OWBK.613.1.5.2023

1. Zamawiający:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku

ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok

www.umb.edu.pl, e-mail: owbk@umb.edu.pl

2. Postanowienia ogólne:

1. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1).
2. Zamawiający nie przewiduje złożenia ofert częściowych.
3. Zamawiający nie przewiduje złożenia ofert wariantowych.
4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie dokumenty składane w języku obcym powinny zostać złożone wraz z ich tłumaczeniem na język polski.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy do wykonania usługi administrowaniu zwrotami kosztów dojazdów uczestnikom badania z miejsca zamieszkania uczestnika badania do Ośrodków, w których wykonywane są badania oraz z Ośrodków do miejsca zamieszkania uczestnika badania.

Usługa będzie realizowana w ramach badania pn. Randomizowane, kontrolowane, podwójnie zaślepione badanie kliniczne oceniające wpływ leczenia metforminą na funkcję endometrium u kobiet z rozpoznaną idiopatyczną niepłodnością, zwany dalej METIN.

Projekt, w ramach którego wykonywana jest usługa, realizowany jest przez Zamawiającego ze środków Agencji Badań Medycznych w konkursie na niekomercyjne badania kliniczne w obszarze chorób cywilizacyjnych nr ABM/2021/3.

Badanie zakłada włączenie 200 uczestników badania. Na podstawie harmonogramu procedur badania założono, że średnio każdy z uczestników będzie uczestniczyć w 8 wizytach uprawniających go do zwrotu kosztów dojazdu.

Zwrot kosztów dojazdów uczestników badania klinicznego dokonywany jest zgodnie z limitami określonymi w przepisach: Ustawa z dnia 6.09.2001 r. o transporcie drogowym oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (tzw. „kilometrówka”).

Refundacja będzie się odbywać na podstawie kosztów poniesionych przez uczestników badania klinicznego w kwocie nieprzekraczającej 40 PLN za wizytę na podstawie imiennie wystawionego dokumentu księgowego (bilet imienny lub faktura) lub oświadczenia o ilości przejechanych kilometrów w celu odbycia wizyty, nazwie pojazdu i pojemności silnika pojazdu.

Zamawiający przewiduje wykonanie 1600 szt. zwrotów za koszty dojazdu.

2. Metoda rozliczania z Zamawiającym:

1. Rozliczenie za wykonane usługi odbywać się będzie w okresach kwartalnych, na podstawie faktury za dany kwartał, jeśli Wykonawca otrzymał od Badacza wnioski uczestników badania do rozliczenia.
2. Wykonawca razem z fakturą za usługę przekazuje Zamawiającemu spseudonimizowane dane uczestników badania, posługując się numerem ewidencyjnym uczestników, nadanym przez Ośrodek, którym należy się zwrot kosztów podróży oraz podaje ich wysokość.
3. Na podstawie otrzymanej faktury Zamawiający wypłaca Wykonawcy:

a) wynagrodzenie  za obsługę administracyjną zwrotu kosztów dojazdu na wizyty, poniesionych przez uczestnika badania,

b) równowartość kosztów dojazdu poniesionych przez uczestnika badania na wizyty, z uwzględnieniem maksymalnej kwoty zwrotu za wizytę z pkt 3.1. (opis przedmiotu zamówienia)

4. Zamawiający dokona płatności faktury przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie do 14  dni od dnia wystawienia faktury. W terminie 7 dni od dnia otrzymania środków pieniężnych od Zamawiającego Wykonawca dokona na rzecz Uczestnika badania, na wskazany przez niego rachunek bankowy, zwrotu przekazanej przez Zamawiającego równowartości kosztów dojazdu.
5. Obowiązki Wykonawcy w ramach realizacji zamówienia określa wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

4. Termin realizacji zamówienia (umowy):

Wykonawcy zostanie udzielone zamówienie na okres od 02.01.2024r. do 30.09.2027r. 

5. Zakaz powiązań

1. Zamówienie może zostać udzielone osobie nie powiązanej osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym – Uniwersytetem Medycznym w Białymstoku.

Przez powiązania  kapitałowe  lub  osobowe  rozumie  się  wzajemne  powiązania  między  Zamawiającym lub  osobami  upoważnionymi  do  zaciągania  zobowiązań  w  imieniu  w/w podmiotu  lub  osobami wykonującymi w imieniu w/w podmiotu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem  procedury  wyboru  wykonawcy  a  wykonawcą,  polegające w szczególności na:

a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji,

c.  pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może  budzić  uzasadnione wątpliwości,  co  do  bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności  pozostawaniu  w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2.  Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawcę niespełniającego przesłanek wymienionych w ustępie powyżej, a jego oferta zostanie odrzucona.

3.  Wykonawca zobowiązany jest do załączenia oświadczenia o braku powiązań – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

6. Warunki udziału w postępowaniu

1. O udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą ubiegać się podmioty, które zrealizowały/realizują co najmniej jedną tego rodzaju usługę w okresie 3 ostatnich lat przed dniem składania ofert, o wartości nie niższej niż 20 000 zł brutto.
2. Wykonawca, w celu wykazania spełniania warunków określonych w ust. 1 powyżej, składają wraz z ofertą dokumenty potwierdzające posiadane doświadczenie, np. referencje, umowy, protokoły odbioru wykonania usługi.
3. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 2.

7. Sposób przygotowania oferty:

1. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.
2. Oferta wraz z załącznikami powinna zostać podpisana własnoręcznie przez Wykonawcę, a następnie zeskanowana i dołączona do wiadomości e-mail.
3. Oferta powinna zawierać:

1. wypełniony formularz ofertowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego,
2. oświadczenie o braku powiązań, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego,
3. dokumenty potwierdzające spełnienie warunków określonych w pkt 6.2

8. Sposób obliczenia ceny oferty:

1. Oferta powinna wskazywać cenę brutto za wykonanie usługi.
2. Zaoferowana cena powinna obejmować wszystkie koszty realizacji zamówienia.
3. Cena powinna być wyrażona cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4. W przypadku, gdy cena wyrażona cyfrowo będzie różna od ceny wyrażonej słownie Zamawiający jako właściwą przyjmie cenę wyrażoną słownie.
5. Cena winna być określona wyłącznie w złotych polskich. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone wyłącznie w walucie polskiej.
6. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
7. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

9. Wybór Wykonawcy

1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert we wskazanym przez Zamawiającego terminie.
2. W razie braku złożenia niezbędnych oświadczeń lub dokumentów Zamawiający może wezwać Wykonawcę do ich uzupełnienia w określonym terminie.
3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy z Zamawiającym, Wykonawca może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

10. Podstawy unieważnienia postępowania

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. Zamawiający może unieważnić postępowanie w szczególności w przypadku, gdy:

1. nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
2. oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
3. środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia nie zostały mu przyznane, lub wcześniej przyznane zostały cofnięte.

11. Wzór umowy

1. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
2. Złożenie przez Wykonawcę oferty jest równoznaczne z akceptacją wzoru umowy oraz zobowiązaniem do zawarcia umowy na warunkach w niej określonych.
3. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.