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.
Załączniki:
- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik nr 2 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:
1)    administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2)    Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3)    dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do
  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim
  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny  
  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,
4)    odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5)    dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6)    podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7)    każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.
W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,
8)    każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9)    w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.