AWS.0632.2.2026

I.  OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa cateringowa w formie stołu szwedzkiego podczas dwóch wydarzeń organizowanych w ramach Uniwersytetu Młodego Badacza – jego otwarcia oraz zakończenia. Usługa obejmuje przygotowanie, dostarczenie i podanie poczęstunku oraz zapewnienie obsługi i wyposażenia, zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia.
1.    Grupa docelowa:
Grupę docelową stanowi maksymalnie 80 osób, w tym 30 uczestników Uniwersytetu Młodego Badacza, opiekunowie oraz osoby zaangażowane w realizację Uniwersytetu Młodego Badacza.
2.    Planowany termin i miejsce realizacji usługi:
Usługa cateringowa zostanie zrealizowana podczas dwóch wydarzeń organizowanych w ramach Uniwersytetu Młodego Badacza:
1) otwarcia Uniwersytetu Młodego Badacza – w dniu 26 września 2026 r.;
2) zakończenia Uniwersytetu Młodego Badacza – w dniu 12 czerwca 2027 r.

Oba wydarzenia odbędą się w siedzibie Zamawiającego. Przewidywany czas trwania każdego wydarzenia wynosi około 2,5 godziny zegarowej. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o godzinie realizacji usługi cateringowej nie później niż 5 dni przed terminem danego wydarzenia.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany potwierdzonego terminu lub godziny realizacji danego wydarzenia, jeżeli będzie to uzasadnione okolicznościami organizacyjnymi. O zmianie Wykonawca zostanie poinformowany nie później niż 5 dni przed terminem realizacji danego wydarzenia.
W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z organizacji jednego z wydarzeń rozliczenie nastąpi za faktycznie zrealizowane wydarzenie oraz faktyczną liczbę jego uczestników. Wykonawcy nie będzie przysługiwało z tego tytułu odszkodowanie.

3.    Sposób realizacji usługi oraz kwestie organizacyjne związane z realizacją przedmiotu zamówienia:
Wykonawca zapewni obsługę kelnerską oraz pełnowartościowe przekąski słone i słodkie wraz z napojami w formie stołu szwedzkiego, w liczbie stosownej do liczby uczestników.
Podczas obu wydarzeń Wykonawca zapewni:
a.    Przystawki – minimum 5 rodzajów przekąsek do wyboru, w tym minimum 2 rodzaje przekąsek wegetariańskich, o łącznej gramaturze ok. 400–500 g na osobę, przykładowo: tortille z dodatkami/mini wrapy, wytrawne babeczki, naleśniki, mini burgery, bułeczki bao z różnymi dodatkami, mini croissanty.
b.    Deser – minimum 3 rodzaje deserów do wyboru, przykładowo: mini tarty z owocami, mini bezy, ciasto własnego wypieku. Łączna gramatura deserów – minimum 120 g na osobę
c.    Napoje zimne – woda niegazowana i gazowana – łącznie minimum 500 ml na osobę oraz naturalny, niesłodzony sok lub lemoniada – minimum 2 rodzaje do wyboru, łącznie minimum 250 ml na osobę;
d.    Napoje gorące bez ograniczeń ilościowych – kawa mielona przygotowywana z ekspresu ciśnieniowego oraz minimum 3 rodzaje herbaty: czarna, zielona i owocowa. Do napojów gorących Wykonawca zapewni dodatki: cukier, mleko krowie, co najmniej 1 rodzaj napoju roślinnego stanowiącego alternatywę dla mleka oraz cytrynę – w ilościach odpowiednich do liczby uczestników.
Podane gramatury należy traktować jako wymagania dotyczące łącznej ilości poszczególnych kategorii poczęstunku przypadającej na jednego uczestnika. W propozycji menu Wykonawca zobowiązany jest wskazać orientacyjne gramatury oferowanych pozycji.
Menu przygotowane na każde z wydarzeń powinno odpowiadać powyższym wymaganiom pod względem rodzaju, liczby pozycji oraz gramatury. Ze względu na udział tych samych uczestników w obu wydarzeniach Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zróżnicowania menu poprzez zaoferowanie podczas drugiego wydarzenia innych wariantów przekąsek i deserów niż podczas pierwszego wydarzenia, z zachowaniem wymagań jakościowych, ilościowych i gramaturowych określonych powyżej. Zróżnicowanie menu nie może prowadzić do zmniejszenia zakresu usługi ani parametrów określonych w opisie przedmiotu zamówienia.
Dodatkowo podczas zakończenia Uniwersytetu Młodego Badacza w dniu 12 czerwca 2027 r. Wykonawca zapewni: słodki tort z logiem Uniwersytetu Młodego Badacza, którego projekt Wykonawca otrzyma od Zamawiającego. 
Wykonawca zapewni kompletną zastawę stołową wielorazowego użytku, odpowiednią do rodzaju serwowanego poczęstunku i liczby uczestników, w szczególności talerze i talerzyki wykonane z ceramiki lub porcelany, filiżanki ceramiczne lub porcelanowe, szklanki ze szkła, metalowe sztućce i łyżeczki, a także serwetki, naczynia i przybory do serwowania potraw oraz pozostałe wyposażenie niezbędne do prawidłowej realizacji usługi. Zastawa stołowa musi być czysta, estetyczna, kompletna i nieuszkodzona, w szczególności bez pęknięć, wyszczerbień i ubytków. Zamawiający nie dopuszcza stosowania jednorazowych naczyń, kubków ani sztućców.

Wykonawca zapewni przygotowanie i estetyczne rozłożenie cateringu przed rozpoczęciem każdego wydarzenia, obsługę kelnerską podczas jego trwania oraz uporządkowanie miejsca realizacji usługi po jej zakończeniu.
Przewidywana maksymalna liczba uczestników każdego wydarzenia wynosi 80 osób. Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników danego wydarzenia nie później niż 5 dni przed terminem jego realizacji. W przypadku wskazania liczby uczestników mniejszej niż 80 osób wynagrodzenie Wykonawcy zostanie obliczone na podstawie faktycznej liczby uczestników danego wydarzenia oraz ceny jednostkowej brutto za 1 osobę określonej w ofercie Wykonawcy dla danego wydarzenia.
Świadczenie usługi cateringowej powinno odbywać się przy użyciu produktów wysokiej jakości, spełniających normy jakości produktów spożywczych (w tym HACCP) oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

Realizując zadanie publiczne polegające na wykonaniu przedmiotu zamówienia, Strona realizująca umowę zobowiązana jest do zapewnienia dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej osobom ze szczególnymi potrzebami, co najmniej w zakresie określonym przez minimalne wymagania, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w zakresie, w jakim jest to możliwe i zasadne z uwagi na przedmiot umowy.
 

4.    Wymagania wobec Wykonawcy:
a.    Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w realizacji usług cateringowych – w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, powinien należycie zrealizować co najmniej 3 usługi cateringowe. 
b.    Wykonawca powinien dysponować zapleczem technicznym, organizacyjnym oraz personelem niezbędnym do należytego i terminowego wykonania przedmiotu zamówienia. 
c.    Osoby skierowane do realizacji zamówienia, w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami, powinny posiadać aktualne orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych. 
d.    Wykonawca zobowiązany jest do realizacji usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny żywności oraz wymaganiami sanitarno-epidemiologicznymi. Przygotowanie, transport, przechowywanie i podawanie żywności powinno odbywać się w warunkach zapewniających jej właściwą jakość i bezpieczeństwo. 
e.    Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania poczęstunku z produktów świeżych, pełnowartościowych, odpowiedniej jakości, posiadających aktualne terminy przydatności do spożycia oraz spełniających wymagania określone w obowiązujących przepisach dotyczących żywności. 
f.    Wykonawca przygotuje posiłki objęte przedmiotem zamówienia we własnym zapleczu kuchennym. Niedopuszczalne jest zamawianie posiłków objętych przedmiotem zamówienia od innego podmiotu z branży gastronomicznej (podwykonawcy), z wyjątkiem tortu przewidzianego na zakończenie Uniwersytetu Młodego Badacza.
g.    Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dań wegetariańskich w zakresie i liczbie określonych w opisie przedmiotu zamówienia. 
h.    Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, w ramach zaoferowanej ceny, wszystkich elementów niezbędnych do kompletnej realizacji usługi zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, w szczególności przygotowania poczęstunku, jego transportu, dostarczenia i wniesienia do miejsca realizacji wydarzenia, przygotowania i estetycznego wyłożenia stołu szwedzkiego, zapewnienia wymaganej estetycznej zastawy, sztućców, szkła, serwetek i wyposażenia, obsługi kelnerskiej oraz uporządkowania miejsca realizacji usługi po jej zakończeniu. 
i.    Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej ilości poczęstunku, napojów, zastawy oraz pozostałych elementów usługi, zgodnie z ostateczną liczbą uczestników przekazaną przez Zamawiającego i wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. 
j.    Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pełnej gotowości cateringu do rozpoczęcia serwisu w godzinie wskazanej przez Zamawiającego. 
k.    Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jakość i świeżość serwowanych produktów, właściwe warunki ich przygotowania, transportu, przechowywania i podawania, kompletność dostawy oraz zgodność realizowanej usługi z opisem przedmiotu zamówienia i menu zaakceptowanym przez Zamawiającego. 
l.    W przypadku stwierdzenia podczas realizacji usługi braków lub niezgodności z opisem przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do ich niezwłocznego usunięcia na własny koszt, w szczególności poprzez uzupełnienie brakującego asortymentu, zastawy lub wyposażenia albo wymianę produktów niespełniających wymagań jakościowych.

1. SKŁADANIE OFERT
   1. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

• oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym,
• wykaz co najmniej 3 usług cateringowych należycie zrealizowanych w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie, np. referencjami, protokołami odbioru lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług (wykaz stanowi część Formularza ofertowego - zał. nr 1 do zapytania);
• przykładowe menu dla każdego z dwóch wydarzeń, zgodne z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, w tym uwzględniające wymagane pozycje wegetariańskie i mięsne, a w przypadku wydarzenia w dniu 12 czerwca 2027 r. również słodki tort z logiem Uniwersytetu Młodego Badacza. Menu ma charakter orientacyjny i będzie podstawą do uzgodnienia ostatecznej wersji po wyborze Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji menu przed realizacją każdego wydarzenia.

2. Sposób i termin składania ofert:

• Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego oraz dołączyć wszystkie wymagane dokumenty wskazane w części II pkt.1 zapytania.
• Oferta wraz z wymaganymi załącznikami powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy lub osobę należycie umocowaną do działania w jego imieniu.
• Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej, poprzez przesłanie kompletnej dokumentacji na adres e-mail: bwrs@umb.edu.pl
• W tytule wiadomości e-mail należy wpisać: „Oferta – usługa cateringowa – Uniwersytet Młodego Badacza”.
• Termin składania ofert upływa w dniu 18.09.2026 o godz. 14:00. O zachowaniu terminu decyduje data i godzina wpływu oferty na wskazany adres e-mail Zamawiającego.
• Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą podlegały ocenie.
• Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać złożoną ofertę. Informację o zmianie lub wycofaniu oferty należy przesłać w sposób określony dla składania ofert, odpowiednio oznaczając wiadomość: „Zmiana oferty” albo „Wycofanie oferty”.
• Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę obejmującą całość przedmiotu zamówienia.
  3. Koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Wykonawca.
  4. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi okoliczność, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514)[1]
  5. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:
• mgr Małgorzata Malinowska-Czuprys, telefon kontaktowy + 48 85 748 55 08, e-mail: małgorzata.malinowska-czuprys@umb.edu.pl
• mgr Gabriela Radulska, telefon kontaktowy, + 48 85 748 55 75, e-mail: gabriela.radulska@umb.edu.pl
  6. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą podlegały ocenie.