ABP/ARE.6100.12.2020/01/2025

1. Zakres audytu:

Beneficjentem środków jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku (lider projektu) oraz Uniwersytet w Białymstoku (konsorcjant).

Projekt badawczy pt. Koniec początku czy początek końca? Krótko i długoterminowe trajektorie zdrowotnych i psychospołecznych efektów pandemii COVID-19, finansowany jest ze środków Narodowego Centrum Nauki na podstawie umowy nr UMO-2020/37/B/NZ7/03380 z dnia 11.02.2021 r. zawartej pomiędzy Narodowym Centrum Nauki w Krakowie (NCN), Uniwersytetem Medycznym w Białymstoku (UMB), Uniwersytetem w Białymstoku (UwB) a prof. dr. hab. Karolem Adamem Kamińskim - kierownikiem projektu.

Całkowity koszt realizacji projektu wynosi 2.886.300,00 zł i w całości jest finansowany ze środków NCN.

Termin realizacji projektu: 11.02.2021 – 10.02.2026 (60 miesięcy).

Cel projektu: Głównym celem tego projektu jest ocena wpływu epidemii wirusa SARS-CoV-2 zarówno na zdrowie jednostki, jak i zmiany społeczne populacji jednorodnej terytorialnie.

Audyt obejmuje okres od 11 lutego 2021 r. do 30 czerwca 2025 r. 

2. Wymagania dotyczące audytora:

Audyt przeprowadza audytor, którym może być:

1. osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.);
2. osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.).

Audytorem nie może być:

1. podmiot zależny od UMB i/lub UwB;
2. podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego UMB i/lub UwB w okresie 3 lat poprzedzających audyt.

Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego podmiotu. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności dot. bezstronności składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt w jego imieniu. Formularz oświadczenia stanowi załącznik do zapytania ofertowego.

Audytor jest zobowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic UMB i UwB w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Audytor jest obowiązany do udzielenia wyjaśnień w zakresie objętym audytem Dyrektorowi Narodowego Centrum Nauki oraz upoważnionym przez niego osobom.

Audytor przechowuje dokumentację audytu zewnętrznego przez okres 5 lat począwszy od końca roku, w którym audyt został przeprowadzony.

3. Tryb przeprowadzenia audytu

Audyt projektu należy przeprowadzić zgodnie z Uchwałą nr 104/2018 Rady Narodowego Centrum Nauki z dnia 8 listopada 2018 r. w sprawie określenia projektów badawczych podlegających obowiązkowi przeprowadzenia zewnętrznego audytu, na podstawie Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 66/2018 Dyrektora Narodowego Centrum Nauki w sprawie wprowadzenia wytycznych dla podmiotów audytujących wykonanie projektów badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki.

4. Cel przeprowadzenia audytu zewnętrznego

Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest weryfikacja finansowych aspektów realizacji projektu oraz wydanie przez audytora opinii, w szczególności w zakresie:

1. Zgodności realizacji projektu z wnioskiem o finansowanie, decyzją i/lub umową o realizację i finansowanie, przede wszystkim pod kątem oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków;
2. Wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
3. Poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

5. Zakres audytu zewnętrznego

Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji postanowień umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego.

Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane poniesione wydatki według doboru próby ustalonej w oparciu o profesjonalny osąd audytora, pozwalającej wydać wykonawcy audytu zewnętrznego wiążącą opinię i sporządzić sprawozdanie w tym zakresie.

Audyt zewnętrzny powinien obejmować sprawdzenie następujących obszarów:

1. Zgodności realizacji projektu z umową, w tym kwalifikowalności poniesionych wydatków;
2. Poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
3. Płatności wydatków związanych z projektem;
4. Wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;
5. Sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;
6. Przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
7. funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu, w tym sposobu monitorowania realizacji projektu;
8. Realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.

6. Zakres sprawozdania z przeprowadzonego audytu zewnętrznego

Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządza pisemne sprawozdanie z audytu zewnętrznego oraz opinię zawierającą informację o:

1. Zgodności realizacji projektu z wnioskiem o finansowanie, decyzją i umową o realizację i finansowanie, przede wszystkim pod kątem oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków;
2. Wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
3. Poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

Sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinno zawierać następujące elementy:

1. Datę sporządzenia;
2. Nazwę i adres audytowanego podmiotu;
3. Nazwę i tytuł projektu;
4. Oświadczenie wykonawcy audytu zewnętrznego, jak i osób przeprowadzających audyt zewnętrzny o niezależności od audytowanego podmiotu;
5. Imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;
6. Cele audytu;
7. Podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
8. Termin, w którym przeprowadzono audyt;
9. Zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;
10. Ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem;
11. Informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
12. Zaprezentowanie ustaleń audytora w obszarach, o których mowa w pkt. 5 zapytania ofertowego;
13. Określenie nieprawidłowości i uchybień w realizacji audytowanego projektu oraz analizę ich przyczyn i skutków;
14. Zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w realizacji audytowanego projektu;
15. Podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – dodatkowo nazwę jednostki.

7. Wymagania dotyczące terminów przekazania sprawozdania z audytu zewnętrznego

Audytor przekazuje sprawozdanie z audytu zewnętrznego podmiotowi audytowanemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu. Sprawozdanie z audytu należy sporządzić i przekazać Zamawiającemu w dwóch egzemplarzach.