AWM/NCBR/01/2023/TM

1. Przedmiot zamówienia:

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Zamówienie dotyczy projektu pn. „Mamy POWER – inwestujemy w kompetencje regionu” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

2. Przedmiotem zamówienia jest:

Przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia pt. „Praca zespołowa oraz budowanie zespołu” dla pracowników Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w ramach projektu pn. „Mamy POWER – inwestujemy w kompetencje regionu” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

Szkolenie będzie realizowane w formule zamkniętej – tylko  z udziałem pracowników Zamawiającego, przygotowane na miarę konkretnych potrzeb zgłoszonych przez pracowników. Wykonawca zweryfikuje, jakie są potrzeby pracowników w zakresie szczegółowej tematyki szkolenia przed rozpoczęciem jego realizacji. Wykonawca przedstawi program szkolenia do akceptacji Zamawiającego.

Efektem szkolenia będzie zdobycie wiedzy z zakresu pracy zespołowej i budowania zespołu, która będzie niezwykle przydatna w usprawnieniu pracy działu związanej z funkcjonowaniem w międzynarodowym środowisku akademickim.

1. Grupa docelowa:

Grupę docelową szkolenia stanowi maksymalnie 9 pracowników Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.

2. Planowana liczba godzin szkolenia:

12 godzin dydaktycznych z podziałem na dwa dni, przy czym 1 godzina dydaktyczna = 45 minut. Przerwy nie wliczają się do wymiaru godzinowego realizacji usługi szkoleniowej.

3. Planowany termin i miejsce realizacji usługi:

Zaplanowany termin Zamawiający przewiduje Szkolenie zostanie przeprowadzone najpóźniej do 30.04.2023 r. W przypadku pogorszenia sytuacji epidemiologicznej w kraju Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu bez ponoszenia dodatkowych opłat, pod warunkiem poinformowania o zmianie terminu z co najmniej 10-dniowym wyprzedzeniem przez planowanym terminem wydarzenia (dotyczy zarówno pierwszego zaplanowanego terminu, jak i kolejnych terminów ustalanych w wyniku przesunięć terminów z powodu sytuacji epidemiologicznej). Szkolenie będzie realizowane w wybranym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego hotelu w odległości do 200 km od Białegostoku, bez konieczności obecności Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego.

4. Sposób realizacji usługi oraz kwestie organizacyjne związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

• zweryfikowanie potrzeb szkoleniowych uczestników przed rozpoczęciem szkolenia przez Wykonawcę;
• przygotowanie i przekazanie (przed szkoleniem) konspektu i materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej, zawierających stosowne logotypy i informację o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego. Treść informacji i wzory logotypów zostaną przekazane przez Zamawiającego;
• przekazanie w/w materiałów szkoleniowych w formie wydrukowanej wszystkim uczestnikom na szkoleniu;
• przeprowadzenie szkolenia w trybie stacjonarnym, w wybranym przez Wykonawcę 3-gwiazdkowym hotelu z zapleczem gastronomiczno-rekreacyjnym oddalonym od Białegostoku w odległości do 200 km (wybrany hotel musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego);
• przeprowadzenie szkolenia w terminie do 30.04.2023 roku, we wcześniej ustalonym wymiarze, tj. 12 godzin dydaktycznych podzielonych na 2 dni, wstępny termin 31.03-01.04.2023 (dokładny termin i godzina przeprowadzenia szkolenia zostaną uzgodnione w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą co najmniej 10 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia szkolenia);
• Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia (maksymalnie 9 osobom) dojazd do miejsca szkolenia, zakwaterowanie oraz wyżywienie;
• wyjazd z Białegostoku (z siedziby Zamawiającego – Pałacu Branickich) pierwszego dnia szkolenia (piątek) ok. godz. 8:30, powrót do Białegostoku drugiego dnia (sobota) szkolenia ok. godz. 17-18;
• wyżywienie powinno obejmować: 1 dzień: obiad (I danie, II danie), kolacja (I danie, II danie), 2 dzień: śniadanie (hotelowe w formie bufetu), obiad (I danie, II danie).

I danie – zupa ok. 300 ml, II danie – porcja mięsa ok. 150 g, dodatek skrobiowy ok. 150 g, surówka ok. 150 g, woda/sok ok. 250 ml. Menu powinno uwzględniać menu wegetariańskie, o ilości dań Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej 10 dni przed terminem wyjazdu. Podczas części przeznaczonej na szkolenie (tj. 2 dni) nielimitowany dostęp do serwisu kawowego zawierającego następujące pozycje: woda (gazowana i niegazowana), kawa, herbata (czarna, zielona, owocowa), dodatki (mleko, napoje roślinne, cytryna, cukier), ciasto/ciasteczka, min. 150 g na 1 osobę/dzień;

• zakwaterowanie w 3-gwiazdkowym hotelu wybranym przez Wykonawcę w odległości do 200 km od Białegostoku dla maksymalnie 9 uczestników w pokojach 1-osobowych na czas pobytu (wstępny termin: 31.03-01.04.2023 r.);
• przygotowanie i przekazanie uczestnikom zaświadczeń potwierdzających udział w szkoleniu oznakowane logotypami projektowymi przekazanymi przez Zamawiającego;
• Przygotowanie, zebranie i przekazanie Zamawiającemu niezbędnej dokumentacji ze szkolenia: oryginałów list obecności oraz potwierdzenia odbioru zaświadczeń, na wzorach przekazanych przez Zamawiającego leży po stronie Zamawiającego;
• wyznaczenie przez Zamawiającego i przez Wykonawcę osoby/osób odpowiedzialnych za kwestie organizacyjne związane z realizacją przedmiotu zamówienia;

5. Forma szkolenia:

• szkolenie zostanie zrealizowane w formule zamkniętej – tylko  z udziałem uczestników wskazanych przez Zamawiającego;
• Wykonawca przeprowadzi szkolenie w formie aktywizującej uczestników;
• uczestnicy będą mieli możliwość zadawania pytań;
• uczestnicy będą mieli możliwość konsultacji oraz uzyskania informacji zwrotnych.

6. Zakres tematyczny:

• co to jest zespół, rodzaje zespołów, cechy wzorcowego zespołu;
• procesy zachodzące na poszczególnych etapach i ich wpływ na relacje;
• rola i znaczenie jednostki, różnorodność i równość w zespole;
• rola i znaczenie komunikacji w grupie;
• rola i znaczenie zaangażowania, wspólnego osiągania celów, dzielenia się wiedzą, synergii;
• metody i techniki usprawniające komunikację między jednostką a pozostałymi członkami zespołu;
• sytuacje kryzysowe w funkcjonowaniu zespołu i rozwiązywanie konfliktów;
• zadanie/gry zespołowe uwzględniające powyższe aspekty oraz funkcję integracyjną wśród uczestników szkolenia (min. 50% ogółu szkolenia).

7. Wymagania wobec prowadzącego szkolenie:

• wykształcenie wyższe;
• doświadczenie zawodowe w zakresie budowania zespołu;
• co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe trenerskie, w tym okresie co najmniej 5 szkoleń z zakresu pracy zespołowej oraz budowania zespołu, potwierdzone stosownym dokumentem (referencje wystawione przez podmioty, na rzecz których świadczone były usługi);
• dyspozycyjność w okresie planowanej realizacji usługi.

8. Wymagania dotyczące przewozu osób:
   • przewozy osób odbywać się mogą wyłącznie środkami transportu spełniającymi wymagania techniczne określone w przepisach ustawy - Prawo o ruchu drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. (t.j. Dz. U. z 2018, poz. 1990) i innych przepisach związanych z przewozem osób, w tym ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2019, poz. 2140 z późn. zm.);
   • wykonawca ubezpiecza autobusy i pasażerów od wszelkich szkód mogących powstać podczas przewozu i pozostających w związku z przewozem;
   • wykonawca zapewnia pasażerom bezpieczny przewóz tzn. odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny.

Wykonawca poinformuje uczestników podczas pierwszej godziny szkolenia o współfinansowaniu szkolenia ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pn. „Mamy POWER – inwestujemy w kompetencje regionu” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

Zamawiający zapewni odpowiednią dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia dla wszystkich uczestników szkolenia, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 oraz przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji szkolenia, w szczególności stosowanie języka równościowego.

Wykonawca będzie zobowiązany do przestrzegania polityki równych szans podczas realizacji szkolenia, w szczególności stosowanie języka równościowego.

2. Kryteria oceny:

1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:

- Cena oferty – max. liczba – 60 pkt

- Koncepcja szkolenia – max. liczba – 40 pkt

2. Zasady oceny kryterium „Cena oferty”

• w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę za realizację zamówienia w danej części. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
• liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 60
• oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 60 punktów.

3. Zasady oceny kryterium „Koncepcja szkolenia”

• Koncepcję szkolenia należy przedstawić w załączniku do formularza ofertowego. Przedstawienie koncepcji nie jest obligatoryjne, ale brak jej przedstawienia będzie skutkował uzyskaniem 0 pkt w ramach kryterium „Koncepcja szkolenia”.
• Ocena koncepcji szkolenia zostanie przeprowadzona przez 3-osobową komisję, każdy z członków komisji przyzna od 0 do 40 pkt. Koncepcja szkolenia będzie oceniana w kategoriach: zakres tematyczny, atrakcyjność gier zespołowych, praktyczność szkolenia, aktywizacja uczestników (można uzyskać max. 10 pkt w ramach każdej kategorii w formie liczb całkowitych). Ostateczna ocena w kryterium „Koncepcja szkolenia” będzie średnią ocen wszystkich 3 członków komisji – maksymalnie 40 pkt.

Na potrzeby zwolnienia z podatku VAT szkolenia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 26-29 ustawy o podatku od towarów i usług oraz § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, Zamawiający oświadcza, iż przedmiot umowy ma charakter kształcenia zawodowego i służy podniesieniu kwalifikacji zawodowych oraz jest finansowany przynajmniej w 70% ze środków publicznych, w związku z czym w podanych cenach nie uwzględniono stawek VAT.

2. Termin lub okres wykonania zamówienia

Zamówienie zostanie zrealizowane najpóźniej do 30.04.2023 r. Ostateczny termin realizacji usługi, mieszczący się w wyżej wskazanym przedziale czasowym zostanie ustalony w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z co najmniej 10-dniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem rozpoczęcia szkolenia (w przypadku pogorszenia sytuacji epidemiologicznej, możliwe przesunięcie terminu realizacji).

3. Składanie ofert

1. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Sylwia Klepacka

Telefon kontaktowy, e-mail:

+ 48 85 686 51 80, sylwia.klepacka@umb.edu.pl

2. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

1. oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik 3)
2. kopię dokumentów potwierdzających posiadane doświadczenie osoby szkolącej wskazanej w formularzu ofertowym lub oświadczenie Wykonawcy w tym zakresie;
3. kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej lub KRS, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
4. ofertę dot. usługi hotelowej oraz szczegóły dot. transportu uwzględniające wytyczne z I przedmiotu zamówienia w punkcie d);
5. koncepcję szkolenia;

3. Termin składania ofert (data i godzina):

2023-03-16 godz. 15:00. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Zamawiającego.

4. Miejsce składania ofert:

Oferty mogą zostać przesłane pocztą tradycyjną/kurierską, złożone osobiście lub pocztą elektroniczną (podpisane autoryzowanym podpisem kwalifikowalnym).

1. W przypadku poczty tradycyjnej/kurierskiej lub osobiście: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej polegającej na realizacji szkolenia pt. „Praca zespołowa oraz budowanie zespołu” dla pracowników Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w ramach projektu pn. „Mamy POWER – inwestujemy w kompetencje regionu”. Nie otwierać przed 16.03.2023 r. godz. 15:00”.
2. W przypadku poczty elektronicznej na adres: sylwia.klepacka@umb.edu.pl, w tytule koniecznie wpisać: „Przygotowanie i przeprowadzenie usługi szkoleniowej polegającej na realizacji szkolenia pt. „Praca zespołowa oraz budowanie zespołu” dla pracowników Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w ramach projektu pn. „Mamy POWER – inwestujemy w kompetencje regionu”. Nie otwierać przed 16.03.2023 r. godz. 15:00”.

5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:

• do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;
• do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
• do zmiany zakresu postępowania.

Załączniki:

1. Formularz ofertowy;
2. Oświadczenie o braku osobowych lub  kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
3. Wzór umowy;
4. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim

  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny 

  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.