AZP.25.4.11.2021

1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie, w salach szkoleniowych zapewnionych przez Zamawiającego, szkolenia zamkniętego pn. „Kodeks postępowania administracyjnego (KPA) – szkolenie dla pracowników Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku”.

Szkolenie realizowane w ramach projektu „Program Zintegrowanego Rozwoju Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku”, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

2. Ramowy opis szkolenia w tym zagadnienia i treści objęte szkoleniem:

Szkolenie ma na celu przekazanie niezbędnej wiedzy dotyczącej KPA, wspierającej pracowników administracyjnych uczelni w usprawnieniu procedur administracyjnych. Uczestnicy poznają różne aspekty praktycznego stosowania zasad KPA, omawiane zagadnienia prezentowane będą na praktycznych przykładach.

 Ramowy Zakres tematyczny szkolenia:

1. 1. Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – zmiany w zakresie stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego
      1. podania, pisma, decyzje – jak wydawać i doręczać
      2. decyzja czy postanowienie (kazusy),
      3. terminy w postępowaniu,
      4. wykonalność decyzji administracyjnych ze szczególnym uwzględnieniem skreślenia
         z listy studentów i listy doktorantów.
   2. Zagadnienia związane ze zmianami w kpa, tj. automatyzacji czynności w postępowaniu, sposobów utrwalania pism, doręczeń elektronicznych.
   3. Postępowanie odwoławcze w uczelni – wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy
      a odwołanie.
   4. Sądowa kontrola decyzji wydawanych w sprawach studenckich i doktoranckich.
   5. Decyzje administracyjne wydawane w indywidualnych sprawach studentów (również cudzoziemców) i doktorantów (szkoły doktorskie i dotychczasowe studia doktoranckie):
      1. rekrutacja, przeniesienie,
      2. skreślenie z listy studentów,
      3. zwolnienie z opłat za studia,
      4. sprawy stypendialne,
      5. Nostryfikacje
   6. Rozstrzygnięcia związane z przebiegiem kształcenia.
   7. Rozwiązywanie zadań praktycznych.

Powyższy zakres tematyczny szkolenia ma charakter ramowy. Wykonawca może dokonać uzupełnienia programu szkolenia, o ile uzna to za konieczne z punktu widzenia prawidłowości kształcenia w ramach szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji programu szkolenia

3. Sposób realizacji szkolenia:

1. Wykonawca, najpóźniej 7 dni przez datą szkolenia zobowiązany jest przedstawić szczegółowy program szkolenia, ustalony w oparciu o program ramowy lub odpowiednie standardy szkoleń, z uwzględnieniem liczby planowanych godzin zajęć. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do przygotowanego programu. Wykonawca  jest  zobowiązany  do uwzględnienia  lub odniesienia się  każdorazowo w stosunku do przedstawionych uwag.
2. Wykonawca przygotuje i zapewni uczestnikom materiały szkoleniowe w formie papierowej, które każdy uczestnik szkolenia otrzyma na własność najpóźniej w dniu szkolenia, przed jego rozpoczęciem. Materiały szkoleniowe nie mogą naruszać praw autorskich.
3. Zamawiający, na potrzeby szkolenia, zapewni salę wyposażoną w rzutnik multimedialny, ekran i flipchart. Pozostały sprzęt niezbędny do przeprowadzenia szkolenia zapewnia Wykonawca.
4. Każdy uczestnik szkolenia otrzyma od Wykonawcy zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Wzór zaświadczenia zostanie skonsultowany z Zamawiającym.
5. Potwierdzeniem realizacji szkolenia będzie przekazanie Zamawiającemu przez Wykonawcę:
   1. protokołu z realizacji zajęć, wskazującego liczbę godzin realizacji szkolenia oraz liczbę uczestników szkolenia
   2. oryginału listy obecności w formie przygotowanej przez Zamawiającego wraz
      z potwierdzeniem odbioru materiałów szkoleniowych.
   3. kserokopii wszystkich zaświadczeń / certyfikatów wydanych uczestnikom.
6. Dla każdego z uczestników Wykonawca przeprowadzi proces weryfikacji nabycia kompetencji składający się z następujących elementów:

1. przeprowadzenie wstępnego testu weryfikacji kompetencji na początku kursu szkolenia (tzw. wzorzec, czyli ocena kompetencji początkowych), w tym zdefiniowanie wymagań, tj. efektów uczenia się, które osiągną uczestnicy w wyniku udziału w szkoleniu,
2. przeprowadzenie końcowego testu weryfikacji kompetencji na zakończenie szkolenia (ocena kompetencji na zakończenie kursu),
3. porównanie wyników testu wstępnego i końcowego i przedstawienie wniosków w postaci raportu.

Wykonawca przekaże Zamawiającemu oryginały ww. dokumentów.

7. Działania informacyjno-promocyjne

Wykonawca umieści na listach obecności, harmonogramach, programach, zaświadczeniach,  protokołach odbioru, innych dokumentach i opracowaniach wskazanych przez Zamawiającego oraz pomieszczeniach, w których będą odbywały się zajęcia informacje o nazwie kursu i projektu oraz odpowiednie logotypy (Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój), które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową.

8. Wykonawca zapewni:

1. przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji zajęć, w szczególności stosowanie języka równościowego,
2. materiały szkoleniowe oraz inne pomoce dydaktyczne zastosowane podczas szkolenia uwzględniające stosowanie równościowego języka, w tym używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć.

9. Zamawiający informuje, że realizacja szkoleń może zostać poddana nadzorowi Zamawiającego lub innych instytucji. Podczas prowadzonych zajęć może mieć miejsce zapowiedziana lub niezapowiedziana wizytacja przedstawiciela Zamawiającego lub przedstawicieli instytucji finansujących i kontrolujących projekt.
10. W przypadku braku możliwości realizacji szkolenia w formie tradycyjnej Zmawiający dopuszcza możliwość jego realizacji w formie  online (kształcenia na odległość), decyzję w tej sprawie podejmuje Zamawiający.

W przypadku szkolenia online Wykonawca zapewni odpowiednie narzędzie do realizacji szkolenia umożliwiające jego realizację w czasie rzeczywistym z udziałem instruktora/trenera i uczestników szkolenia. Narzędzie powinno posiadać możliwość odpowiedniego udokumentowania obecności wszystkich uczestników na szkoleniu (np. poprzez monitorowanie czasu zalogowania i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności/aktywności uczestników).

4. Miejsce szkolenia:

Szkolenie realizowane będzie na terenie miasta Białystok, w salach szkoleniowych zapewnionych przez Zamawiającego. Dokładne miejsce szkolenia Zamawiający wskaże na co najmniej 7 dni przed terminem szkolenia.

5. Planowana liczba uczestników

44 osoby, pracownicy administracyjni Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, w podziale na 3 grupy szkoleniowe, średnio około 15-osobowe. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby osób w poszczególnych grupach.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia łącznej liczby uczestników i grup. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za faktyczną liczbę grup szkoleniowych.

6. Planowany termin realizacji usługi oraz czas trwania szkoleń:

1. Zakładany przez Zamawiającego termin realizacji szkolenia to:

• Grupa I:  7.02.2022 (poniedziałek), w godzinach: 8.00 – 15.30;
• Grupa II: 8.02.2022 (wtorek), w godzinach: 8.00 - 15.30;
• Grupa III:  9.02.2022 (środa), w godzinach: 8.00 - 15.30;

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu szkolenia, przy założeniu że szkolenie zrealizowane zostanie nie później niż do 30.06.2022 roku. Zmiana terminu szkolenia nie będzie stanowić zmiany warunków umowy.

Ostateczny termin, oraz szczegółowy harmonogram szkolenia potwierdzony zostanie przez obie strony na co najmniej 7 dni przed datą zajęć.

2. Wymiar godzinowy szkolenia:

- 9 godzin edukacyjnych (przy założeniu, że 1 godzina edukacyjna to 45 minut) x 3 grupy szkoleniowe.

- harmonogram szkoleń oprócz powyższej liczby godzin edukacyjnych powinien uwzględniać dodatkowo po 3 przerwy 15 minutowe w każdym dniu szkolenia.

7. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. 1. 1. Posiadają niezbędną wiedzę oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca potwierdzi swoją wiedzę oraz dysponowanie potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oświadczeniem na formularzu ofertowym.
      2. W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, wykonali co najmniej 3 usługi szkoleniowe w zakresie zagadnień tożsamych z zakresem objętym przedmiotem zamówienia - weryfikacja spełnienia wymogu przeprowadzona będzie na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych szkoleń - Załączniki do Formularza ofertowego.

Wymagania wobec osób prowadzących szkolenia:

1. Zamówienie musi być realizowane osobiście przez Wykonawcę lub osobę skierowaną przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wskazaną w formularzu ofertowym. W sytuacji, gdy wybrany Wykonawca lub osoba skierowana przez Wykonawcę do realizacji zamówienia nie byłaby w stanie realizować zamówienia – Wykonawca jest zobowiązany zapewnić do realizacji zamówienia osobę o kompetencjach, wykształceniu i doświadczeniu nie mniejszym niż osoba wskazana w ofercie. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego na piśmie.
2. Osoba prowadząca szkolenie musi spełniać następujące wymagania:

• wykształcenie prawnicze
• przeprowadzenie w ciągu ostatnich 3 lat co najmniej 3 szkoleń zgodnych z zakresem objętym przedmiotem zamówienia (weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie oświadczenia wskazującego liczbę przeprowadzonych szkoleń).