AWM/INT/10/2024/TM

1. Przedmiot zamówienia:

1. Rodzaj zamówienia:

Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zwykłego tłumaczenia pisemnego (kod CPV: 79530000-8 – Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych) z języka polskiego na język angielski oraz z języka angielskiego na język polski dokumentów związanych z umiędzynarodowieniem Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku – dokumenty związane ze współpracą międzynarodową, z procedurami ubiegania się o akredytacje zagraniczne, z ogłaszaniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i zapytań ofertowych, tłumaczenie materiałów na potrzeby bieżących działań z zakresu promocji międzynarodowej, umów zlecenia, międzynarodowych umów bilateralnych, porozumień międzynarodowych, listów intencyjnych i innych dokumentów związanych z umiędzynarodowieniem UMB.

2. W ramach tłumaczenia przewiduje się tłumaczenia dokumentów przekazywanych sukcesywnie przez Zamawiającego w toku realizacji umowy. Objętość materiałów przeznaczonych do tłumaczenia: do 1500 stron znormalizowanego maszynopisu (jedna strona znormalizowanego maszynopisu = 1 800 znaków ze spacjami). Znormalizowany maszynopis odnosi się do objętości tekstu źródłowego. Objętość materiałów do tłumaczenia może ulec zmniejszeniu. W przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego podanego limitu stron, płatność nastąpi za przetłumaczoną w toku trwania całej umowy liczbę stron. Wykonawcy nie będzie przysługiwać wówczas odszkodowanie. Tłumaczenia będą dokonywane na podstawie zleceń przekazywanych przez Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej w toku realizacji przedmiotu zamówienia, przez wyznaczoną osobę ze strony Zamawiającego.

3. Jednorazowe zlecenie do tłumaczenia nie będzie przekraczać 150 stron znormalizowanego maszynopisu. Zamawiający przewiduje, że objętość tekstu do przetłumaczenia w ramach pojedynczego zlecenia będzie wynosić w przeważającej mierze nie więcej niż 15 stron znormalizowanego maszynopisu.

4. W ramach tłumaczenia, Zamawiającemu przysługuje pula stron do tłumaczenia, o łącznej objętości nie przekraczającej 350 stron znormalizowanego maszynopisu, które Zamawiający może oznakować klauzulą: PILNE. Materiały takie muszą być przetłumaczone przez Wykonawcę w terminie nie przekraczającym 2 dni roboczych. Termin biegnie od następnego dnia roboczego po dniu, w którym przekazano dokumenty do tłumaczenia. Objętość jednorazowego zlecenia oznaczonego klauzulą PILNE nie będą przekraczać 30 stron znormalizowanego maszynopisu.

5. Materiały do tłumaczenia zostaną dostarczone Wykonawcy w postaci pliku doc/docx (word), xlsx (excel) lub w następujących formatach: pdf, jpeg, png na wskazany w umowie adres e-mail.

3. Kryteria oceny:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następującego kryterium:

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

2. Termin lub okres wykonania zamówienia:

Nie więcej niż 2 dni robocze od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku zleceń oznakowanych w momencie przekazywania klauzulą: PILNE (tryb pilny).

Nie więcej niż 4 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku zleceń nie przekraczających 30 stron znormalizowanego maszynopisu (tryb zwykły)

Nie więcej niż 7 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku zleceń przekraczających 30 stron znormalizowanego maszynopisu (tryb zwykły)

W przypadku tłumaczeń (w trybie zwykłym i pilnym), termin biegnie od następnego dnia roboczego po dniu, w którym przekazano dokumenty do tłumaczenia.

Całość przedmiotu umowy zostanie wykonana najpóźniej do dnia 31.03.2026 r lub do wyczerpania ilości stron, o której mowa w §1 ust. 3.

3.  Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. Uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych;
2. Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej trzech usług polegających na realizacji tłumaczeń pisemnych o tematyce medycznej z języka polskiego na język angielski lub z języka angielskiego na język polski na potrzeby instytucji publicznej lub niepublicznej, każda o objętości co najmniej 70 stron znormalizowanego maszynopisu.
3. W celu potwierdzenia doświadczenia, Wykonawca poda w formularzu ofertowym liczbę i wykaz zrealizowanych usług tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski lub z języka angielskiego na język polski na potrzeby instytucji publicznej lub niepublicznej o tematyce medycznej, każda o objętości co najmniej 70 stron znormalizowanego maszynopisu, oraz dołączy dokumenty potwierdzające należyte wykonanie ww. usług (np. referencje, protokoły odbioru).
4. Osoba (osoby) dokonująca tłumaczenia musi posiadać uprawnienia tłumacza przysięgłego oraz posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie (od ukończenia studiów) w tłumaczeniu pisemnym w zakresie języka angielskiego obejmującym tematykę medyczną. Zamawiający może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających ten fakt.

4.  Składanie ofert:

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich, pokój nr 205.

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

Adam Raczyński, tel. +48 85 686 51 76, e-mail: adam.raczynski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) należy dołączyć:

1. Dokument potwierdzający uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych;
2. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);
3. Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym na potwierdzenie posiadania wymaganego doświadczenia i należycie wykonanej usługi (np. referencje, protokół odbioru).
4. Na żądanie Zamawiającego – dokumenty potwierdzające kwalifikacje osób, które będą dokonywać tłumaczenia.

4. Termin składania ofert (data i godzina):

19.12.2024 r. do godz. 15:00

5. Miejsce składania ofert:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku.

1. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Tłumaczenia pisemne z języka polskiego na język angielski – sprawa nr AWM/INT/10/2024/TM – nie otwierać przed dniem 20.12.2024r.”.
2. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

6. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
7. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo do:

- pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;

- zmiany zakresu postępowania.

Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy (wzór),

Załącznik nr 2 – Umowa (wzór),

Załącznik nr 3 – Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (wzór).

Załącznik 4 – Protokół zdawczo-odbiorczy (wzór)

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanych z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny 

  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.