AWM/NAW/4/2024/TM

Kod CPV:

79822500-7 – Usługi projektów graficznych

79822000-2 - Usługi składu

1. Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:

Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie systemu identyfikacji wizualnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej), czyli skonkretyzowanego opisu procedur i oznaczeń graficznych stosowanych na uczelni.

2.  Zakres prac obejmie:

1. W zakresie elementów wizualnych:

• opracowanie księgi identyfikacji wizualnej (usystematyzowanego opisu systemu wraz z instrukcjami dot. użytkowania), na którą składać się będą: księga znaku oraz księga standardów systemu identyfikacji wizualnej.
• w zakresie opracowania łącznie 5 logo:

• odświeżenie („redesign”) logo lub wykorzystanie obecnego logo Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (UMB),
• zaprojektowanie logo jubileuszowego z okazji 75-lecia UMB,
• stworzenie logotypów dla każdego z trzech wydziałów uczelni: Wydziału Farmaceutycznego z Oddziałem Medycyny Laboratoryjnej, Wydziału Lekarskiego z Oddziałem Stomatologii i Oddziałem Nauczania w Języku Angielskim, Wydziału Nauk o Zdrowiu,
• stworzenie różnych wariantów kolorystycznych w/w 5 logo: monochromatycznych, achromatycznych itp.

• zaprojektowanie szablonu materiałów firmowych UMB:

• papieru firmowego, wizytówek, kopert firmowych, teczek,
• przygotowanie szablonu prezentacji multimedialnej,
• przygotowanie wzoru graficznego materiałów reklamowych (ulotek, długopisów, notesów itp.),
• opracowanie minimum 10 szablonów grafik zgodnych z SIW do wykorzystania m.in. w social mediach, na stronie internetowej uczelni.

2. W zakresie elementów pozawizualnych:

• Opracowanie formuły kontaktu w poszczególnych rodzajach komunikacji (w tym formuły powitania podczas rozmów telefonicznych).

Wykonawca oświadcza, że jest w posiadaniu praw autorskich do projektów graficznych (z wyłączeniem aktualnego logo UMB), które zostaną zaprezentowane Zamawiającemu w ramach przedmiotu zamówienia. Prawa autorskie do opracowanych i zaakceptowanych projektów zostaną przeniesione na Zamawiającego na wszystkich wymienionych polach eksploatacji, określonych w umowie.

3. Sposób realizacji usługi oraz kwestie organizacyjne związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

1. zweryfikowanie szczegółowych potrzeb Zamawiającego i współpraca w trybie roboczym, w tym uczestnictwo w stacjonarnym spotkaniu inicjującym w siedzibie Zamawiającego.
2. przygotowanie i przekazanie 3 wstępnych propozycji projektów. Projekty powinny nawiązywać do koncepcji przedstawionej do oceny na etapie wyboru Wykonawcy. Zakres wstępnych projektów powinien objąć: formę podstawową logo UMB, 1 wybrany szablon materiału firmowego UMB (np. wzór wizytówki, pisma) spośród wymienionych w punkcie I.2.2a) oraz krótki opis koncepcji rozwijania każdego projektu. W przypadku gdy:

• Zamawiający spośród przedstawionych projektów wybierze jeden, a wybrana i zaakceptowana wstępna wersja będzie rozwijana w kierunku opracowania SIW, we współpracy w trybie roboczym. Zgłaszanie ewentualnych uwag do konkretnego projektu skutkuje koniecznością nanoszenia zmian, z czasem realizacji do 5 dni roboczych od dnia ich zgłoszenia;
• W przypadku całkowitego odrzucenia wszystkich propozycji, Wykonawca ponownie zweryfikuje potrzeby Zamawiającego i na ich podstawie przedstawi jeden nowy, wstępny projekt. Czas realizacji wyniesie do 5 dni roboczych od zgłoszenia informacji o odrzuceniu poprzednich projektów. Każde zgłaszane zmiany w projekcie powinny być wdrożone w okresie wynoszącym do 5 dni roboczych od dnia ich zgłoszenia.

4. Wymagania wobec Wykonawcy:

1. posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG); 
2. posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w przedmiotowym zakresie. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia powinna być wykonana w sposób należyty i terminowy, czego potwierdzeniem będą przedstawione przez Wykonawcę referencje wystawione przez zewnętrzne podmioty, na rzecz których realizowane były przedmiotowe usługi. Oprócz referencji lub innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wskazanych powyżej usług (np. protokoły odbioru), Wykonawca powinien przedłożyć 3 przykładowe wykonane realizacje usług o których mowa powyżej, tj. realizacji systemów identyfikacji wizualnej. W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien zrealizować system identyfikacji wizualnej (obligatoryjnie zawierający księgę znaku i min. 3 elementy np. logo, key visual, wzory prezentacji, szablony grafik) o wartości min. 30 000 PLN brutto każdej z usług. Ich wykazanie może odbywać się na dołączonych do złożonej oferty nośnikach zewnętrznych (np. USB) lub poprzez wskazanie adresu internetowego do miejsca, gdzie można je pobrać lub obejrzeć w formularzu ofertowym (załącznik nr 1).
3. dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym oraz realizacją systemów identyfikacji wizualnych, która/którzy będzie/będą współpracować z Wykonawcą w trakcie całości prac związanych z realizacją niniejszego przedmiotu zamówienia. Wykonawca deklaruje, że osoba przygotowująca projekty graficzne do oceny w ramach kryterium „Koncepcja i atrakcyjność projektu SIW” będzie realizowała również dwujęzyczny system identyfikacji wizualnej UMB, w przypadku jego ewentualnego wyboru do realizacji zamówienia.

5. Planowany termin realizacji usługi:

Ostateczny termin protokolarnego odbioru przedmiotu zamówienia: do 14.02.2025 r.

2. Kryteria oceny:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów

1. Kryterium: Cena oferty

Zasady oceny kryterium „Cena oferty” (Kc):

• w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za całkowitą realizację zamówienia. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:

liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 60

Liczba punktów zostanie przybliżona do dwóch miejsc po przecinku.

Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 60 punktów.

2. Kryterium: „Koncepcja i atrakcyjność projektu SIW” (Kp):

Na etapie składania oferty, w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), potencjalny Wykonawca powinien przedstawić opis koncepcji realizacji SIW. Wykonawca powinien również przygotować i załączyć projekty graficzne: prezentacji multimedialnej (1 slajd tytułowy) oraz szablonu pisma na papierze firmowym w języku polskim. Przy projektowaniu można korzystać z ogólnodostępnych treści i materiałów dostępnych na oficjalnych stronach UMB (oficjalna strona, media społecznościowe).

Przedstawione projekty graficzne i opis koncepcji zostaną poddany ocenie, zgodnie z kryterium „Koncepcja i atrakcyjność projektu SIW”. Przekazanie projektów może odbywać się na dołączonych do złożonej oferty nośnikach zewnętrznych (np. USB) lub poprzez wskazanie adresu internetowego do miejsca, gdzie można je pobrać lub obejrzeć.

Przedstawienie koncepcji nie jest obligatoryjne, ale brak jej przedstawienia będzie skutkował uzyskaniem 0 pkt w ramach kryterium „Koncepcja i atrakcyjność projektu SIW”. Zamawiający ustala limit znaków dla opisu koncepcji: 5000 znaków ze spacjami. Ponadto, Wykonawca może dołączyć do koncepcji również inne załączniki (np. dodatkowe wizualizacje, grafiki).

Zasady oceny kryterium „Koncepcja i atrakcyjność projektu” (Kp):

• Dostarczony projekt zostanie poddany ocenie przez Komisję. Każdy z członków komisji przyzna od 0 do 40 pkt. Koncepcja będzie oceniana w czterech kategoriach:
  • dopasowanie (spójność z charakterem uczelni publicznej o profilu medycznym),
  • wartości artystyczne (estetyka, oryginalność, minimalizm),
  • innowacyjność podejścia (kreatywność, zastosowanie nowoczesnych metod i technik),
  • wartości użytkowe (szerokie spektrum zastosowania, funkcjonalność, ponadczasowy charakter).

Można uzyskać max. 10 pkt w ramach każdej kategorii. Ostateczna ocena tego kryterium będzie średnią z ocen wszystkich członków komisji (przybliżoną do dwóch miejsc po przecinku). W ramach tego kryterium można uzyskać maksymalnie 40 pkt.

Maksymalna liczba punktów do uzyskania: 100. Po zsumowaniu poszczególnych punktów uzyskanych przez Oferentów według w/w kryteriów zgodnie ze wzorem:

Łączna liczba punktów = Liczba punktów w ramach kryterium Kc + Liczba punktów w ramach kryterium Kp.

Zamawiający dokona wyboru Oferenta, który złożył kompletną ofertę i uzyskał najwyższą łączną ilość punktów w ramach obu kryteriów. W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów przez więcej niż jednego Oferenta, Zamawiający może wezwać Oferentów z jednakową liczbą punktów do złożenia (w terminie określonym przez Zamawiającego) ofert dodatkowych.

3. Termin lub okres wykonania zamówienia

Termin protokolarnego odbioru przedmiotu zamówienia: do 14.02.2025 r.

4. Składanie ofert

1. Termin składania ofert (data i godzina):

14.11.2024 r. godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane pocztą, złożone osobiście lub w formie elektronicznej. Decyduje data wpływu do Zamawiającego. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.

2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Miejsce i forma złożenia oferty:

1. Pocztą, osobiście lub za pośrednictwem poczty kurierskiej: ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/4/2024/TM”. Nie otwierać przed 14.11.2024 r. godz. 15:00 ”.

2. Elektronicznie: na adres mailowy: sylwia.klepacka@umb.edu.pl. W tytule wiadomości wpisać: „Zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/4/2024/TM”. Nie otwierać przed 14.11.2024 r. godz. 15:00”. Dokumenty składane elektronicznie, aby zostać rozpatrzone, muszą być podpisane podpisem elektronicznym (zaufanym lub kwalifikowalnym elektronicznym).

4. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Sylwia Klepacka, tel. + 48 85 686 51 80, mail: sylwia.klepacka@umb.edu.pl

5. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

1. oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 2)
2. kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej lub KRS, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
3. Referencje potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia w realizacji minimum 3 usług w przedmiotowym charakterze oraz 3 przykładowe wykonane realizacje systemów identyfikacji wizualnej.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:

1. do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;
2. do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
3. do zmiany zakresu postępowania.

Załączniki:

1. Załącznik 1 - Wzór formularza ofertowego;
2. Załącznik 2 - Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
3. Załącznik 3 - Wzór umowy;
4. Załącznik 4 - Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim

  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny 

  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.