AWM/NAW/3/2024/TM

Zapytanie ofertowe:

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1605, ze zm.) – wartość usługi nie przekracza 130 tys. zł netto.

1. Przedmiot zamówienia:

1. Rodzaj zamówienia

Usługi

Kod CPV: 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Zamówienie dotyczy projektu pt. „Mosty zamiast murów. Wzmocnienie komunikacji i zdolności do obsługi zagranicznych interesariuszy uczelni”. Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland (2023).
2. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (4th MUB’s International Karaoke Night), która rozpocznie się 31 stycznia 2025 r. (piątek) o godz. 19:30, a zakończy 1 lutego 2025 r. (sobota) do godz. 03:00. (termin preferowany), ew. termin alternatywny wydarzenia: od 24 stycznia 2025 r. (piątek) od godz. 19:30 do 25 stycznia 2025 r. (sobota) do godz. 03:00. W uzasadnionych sytuacjach, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB w innym terminie, uzgodnionym z Wykonawcą. W przypadku ewentualnej zmiany terminu, IV Międzynarodowa Noc Karaoke UMB zostanie przeprowadzona nie później niż do 30 kwietnia 2025 r.
3. W przypadku pogorszenia sytuacji epidemiologicznej w kraju Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu wydarzenia bez ponoszenia dodatkowych opłat, pod warunkiem poinformowania o zmianie terminu z co najmniej 10-dniowym wyprzedzeniem przez planowanym terminem wydarzenia (dotyczy zarówno pierwszego zaplanowanego terminu, jak i kolejnych terminów ustalanych w wyniku przesunięć terminów z powodu sytuacji epidemiologicznej).
4. Karaoke odbędzie się w klubie wynajętym przez Wykonawcę. Akceptowalna lokalizacja to centrum Miasta Białegostoku (przykładowe ulice w tej okolicy: Lipowa, Malmeda, Białówny, Legionowa, Rynek Kościuszki, Mickiewicza). Ostateczne miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie zostanie ustalone w trybie roboczym z Wykonawcą i będzie wymagało akceptacji Zamawiającego. Miejsce realizacji IV Międzynarodowej Nocy Karaoke powinno zostać uzgodnione najpóźniej 50 dni przed planowanym terminem wydarzenia.
5. Wykonawca ma obowiązek zapewnienia miejsca, w którym będzie odbywać się IV Międzynarodowa Noc Karaoke, spełniającego wymagania BHP i PPOŻ. Uczestnicy muszą mieć zapewnione bezpieczeństwo oraz możliwość ewakuacji zgodnie z wymaganiami przepisów przeciwpożarowych i warunków technicznych obiektu. Obiekt powinien posiadać aktualną instrukcję bezpieczeństwa pożarowego obiektu, wyjścia ewakuacyjne muszą być drożne, drogi ewakuacji właściwie oznakowane, w szczególności kierunki wyjść ewakuacyjnych, miejsce musi być wyposażone w sprawny sprzęt gaśniczy, w obiekcie muszą być umieszczone plany ewakuacji. Wykonawca musi przedłożyć Zamawiającemu oświadczenie o aktualności badań i przeglądów urządzeń i instalacji przeciwpożarowych – oświetlenia awaryjnego ewakuacyjnego, przeglądów gaśnic i hydrantów pożarowych, pomiarów instalacji elektrycznych. Jest to warunek niezbędny do akceptacji miejsca wydarzenia przez Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać numer, daty protokołów pomiarów z nazwiskami osób przeprowadzających pomiary. Wymagania dotyczące dróg ewakuacji muszą odpowiadać planowanej skali wydarzenia, tj. uczestnictwu w nim 300 osób.
6. Zamawiający zastrzga sobie prawo do przprowadzenia kontroli wybranego budynku przez pracownika UMB (specjalista ds. PPOŻ).
7. Uczestnikami IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB będą przedstawiciele całej społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (studenci z Polski, studenci zagraniczni, przedstawiciele kadry akademickiej, doktoranci, pracownicy administracyjni, absolwenci UMB). Maksymalna liczba uczestników to 300 osób.
8. Głównymi celami IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB są:

- organizacja IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB z udziałem całej, międzynarodowej społeczności UMB;

- kształtowanie postaw otwartości i tolerancji;

- zmniejszenie barier międzykulturowych;

- integracja studentów zagranicznych i kadry zagranicznej z całą społecznością akademicką Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku;

- budowanie relacji w społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku poprzez wspólne śpiewanie;

- przyczynienie się do poprawy wizerunku Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku jako instytucji otwartej na współpracę międzynarodową, dbającej o komfort cudzoziemców studiujących i pracujących na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku.

9. Wydarzenie musi być prowadzone w języku angielskim.
10. Wykonawca będzie zobowiązany do posprzątania lokalu/klubu, w tym również bufetu, zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami z przedstawicielami wynajętego lokalu/klubu.
11. Planowany termin realizacji usługi:

IV Międzynarodowa Noc Karaoke UMB rozpocznie się 31 stycznia 2025 r. (piątek) o godzinie 19:30. Po zakończeniu występów karaoke oraz rozdaniu nagród, rozpocznie się impreza taneczna, prowadzona przez DJ zatrudnionego przez Wykonawcę, która potrwa najpóźniej do godziny 03:00 dnia następnego tj. 1 lutego 2025 r. (termin preferowany), ew. termin alternatywny wydarzenia: od 24 stycznia 2025 r. (piątek) od godz. 19:30 do 25 stycznia 2025 r. (sobota) do godz. 03:00.

12. Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:

- przeprowadzenie i organizacja IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, która odbędzie się w lokalu/klubie wynajętym przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia wg dopuszczalnej lokalizacji: centrum miasta Białegostoku. Klub zostanie wynajęty wyłącznie na potrzeby organizacji IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, co oznacza uczestnictwo wyłącznie osób ze społeczności UMB;

- zakłada się klasyfikację w kategorii indywidualnej i kategorii grupowej. Jury wskaże zwycięzców, którzy zajmą miejsca I-III w każdej z tych dwóch kategorii.

I. Kategoria indywidualna

II. Kategoria grupowa: Najlepiej wykonane piosenki w duecie, tercecie lub kwartecie (niezależnie od języka/kraju).

- przeprowadzony zostanie konkurs „Jaka to melodia?”, w którym do wygrania będzie 30 nagród rzeczowych - niespodzianek w postaci wejściówek (voucherów) do kina zlokalizowanego na terenie Białegostoku;

- zostanie powołane pięcioosobowe jury konkursowe, które będzie oceniało występy i nagradzało poszczególne osoby/grupy, składające się z przedstawicieli np. studentów zagranicznych, studentów krajowych, władz i nauczycieli akademickich (po jednym przedstawicielu z każdej grupy); oprócz nagród jury zostanie przyznana nagroda publiczności na podstawie głosowania podczas imprezy. Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia głosowania;

- wszyscy uczestnicy będą z wyprzedzeniem rejestrować się za pomocą formularza dostępnego on-line. Zakres formularza zostanie ustalony w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą. Nie będzie potrzeby składania formularzy zgłoszeniowych w formie papierowej. Uczestnik będzie mógł wybrać piosenkę z dostępnej listy, lub wskazać 1 propozycję piosenki, celem dodania jej do spisu piosenek.

- Wykonawca musi przygotować propozycję spisu piosenek, które będą do wykorzystania podczas imprezy Karaoke. Ostateczny spis utworów (z propozycjami) wymagać będzie akceptacji Zamawiającego, nie później niż do tygodnia przed wydarzeniem. Spis piosenek powinien zawierać propozycje piosenek z różnych krajów, np. piosenka niemiecka, piosenka angielska, piosenka norweska, piosenka szwedzka, piosenka arabska, piosenka indyjska, piosenka hiszpańska, piosenka polska (przy czym np. piosenka niemiecka oznacza, że autorem tej piosenki może być artysta/zespół pochodzący z Niemiec. Piosenka nie musi być koniecznie śpiewana po niemiecku, może być wykonywana w innym języku);

- przygotowanie nagród rzeczowych dla laureatów oraz nagród rzeczowych niespodzianek w konkursie „Jaka to melodia?”;

- IV Międzynarodowa Noc Karaoke UMB zostanie oficjalnie otwarta przez przedstawiciela(-i) władz UMB;

- wykonawca przygotuje (projekt i druk) 200 ulotek (format A4, składane do DL, zadruk kolorowy, dwustronny) w języku angielskim z informacją o możliwości udziału w IV Międzynarodowej Nocy Karaoke na UMB i kodem QR do formularza rejestracyjnego oraz dostarczy je do siedziby UMB w Białymstoku. Wymagana jest akceptacja projektu graficznego przez Zamawiającego;

- wykonawca przygotuje (projekt i druk) 10 plakatów (format A2, zadruk kolorowy, jednostronny) w języku angielskim informujących o wydarzeniu oraz dostarczy je do siedziby UMB w Białymstoku. Wymagana jest akceptacja projektu graficznego przez Zamawiającego;

- treści merytoryczne do plakatu i ulotki zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego po podpisaniu umowy;

- zorganizowanie poczęstunku w formie zimnego bufetu dla uczestników wydarzenia. Poczestunek powinen być zapewniony na 300 osób i składać się z zimnych przekąsek. Zimne przekąski oznaczają dania w formie przystawki np.: śledź w oleju, hiszpańska tortilla ziemniaczana, galareta z kurczaka, rolada z szynki i co najmniej dwa rodzaje przekąski wegetariańskiej, jednak nie więcej niż cztery rodzaje przekąsek wegetariańskich. Zakłada się przygotowanie 8 różnych rodzajów zimnych przekąsek po 80 porcji każdej z nich, łącznie 640 porcji. Minimalna gramatura jednej porcji to ok. 150 g. Oprócz przekąsek powinny być zapewnione napoje zimne i gorące (w tym woda, dwa rodzaje soków owocowych, kawa, herbata) oraz pieczywo (co najmniej dwa rodzaje pieczywa: jasne i ciemne). Napoje zimne i gorące powinny być zapewnione bez limitu podczas całej imprezy, co najmniej do godz. 03:00. Dodatkowo, na stole z bufetem musi znajdować się informacja o finansowaniu imprezy z programu NAWA „Welcome to Poland” (2023) i stosowny logotyp, np. w formie tabliczki. Treść informacji wraz z logotypem zostanie przekazana e-mailem przez Zamawiającego.

- Zamawiający i Wykonawca uzgodnią ostateczny program przebiegu wydarzenia w trybie roboczym.

13. Zakres zadań Wykonawcy:

- udostępnienie lub wynajęcie klubu w centrum Białegostoku (przykładowe ulice w tej okolicy: Lipowa, Malmeda, Białówny, Legionowa, Rynek Kościuszki, Adama Mickiewicza) oraz zapewnienie stosownego zaplecza technicznego tj. nagłośnienia, ekranu, projektora multimedialnego, mikrofonów, plików z muzyką karaoke oraz innych akcesoriów niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. Pomieszczenie musi być klimatyzowane. Przy wyborze lokalu/klubu Wykonawca musi wziąć pod uwagę organizację bufetu zimnego. Sala powinna być dostosowana do liczby uczestników (max. 300 osób) oraz specyfiki wydarzenia. Miejsce wymaga akceptacji Zamawiającego. Kluczowym warunkiem akceptacji miejsca wydarzenia będzie pewność, że miejsce spełnia wymagania BHP i PPOŻ oraz zapewnione są bezpieczne warunki, w szczególności pod względem przeciwpożarowym oraz bezpieczeństwa ewakuacji, stosownie do liczby uczestników wydarzenia. Po stronie Wykonawcy leżeć będzie obowiązek posprzątania po IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB oraz wszelkie kontakty i ustalenia z właścicielem klubu. Wykonawca jest zobowiązany do osobistego spotkania z przedstawicielami Zamawiającego na miejscu, w klubie, w którym będzie się odbywać wydarzenie, w celu obejrzenia klubu „na żywo”, z odpowiednim wyprzedzeniem, w szczególności upewnienia się, że miejsce wydarzenia spełnia wszelkie wymagania BHP i PPOŻ. Pierwszy kontakt Wykonawcy z Zamawiającym powinien nastąpić niezwłocznie po podpisaniu umowy;

- zapewnienie osoby prowadzącej IV Międzynarodową Noc Karaoke UMB (IV International MUB’s Karaoke Night) posiadającej bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego oraz posiadającej doświadczenie w prowadzeniu eventów, w tym o charakterze muzycznym;

- zapewnienie DJ’a, który będzie prowadził imprezę taneczną po występach i rozdaniu nagród, przy czym, DJ i prowadzący IV Międzynarodową Noc Karaoke UMB może być tą samą osobą, pod warunkiem, że ma odpowiednie kompetencje w tym zakresie;

- zapewnienie nagród rzeczowych dla laureatów (miejsca I-III) wg poniższej specyfikacji:

• Ilość: 5 – nagrody dla I miejsca: dysk pamięci
• Ilość: 5 - nagrody dla II miejsca: radiobudzik
• Ilość: 5 - nagrody dla III miejsca: powerbank
• Ilość: 4 – nagroda publiczności – np. voucher na kolację w jednej z białostockich restauracji o wartości min. 100 zł na osobę (dodatkowa informacja: powinny to być 4 pojedyncze vouchery o wartości co najmniej 100 zł na wypadek gdyby nagrodę wygrał kwartet)
• Ilość: 30 – nagrody w konkursie „Jaka to melodia”  – wejściówki (vouchery) do kin na terenie Białegostoku

Minimalne parametry techniczne dla nagród rzeczowych są następujące:

• dysk pamięci: pojemność min. 1 TB, USB 3.0, wartość około 300 PLN
• radiobudzik: kolor biały, czarny lub srebrny, funkcja drzemki, możliwość ładowania smartfonów, połączenie USB, podwójny alarm,  wartość około 300 PLN
• powerbank, pojemność nominalna min. 10000 mAH, 3 wejścia USB, w tym jedno USB typu C, wartość około 200 PLN
• wejściówki (vouchery) do kin – muszą obejmować kino zlokalizowane na terenie miasta Białegostoku, do wykorzystania na dowolny seans, w dowolnym terminie w wyznaczonym okresie ważności przez podmiot obsługujący dane kino, ale nie krótszym niż 30 dni po zakończeniu IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB;

- prowadzący IV Międzynarodową Noc Karaoke powinien na początku imprezy odczytać w języku angielskim stosowną informację o organizacji wydarzenia w ramach projektu finansowanego z programu NAWA „Welcome to Poland (2023)”, której treść zostanie przekazana uprzednio przez Zamawiającego;

- uregulowanie wszystkich spraw związanych z prawem autorskim, w szczególności uregulowanie kwestii finansowych z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi tj. ZAIKS, STOART, ZPAV i innymi. Po stronie Wykonawcy należeć będzie zapłata tym organizacjom;

- wynajęty klub musi spełniać wszystkie wymogi BHP i PPOŻ, zgodnie z obowiązującym prawem;

- Wykonawca powinien opracować regulamin udziału w wydarzeniu, podkreślając wagę zapewnienia warunków BHP i ochrony przeciwpożarowej. Regulamin musi być opracowany po podpisaniu umowy w uzgodnieniu z Zamawiającym i przesłany Zamawiającemu do akceptacji. Zakres regulaminu oprócz przepisów BHP i PPOŻ obejmować będzie m.in. termin i miejsce imprezy, zasady przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników, szczegółowy program wydarzenia, zasady klasyfikacji i inne informacje ustalone wspólnie z Zamawiającym;

- przy organizacji imprezy z udziałem pracowników, studentów, absolwentów, doktorantów UMB, poza obiektami UMB, organizator (Wykonawca) ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom imprezy tj.:

1)   Wykonawca ma obowiązek uzgodnić z  Inspektoratem BHP i PPOŻ UMB, za pośrednictwem osoby wyznaczonej do kontaktów przez Zamawiającego Regulamin imprezy, Instrukcję postępowania na wypadek pożaru lub innego zagrożenia i Plan ewakuacji.

2)   Przekazać Zamawiającemu ostateczny Regulamin imprezy, Instrukcję postępowania na wypadek pożaru lub innego zagrożenia i plan ewakuacji oraz umieścić w miejscach zapewniających zapoznanie się z ich treścią na terenie imprezy.

3)   Wykonawca sprawdzi, potwierdzi w formie pisemnej i przekaże Zamawiającemu informację pisemną (wraz z kopiami dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań bezpieczeństwa w zakresie BHP i PPOŻ), czy obiekt, w którym odbywa się IV Międzynarodowa Noc Karaoke UMB spełnia wymagania pod względem bezpieczeństwa pożarowego i warunków ewakuacji m.in. czy:

a)   posiada aktualną „Instrukcję bezpieczeństwa pożarowego”,

b)   drogi i wyjścia ewakuacyjne są drożne i oznakowane znakami zgodnie z przepisami w tym zakresie oraz dostosowane do ilości uczestników (300 osób),

c)   aktualne są przeglądy i badania oświetlenia ewakuacyjnego, gaśnic i hydrantów pożarowych, Systemu Sygnalizacji Pożaru - jeżeli jest wymagany dla obiektu,

d) w przypadku wyłączenia głównego wyłącznika prądu oświetlenie awaryjne ewakuacyjne działa w sposób prawidłowy.

W przypadku stwierdzenia, że nie są zachowane wymagania bezpieczeństwa w zakresie BHP i PPOŻ, zostanie wyznaczony termin na usunięcie niezgodności. Brak usunięcia niezgodności w wyznaczonym terminie będzie podstawą do braku akceptacji przez Zamawiającego miejsca realizacji wydarzenia.

Po stronie Wykonawcy leżeć będzie zapewnienie ochrony wydarzenia. Wykonawca musi ponadto zapewnić osobę posługującą się językiem angielskim w stopniu komunikatywnym, która przy wejściu do klubu będzie weryfikować tożsamość wchodzących osób, oraz gdzie uczestnicy dostaną opaski na rękę w celu identyfikacji. Liczba pracowników ochrony zabezpieczających IV Międzynarodową Noc Karaoke UMB musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w tym m.in. z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2023 poz. 616 t.j.),

- zapewnienie wykwalifikowanego, profesjonalnego kucharza/-y, który (-rzy) przygotuje (-ą) zimne przekąski, zgodnie z założeniami zawartymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. Wykonawca może również wynająć profesjonalną firmę cateringową, celem zapewnienia poczęstunku. Zimne przekąski muszą być świeże, przyrządzone w dniu dostawy (w dniu imprezy, tj. 31 stycznia lub 24 stycznia 2025 r.), na bazie produktów najwyższej jakości i z zachowaniem bezpieczeństwa żywności zgodnie z obowiązującymi normami HACCP. Ostateczna propozycja menu z zimnymi przekąskami i napojami zimnymi i gorącymi wymaga akceptacji Zamawiającego najpóźniej 10 dni roboczych przed wydarzeniem.

- zapewnienie innych osób, zaangażowanych w prawidłową i zgodną z umową realizację przedmiotu zamówienia;

- zapewnienie niezbędnych akcesoriów i sprzętów kuchennych umożliwiających przygotowanie zimnych przekąsek. Wykonawca musi zapewnić również jednorazowe kubki, talerzyki, sztućce, serwetki i inne artykuły służące do organizacji zimnego bufetu, z uwzględnieniem liczby uczestników.

- transport zimnych przekąsek i napojów na miejsce wydarzenia;

- przygotowanie (projekt i druk) 200 ulotek oraz 10 plakatów wg wymogów opisanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Projekty graficzne ulotek i plakatów wymagają pisemnej akceptacji Zamawiającego przed drukiem oraz muszą być dostarczone na miejsce wskazane przez Zamawiającego na terenie Białegostoku wraz z rozładunkiem;

- przygotowanie uproszczonych grafik do social mediów (na bazie plakatu) – wymiary grafik: 1080x530 (2:1) – na rotator, 682x460 – na rotator anglojęzyczny; 756x567 – na Facebook;

- wszystkie inne czyności niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia;

- sporządzenie krótkiego raportu (max. 1800 znaków ze spacjami) z przebiegu IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (4th International MUB’s Karaoke Night) w terminie do  5 dni roboczych po wydarzeniu;

- Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia wszystkich przygotowanych materiałów (m.in. ulotek, plakatów), artykułów promocyjnych i dokumentów związanych z realizacją Projektu, które podawane są do wiadomości publicznej lub przeznaczone dla grupy docelowej logotypem NAWA oraz informacją o dofinasowaniu w ramach Programu Welcome to Poland  (2023) Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej.

14.  Sposób dowiezienia i przygotowywania posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Zachodzi tu również potrzeba, we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, spełnienia wymogów przeciwpożarowych oraz odpowiedzialności za produkty i sprzęt dostępne podczas imprezy.
15.  Informacja i promocja

Wykonawca umieści na wszelkich materiałach i dokumentach powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia informację w języku polskim lub języku angielskim o nazwie wydarzenia (IV Międzynarodowa Noc Karaoke UMB / 4th International MUB’s Karaoke Night) i projektu oraz odpowiednie logotypy (Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej), które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową, niezwłocznie po podpisaniu umowy. Promocja IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB będzie prowadzona przez Dział Współpracy Międzynarodowej UMB.

16.  Polityka równych szans

Wykonawca zapewni:

- dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia wszystkim uczestnikom IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn;

- przestrzeganie polityki równych szans podczas wydarzenia, w szczególności stosowanie języka równościowego;

- używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć.

3. Wymagania wobec Wykonawcy

1. Posiadanie doświadczenia w prowadzeniu i organizowaniu eventów, w tym o charakterze muzycznym. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 5 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 5 wydarzeń o charakterze eventowym, w tym minimum 2 o charakterze muzycznym, każde z udziałem co najmniej 50 osób. Wykonawca powinien podać informacje o każdej ze zrealizowanych usług w formularzu ofertowym.
2. Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, tj.

- osobą prowadzącą IV Międzynarodową Noc Karaoke UMB, posiadającą co najmniej dwuletnie, udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń o charakterze eventowym, w tym w przeprowadzeniu co najmniej 2 eventów o charakterze muzycznym oraz posiadającą bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego;

- DJ-em, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na tym stanowisku (może to być osoba prowadząca IV Międzynarodową Noc Karaoke UMB, jeżeli posiada odpowiednie kompetencje),

- kucharzem, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na stanowisku kucharza (jeśli Wykonawca będzie przygotowywał przekąski we własnym zakresie, bez angażowania podwykonawców),

- dodatkowymi kucharzami lub innymi osobami niezbędnymi do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia. Wykonawca poda imiona i nazwiska osób zaangażowanych w realizację przedmiotu zamówienia w formularzu ofertowym. Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższych wymagań dla osoby prowadzącej, DJ’a i kucharza (jeżeli dotyczy) oświadczeniem na formularzu ofertowym.

4. Kryteria oceny:

1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:

- Cena oferty – max. liczba – 70 pkt – w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia;

- Doświadczenie Wykonawcy w realizacji eventów muzycznych, liczba zrealizowanych usług polegających na realizacji eventów muzycznych – max. liczba – 30 pkt.

2) Zasady oceny kryterium „Cena oferty”

- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (IV International MUB’s Karaoke Night). Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:

- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 70;

- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 70 punktów. Punktacja pozostałych ofert zostanie przybliżona do dwóch miejsc po przecinku.

3) Zasady oceny kryterium „Doświadczenie Wykonawcy”.

- W kryterium „Doświadczenie Wykonawcy” ocena zostanie dokonana na podstawie liczby zrealizowanych usług polegających na realizacji eventów muzycznych w okresie ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie.

- Ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad:

dwa eventy muzyczne: 5 punktów;

trzy - cztery eventy muzyczne: 10 punktów;

pięć - sześć eventów muzycznych: 20 punktów;

siedem i więcej eventów muzycznych: 30 punktów.

W celu potwierdzenia liczby punktów przysługujących w ramach kryterium,  Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczbę i wykaz przeprowadzonych eventów, w tym muzycznych, wraz z podaniem, na rzecz jakich podmiotów zostały one przeprowadzone w okresie ostatnich pięciu lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Za podane w ramach kryterium Doświadczenie Wykonawcy w realizacji eventów zrealizowane usługi Wykonawcy otrzymają punkty wg zasad określonych powyżej.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia.

Zostanie wybrana oferta z największą łączną liczbą punktów.

2. Termin lub okres wykonania zamówienia

Zamówienie będzie wykonywane od momentu podpisania umowy. IV Międzynarodowa Noc Karaoke UMB (IV International MUB’s Karaoke Night) rozpocznie się 31 stycznia 2025 r. (piątek) o godz. 19:30, a zakończy 1 lutego 2025 r. (sobota) o godz. 03:00 (termin preferowany), ew. alternatywny termin wydarzenia: od 24 stycznia 2025 r. (piątek) od godz. 19:30 do 25 stycznia 2025 r. (sobota) do godz. 03:00.

3. Składanie ofert

Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej.

1. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Urszula Roszkowska – Specjalista w Dziale Współpracy Międzynarodowej

Telefon kontaktowy, e-mail:

+ 48 85 686 51 76, urszula.roszkowska@umb.edu.pl

2. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

1. Dokument rejestrowy Wykonawcy, poświadczający prowadzenie działalności gospodarczej w obszarze zgodnym z przedmiotem zamówienia;
2. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego);
3. Referencje lub inne dokumenty wystawione przez od Zamawiających, na rzecz których były wykonywane usługi wykazane w ramach doświadczenia Wykonawcy.

3. Termin składania ofert (data i godzina) oraz miejsce składania ofert:

21.08.2024 r. do godz. 15:00.

Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku

1. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej w następujący sposób: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na przeprowadzenie IV Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB – AWM/NAW/3/2024/TM - Nie otwierać przed dniem 22.08.2024 r.. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. Nie ma możliwości składania ofert częściowych;
2. Ofertę należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem np. Poczty Polskiej czy usługi kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

4. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:

- do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;

- do zmiany zakresu postępowania;

5. Załączniki:

1. Formularz ofertowy;
2. Wzór umowy;
3. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych;
4. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
5. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego. 

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanych z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1) administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,

2) Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,

3) dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł, na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4) odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,

5) dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,

6) podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,      

7) każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8) każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,

9) w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.