AWM/NAW/1/2024/TM

Kod CPV:

63511000-4: Organizacja wycieczek
63514000-5: Usługi świadczone przez przewodników turystycznych
60100000-9: Usługi w zakresie transportu drogowego
55300000-3: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1. Usługa polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu jednodniowej imprezy o charakterze turystycznym pt. „Welcome to Bialystok - III International Sightseeing Day”. Zamówienie dotyczy projektu „Mosty zamiast murów. Wzmocnienie komunikacji i zdolności do obsługi zagranicznych interesariuszy uczelni". Projekt finansowany jest przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland (2023).
2.  Impreza odbędzie się w sobotę 19.10.2024 r. (rozpoczęcie około godz. 9.00, zakończenie maksymalnie do godz. 19.00).
3. Uczestnikami będą przedstawiciele całej społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (studenci z Polski, studenci zagraniczni, przedstawiciele kadry badawczo-dydaktycznej, doktoranci, pracownicy administracyjni, absolwenci UMB). Maksymalna liczba uczestników to 90 osób.
4. Wydarzenie musi być prowadzone w j. angielskim.
5. Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:
   1. Zwiedzanie Białegostoku w j.angielskim (bez wchodzenia do dodatkowo płatnych atrakcji turystycznych, innych niż przedstawione w programie wydarzenia), czas trwania do 2h, w podziale na 2 grupy zwiedzających;
   2. Przejazd uczestników z Białegostoku (spod Pałacu Branickich) do Kruszynian, dwoma autokarami;
   3. Po przyjeździe do Kruszynian, nastąpi poczęstunek uczestników wydarzenia przekąską „do ręki” w postaci produktu regionalnego (przykładowo: sękacz, lokalne pieczywo na słodko/słono itp.) oraz ciepłego napoju (kawa lub herbata z cytryną), 90 porcji. Niewykorzystane porcje zostaną zapakowane i przekazane Zamawiającemu;
   4. Zwiedzanie Kruszynian (z wejściem i oprowadzaniem po meczecie muzułmańskim, cmentarzu muzułmańskim) w j.angielskim, czas trwania do 2h, w podziale na minimum 2 grupy zwiedzających;
   5. Obiad w Kruszynianach z degustacją kuchni regionalnej i tatarskiej. W uzasadnionych merytorycznie przypadkach, Zamawiający dopuszcza organizację obiadu oraz gier i zabaw integracyjnych w innym miejscu niż Kruszyniany, jednakże będzie to wymagało zgody Zamawiającego. W takim przypadku, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu autokarem dla wszystkich uczestników do miejsca obiadu i gier integracyjnych oraz powrotu na miejsce początkowej zbiórki (przystanek pod Pałacem Branickich, Jana Kilińskiego 1, Białystok).

   6. Gry i zabawy integrujące uczestników, prowadzone w j.angielskim, czas trwania około 1,5 h;

   7. Powrót uczestników autokarami z Kruszynian do Białegostoku najpóźniej do godz. 19.00 (przystanek pod Pałacem Branickich).

6. Zakres zadań Wykonawcy:
   1. Zapewnienie obsługi minimum dwóch przewodników turystycznych biegle posługujących się j.angielskim podczas całego wydarzenia (od godz. 9.00 do zakończenia imprezy około godz. 19.00). Jeden przewodnik powinien przypadać na jeden autokar/jedną grupę zwiedzających;
   2. Zapewnienie dwóch autokarów mogących przewieźć łącznie 90 osób na trasie Białystok-Kruszyniany-Białystok;
   3. Po przyjeździe do Kruszynian zapewnienie uczestnikom poczęstunku/przekąski w postaci produktu regionalnego „do ręki” oraz ciepłego napoju (kawa lub herbata z cytryną) (min. 90 porcji);
   4. Zakup biletów wstępu (jeżeli są konieczne) do meczetu i cmentarza dla uczestników imprezy wraz z oprowadzaniem;
   5. Zorganizowanie obiadu z degustacją potraw regionalnych i tatarskich dla uczestników imprezy. Miejsce uroczystego obiadu oraz menu musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego;
   6. Zorganizowanie gier i zabaw przygotowanych w celu integracji uczestników o długości trwania do 1h 30 min. Wykonawca powinien posiadać dwa warianty zabaw (jeden do wyboru): na świeżym powietrzu lub w pomieszczeniu w wypadku złej pogody. Zabawy integracyjne mogą odbywać się w tym samym miejscu, w którym będzie odbywał się obiad;
   7. Wykonawca powinien również zapewnić osobę/osoby do poprowadzenia zabaw posługujące się biegle j.angielskim (mogą być to te same osoby, które pełnią rolę przewodników turystycznych, o ile posiadają odpowiednie kompetencje). Kompetencje językowe będą poddane weryfikacji przez Zamawiającego z wyprzedzeniem. W przypadku stwierdzenia braku odpowiednich kompetencji językowych Zamawiający poprosi o wskazanie osoby z odpowiednimi kompetenecjami. Scenariusz gier i zabaw będzie przedstawiony przed wydarzeniem do akceptacji i weryfikacji przez Zamawiającego.
7. Specyfikacja uroczystego obiadu:
   1. Obiad powinien składać się z menu bufetowego dla 90 osób, które powinno zawierać:
      •  minimum 4 rodzaje przekąsek zimnych kuchni regionalnej, w tym 2 rodzaje przekąsek wegetariańskich, po min. 100 porcji każda, min. 150 g/porcja;
      •  minimum 2 rodzaje sałat i sałatek po min. 100 porcji każda, min. 100-150 g/porcja;
      •  minimum 4 rodzaje dań ciepłych (w tym min. dwa dania z kuchni tatarskiej tj. np. pierkaczewnik i/lub kołduny oraz jedno danie wegetariańskie), po min. 100 porcji każde danie, ok. 160-200 g/porcja;
      • minimum 3 rodzaje deserów po min. 100 porcji każdy, ok. 150-200 g/porcja.
   2. Dla wszystkich osób powinny być zapewnione w nielimitowanej ilości: napoje gorące (kawa, herbata) oraz zimne (woda gazowana i niegazowana oraz min 2 rodzaje soków owocowych). Dodatkowo Wykonawca usługi zapewni wodę gazowaną i niegazowaną w butelkach o pojemności 0,5l dla uczestników gier i zabaw integracyjnych w ilości 75 szt. wody niegazowanej i 25 szt. wody gazowanej,
   3. Wykonawca przedstawi menu do akceptacji Zamawiającego,
   4. Wykonawca zapewni niezbędną obsługę kelnerską wydarzenia oraz odpowiednią liczbę naczyń i sztućców,
   5. Po uroczystym obiedzie niespożyte potrawy, przekąski, desery i napoje powinny być zapakowane w jednorazowe opakowania umożliwiające ich zabranie przez Zamawiającego.
8. Dodatkowe usługi:
   1. Wykonawca przygotuje (projekt i druk) 10 plakatów (format A2, wydruk kolorowy, jednostronny) w języku angielskim informujący o wydarzeniu. Projekt graficzny powinien być przedstawiony do akceptacji Zamawiającego i zawierać informację o finansowaniu (informacje dostarcza Zamawiający). Dodatkowo Wykonawca udostępni Zamawiącemu wersję elektroniczną plakatu celem umieszczenia jej na portalach społecznościowych zarządzanych przez UMB, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym;
   2. przygotowanie 90 szt. plakietek dla uczestników przymocowywanych do odzieży, na których będzie możliwe wpisanie imienia.

Uwagi oraz dodatkowe wymagania:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby osób z 90 o nie więcej niż 20% bez podania przyczyny. Plan wycieczki może zawierać inne dodatkowe miejsca do zwiedzania, pod warunkiem nie ponoszenia dodatkowych kosztów, w tym kosztów związanych z zakupem biletów;
2. Zmniejszenie liczby uczestników o nie więcej niż 20%, nie będzie powodowało zmiany ceny jednostkowej wycieczki;
3. Zamawiający poda dokładną liczbę uczestników wydarzenia (nie więcej niż 90 osób) do 14.10.2024 r.;
4. W celu rozpoczęcia przygotowań do wydarzenia, pierwszy kontakt Wykonawcy zamówienia z Zamawiającym powinien nastąpić najpóźniej w terminie 5 dni od zawarcia umowy.
5. Wykonawca w cenie oferty zapewni:
   1. realizację programu zawartego w ofercie – Wykonawca na etapie składania ofert załączy do formularza ofertowego proponowany program wycieczki odpowiadający przedmiotowi zamówienia z podaniem nazwy proponowanego lokalu lub obiektu gdzie odbędzie się uroczysty obiad oraz gry i zabawy integracyjne oraz obiektów/miejsc do zwiedzania w Kruszynianach i Białymstoku. W przypadku wyboru oferty program będzie obowiązujący.
   2. realizację programu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym przepisami BHP i PPOŻ;
   3. autokary podczas całej trasy wycieczki muszą być w pełni sprawne technicznie, nie mogą być starsze niż 15 lat oraz nie mogą być pojazdami piętrowymi;
   4. w przypadku awarii autokaru, wykonawca usługi zapewni autokar o takim samym standardzie, w tym:
      • w przypadku, gdy podstawiony przez Wykonawcę autokar nie zostanie dopuszczony do jazdy z uwagi na zły stan techniczny (kontrola stanu technicznego przed wyjazdem, wykonana przez odpowiednie służby mundurowe, powinna być zorganizowana przez Wykonawcę) Wykonawca w czasie 1 godziny od planowanego wyjazdu podstawi inny sprawny technicznie autokar;
      • w przypadku awarii autokaru na trasie, Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia usterki lub do podstawienia autokaru sprawnego technicznie w ciągu 1 godziny od ujawnienia awarii;
   5. ubezpieczenie NNW (od nieszczęśliwych wypadków) na terenie Polski obejmujące wszystkich uczestników;
   6. opłaty drogowe, parkingowe, wjazdowe oraz inne niezbędne dla prawidłowej realizacji wycieczki.
6. Wykonawca usługi przygotuje regulamin uczestnictwa w wydarzeniu, który zostanie przygotowany i przedstawiony do akceptacji Zamawiającego min 4 tygodnie przed planowaną datą wydarzenia.
7. W przypadku pogorszenia sytuacji epidemiologicznej w kraju Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu wydarzenia bez ponoszenia dodatkowych opłat, pod warunkiem poinformowania o zmianie terminu z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem przez planowanym terminem wydarzenia (dotyczy zarówno pierwszego zaplanowanego terminu, jak i kolejnych terminów ustalanych w wyniku przesunięć terminów z powodu sytuacji epidemiologicznej).

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
 

l.p

Kryterium: Cena

Waga: 60 %

Maksymalna liczba punktów: 60

Kryterium: Koncepcja gier integracyjnych

1. Zakres
2. Innowacyjność podejścia
3. Aktywizacja uczestników
4. Różnorodność

Waga: 40%

Maksymalna liczba punktów: 40

1. Zasady oceny „cena oferty”
   1. w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę za realizację zamówienia w danej części. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:

Liczba punktów = najniższa oferowana cena/cena oferty ocenianej x 60

Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 60 punktów.

2. Zasady oceny „koncepcja gier integracyjnych”
   1. Koncepcję gier integracyjnych w dwóch wariantach należy przedstawić jako dodatek do załącznika 1 tj. formularza ofertowego. Przedstawienie koncepcji nie jest obligatoryjne, ale brak jej przedstawienia będzie skutkował uzyskaniem 0 pkt w ramach tego kryterium;
   2. Ocena zostanie przeprowadzona przez 3-osobową komisję, każdy z członków komisji przyzna od 0 do 40 pkt. Koncepcja będzie oceniana w kategoriach: zakres, innowacyjność podejścia, aktywizacja uczestników, różnorodność (można uzyskać max. 10 pkt w ramach każdej kategorii). Ostateczna ocena w kryterium „koncepcja gier” będzie średnią ocen wszystkich 3 członków komisji – maksymalnie 40 pkt.

III. Termin wykonania zamówienia:

19.10.2024 r. od godz. 9.00 do około godz. 19.00.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający warunki dotyczące:

1. posiadania uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG);
2. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności tj. posiadanie wpisu do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych zgodnie z ustawą 29.08.1997r. o usługach turystycznych (tj. DZ.U z 2016r. poz.187.);
3. sytuacji ekonomiczno-finansowej tj. przedstawi opłaconą polisę a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia (OC działalności organizatora i pośrednika turystyki) na kwotę nie mniejszą niż 100 000 00 zł - ubezpieczenie to nie jest tożsame z gwarancją o której mowa w art. 5 ustawy o usługach turystycznych;
4. posiadania wiedzy i doświadczenia tj. wykazanie zrealizowania w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 5 usług w zakresie organizacji imprez o charakterze turystycznym, każda z udziałem co najmniej 20 osób. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia;
5. dysponowania min. 1 osobą, którą skieruje do realizacji przedmiotu zamówienia w części dot. osoby odpowiedzialnej za usługę przewodnika turystycznego. Osoba powinna spełniać następujące wymagania Zamawiającego: jest praktykiem, tj. czynnym pracownikiem, który wykonuje prace na podstawie umów cywilnoprawnych, umowy o pracę lub prowadzi działalność gospodarczą, i ma co najmniej 3-letni okres doświadczenia zawodowego, w tym co najmniej trzyletni okres doświadczenia zawodowego w oprowadzaniu grup w języku angielskim;
6. dysponowania min. 1 osobą, którą skieruje do realizacji przedmiotu zamówienia w części dot. osoby odpowiedzialnej za zorganizowanie gier i zabaw integrujących uczestników. Osoba powinna spełniać następujące wymagania Zamawiającego: jest praktykiem, tj. czynnym pracownikiem, który wykonuje prace na podstawie umów cywilnoprawnych, umowy o pracę lub prowadzi działalność gospodarczą, i ma co najmniej 3-letni okres doświadczenia zawodowego w obszarze animacji gier i zabaw integrujących uczestników.
7. Wymagania dotyczące przewozu osób:
   1. przewozy osób odbywać się mogą wyłącznie środkami transportu spełniającymi wymagania techniczne określone w przepisach ustawy - Prawo o ruchu drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. (t.j. Dz. U. z 2018, poz. 1990) i innych przepisach związanych z przewozem osób, w tym ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2019, poz. 2140 z późn. zm.);
   2. wykonawca ubezpiecza autobusy i pasażerów od wszelkich szkód mogących powstać podczas przewozu i pozostających w związku z przewozem;
   3. wykonawca zapewnia pasażerom bezpieczny przewóz tzn. odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 207 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

• mgr Urszula Roszkowska, tel. 85 686 51 76, e-mail: urszula.roszkowska@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

-Referencje lub inne dokumenty potwierdzające zrealizowanie usług wykonanych w ramach doświadczenia zawodowego w sposób należyty i terminowy;

-Oświadczenie lub inny dokument potwierdzający możliwość dysponowania osobami odpowiedzialnymi za usługę przewodników turystycznych oraz osoby odpowiedzialnej za zabawy integrujące uczestników;

-Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem);

-Aktualne zaświadczenie o wpisie do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych lub odpis z Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych zgodnie z wymogami zawartymi w ustawie z dnia 29.08.1997r. o usługach turystycznych;

-Kopia (poświadczona za zgodność z oryginałem) opłaconej polisy lub innego dokumentu potwierdzającego że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia (OC działalności Organizatora i pośrednika turystyki) - ubezpieczenie to nie jest tożsame z gwarancją o której mowa w art.5 ustawy o usługach turystycznych;

-Program wycieczki odpowiadający przedmiotowi zamówienia wraz z podaniem propozycji miejsca w którym odbędzie się uroczysty obiad;

-Koncepcję gier (przedstawienie koncepcji nie jest obligatoryjne, ale brak jej przedstawienia będzie skutkował uzyskaniem 0 pkt w ramach tego kryterium).

4. Termin składania ofert (data i godzina): 

22.08.2024 r. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Organizacja międzynarodowej imprezy turystycznej - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/1/2024/TM. Nie otwierać przed 23.08.2024 r.”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy;

- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych:   iod@umb.edu.pl;
• dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
• odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym;
• dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy;
• podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania; 
• w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• wykonawca posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych1;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Wykonawcy:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.   

1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2  Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.