AWM/NAW/5/2025/TM

Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk ulotek w ramach projektów: „Wszędzie dobrze, ale w UMB najlepiej. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na arenie międzynarodowej” oraz „valuEU - Strengthening the Potential of the Medical University of Bialystok in the Eunice European University”

Wykonawca wybrany zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2024 r., poz. 1320) – wartość usługi nie przekracza

130 tys. zł netto.

Nr sprawy: 

AWM/NAW/5/2025/TM

Data (wystawienia):

03.04.2025 r.

Kod CPV:

79822500-7 – Usługi projektów graficznych

79823000-9 – Usługi drukowania i dostawy

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku anglojęzycznych ulotek na potrzeby Działu Współpracy Międzynarodowej w ramach projektów: „Wszędzie dobrze, ale w UMB najlepiej. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na arenie międzynarodowej” oraz „valuEU - strengthening the potential of the Medical University of Bialystok in the EUNICE European University”.
2. Usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku anglojęzycznych ulotek będzie realizowana w podziale na części. Zamawiający nie dopuszcza ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę na obie części.

II. Szczegółowe specyfikacje zamówienia

Zamówienie podzielono na dwie części, które tworzą integralną całość:

CZĘŚĆ 1. Opis przedmiotu zamówienia (Cz. 1)

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 1000 sztuk ulotek anglojęzycznych dla Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.
2. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pt. „Wszędzie dobrze, ale w UMB najlepiej. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na arenie międzynarodowej”. Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland (2023).

Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland (2023).

3. Celem działania jest promocja zarówno Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, Działu Współpracy Międzynarodowej jak również Welcome Centre działającego w strukturze Działu Współpracy Międzynarodowej. Ulotki będą wykorzystywane podczas promocji w okresie rekrutacji na anglojęzyczne studia na kierunku lekarskim w ramach English Division. Ponadto będą przekazywane osobom odwiedzającym Welcome Centre oraz studentom English Division. Ulotki będą służyły jako materiały promocyjne podczas spotkań i wydarzeń o charakterze międzynarodowym.
4. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje ulotki z uwzględnieniem poniższych wymagań:

Parametry techniczne ulotek:

- liczba ulotek: 1000 sztuk

- format: A4 składany na 3 do formatu DL,

- papier: kreda błysk 130g,

- nadruk: 4+4 CMYK,

- falcowanie do DL w „C”.

CZĘŚĆ 2. Opis przedmiotu zamówienia (Cz. 2)

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 1000 sztuk ulotek anglojęzycznych dla Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.
2. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pt. valuEU – strengthening the potential of the Medical University of Bialystok in the EUNICE European University”. Projekt jest realizowany w ramach Programu ,,Wsparcie Uniwersytetów Europejskich” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Projektu pn. Wsparcie sojuszy Uniwersytetów Europejskich o numerze FERS.01.05.-IP.08-0219/23 (Projekty FERS).

3. Celem działań jest promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku oraz jego udziału jako partnera stowarzyszonego w sojuszu EUNICE. Ulotki będą rozpowszechniane podczas europejskich targów edukacyjnych (na stoisku wystawienniczym) połączonych z konferencją oraz innych wydarzeń oraz spotkań, w których udział weźmie UMB oraz EUNICE.
4. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje ulotki z uwzględnieniem poniższych wymagań:

Parametry techniczne ulotek:

- liczba ulotek: 1000 sztuk

- format: A4 składany na 3 do formatu DL,

- papier: kreda błysk 130g,

- nadruk: 4+4 CMYK,

- falcowanie do DL w „C”.

Informacje ogólne:

1. Tekst i wszelkie treści merytoryczne do ulotek Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Treści zostaną przesłane pocztą elektroniczną. Grafika zostanie zapewniona częściowo przez Zamawiającego i częściowo przez Wykonawcę. Wykonawca oświadcza, że posiada autorskie prawa do grafik, które zostaną umieszczone w ulotkach.
2. Wykonawca przedstawi trzy projekty graficzne każdej ulotki nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego, z których Zamawiający wybierze i zaakceptuje jeden projekt graficzny, do którego może poprosić o poprawki. W przypadku braku wyboru przez Zamawiającego projektu do realizacji, Wykonawca zostaje zobligowany do przedstawienia trzech kolejnych projektów każdej ulotki w terminie nie późniejszym niż 2 dni robocze od dnia braku akceptacji przez Zamawiającego przedstawionych projektów graficznych. W przypadku ponownego przedstawienia projektów graficznych Zamawiającemu przez Wykonawcę, Zamawiający dokona wyboru w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od dnia otrzymania kolejnych koncepcji graficznych do akceptacji.
3. Projekt graficzny ulotek powinien być projektem nowoczesnym, atrakcyjnym dla odbiorcy. Wszelkie szczegóły Wykonawca może konsultować w dowolnej formie (tj. za pośrednictwem spotkań bezpośrednich, spotkań on-line, przez kontakt telefoniczny, korespondencję mailową) z Zamawiającym w okresie obowiązywania umowy.
4. Ulotki powinny zawierać logotypy i , które są określone przez powstający system identyfikacji wizualnej (SIW) Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Dodatkowo dla części II, projekt ulotki powinien uwzględnić księgę identyfikacji wizualnej sojuszu EUNICE, która zostanie udostępniona przez Zamawiającego.
5. Realizacja przygotowania i wydruku rozpocznie się po e-mailowej akceptacji projektu graficznego ulotek przez Zamawiającego. Skład, łamanie, wydruk i dostarczenie do siedziby Zamawiającego nastąpi w terminie wskazanym w umowie.
6. Zamawiający przekaże wybranemu w wyniku przeprowadzenia postępowania Wykonawcy do wglądu egzemplarz ulotki o tożsamych lub podobnych parametrach technicznych (przygotowany w ramach wcześniejszych działań Zamawiającego). Wykonawca zobowiązuje się do ich przygotowania o nie niższych parametrach technicznych i jakości wydruku oraz kolorystyki niż egzemplarz poglądowy.
7. Wykonawca wraz z formularzem ofertowym udostępni trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy ulotek.
8. Wykonawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę/-y posiadającą/-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem ulotek. Wykonawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby/osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób  powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
9. Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
10. Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
11. Wykonawca dostarczy zamówienie do siedziby UMB we wskazane miejsce (na terenie Białegostoku).
12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
13.  Oferty złożone tylko na jedną część będą potraktowane jako niekompletne, co będzie skutkować ich odrzuceniem.
14. Każda część wskazana w opisie przedmiotu zamówienia stanowi integralną całość przedmiotu zamówienia.

III. Kryteria wyboru ofert

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następującego kryterium:

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

Punkty w ramach kryterium Cena przedmiotu zamówienia zostaną przyznane wg wzoru:

Suma Punktów = Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej x 100%

Cena podana przez Wykonawcę w formularzu cenowym powinna obejmować realizację obu części zamówienia.

Zostanie wybrana oferta najtańsza. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

IV. Termin wykonania zamówienia:

Najpóźniej 30 dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego.

V. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG); 

- dysponowanie, co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem ulotek;

- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku ulotek. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia. Referencje mogą obejmować szersze zamówienia, które obejmują swoim zakresem wydruk ulotek.

W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien wydrukować co najmniej 300 sztuk ulotek.

VI. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 206 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

Mgr Urszula Roszkowska

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 51 76, e-mail: urszula.roszkowska@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku ulotek. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk ulotek.  Zamawiający oczekuje przedstawienia kopii zaświadczeń i/lub referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających, protokoły odbioru, itp.);

- Wykonawca załączy do swojej oferty co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy ulotek.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 

11.04.2025 r. do godz. 09.00.

Oferty mogą zostać przesłane pocztą tradycyjną, kurierem lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk ulotek - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/5/2025/TM. Nie otwierać przed 11.04.2025 r. godz. 09.00”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1,

15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy;

- Załącznik nr 3 –  wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanego z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.