AWM/NAW/5/2024/TM

Zapytanie ofertowe:

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej kwoty 130 000,00 złotych netto na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1320, ze zm.).  

1. Przedmiot zamówienia:

1. Rodzaj zamówienia

Usługi

Kod CPV: 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Zamówienie dotyczy projektu pt. „Mosty zamiast murów. Wzrost zdolności adaptacyjnych i potencjału w zakresie obsługi zagranicznych interesariuszy” współfinansowanego ze środków budżetu państwa w ramach Programu Welcome to Poland (2023).

2. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu III Międzynarodowego Dnia Sportu Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (III International MUB’s Sport Day) w formie biegu ulicznego, który odbędzie się w maju lub czerwcu 2025 r. (w wybraną sobotę). Ostateczny termin zostanie ustalony w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą. W przypadku niekorzystnych prognoz pogody Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej (w szczególności: deszcz, burza, bardzo silny wiatr, itp.), termin wydarzenia może ulec zmianie, w wyniku uzgodnień pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Trasa biegu rozpocznie się i zakończy na Dziedzińcu Pałacu Branickich w Białymstoku lub innym miejscu na terenie Kampusu UMB i będzie przebiegała przez Park Miejski przy UMB i okoliczne ulice. Ostateczna trasa zostanie ustalona w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

3. Uczestnikami III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB będą przedstawiciele całej wspólnoty akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (studenci z Polski, studenci zagraniczni, przedstawiciele kadry badawczo-dydaktycznej z Polski i zagranicy, doktoranci, pracownicy administracyjni, absolwenci). Maksymalna liczba uczestników wydarzenia to 150 osób – łącznie biegaczy i publiczności.

4. Głównymi celami III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB są:

- organizacja biegu ulicznego z udziałem całej, międzynarodowej wspólnoty akademickiej UMB;

- kształtowanie postaw otwartości i tolerancji;

- zmniejszenie barier międzykulturowych;

- zwiększenie umiędzynarodowienia UMB;

- integracja studentów zagranicznych i kadry zagranicznej z całą społecznością akademicką Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku;

- budowanie relacji w społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku poprzez wspólne uprawianie sportu;

- przyczynienie się do poprawy wizerunku Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku jako instytucji otwartej na współpracę międzynarodową, dbającą o komfort cudzoziemców studiujących i pracujących na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku;

- propagowanie zdrowego stylu życia.

5. Wydarzenie sportowe musi być prowadzone w języku angielskim. Prowadzący III Międzynarodowy Dzień Sportu powinien na początku imprezy odczytać w języku angielskim stosowną informację o organizacji wydarzenia w ramach projektu finansowanego z programu NAWA „Welcome to Poland (2023)”, której treść zostanie przekazana uprzednio przez Zamawiającego oraz przeprowadzić rozgrzewkę przed zawodami sportowymi.

6. Wykonawca będzie zobowiązany do posprzątania całego terenu, na którym odbywał się bieg nie później niż do godziny 18.30, w dniu realizacji usługi. Dodatkowo, wykonawca będzie zobowiązany do posprzątania miejsca, w którym będzie odbywał się poczęstunek w formie grilla i w którym będzie się odbywać przygotowywanie posiłków.

7. Planowany termin realizacji usługi:

Międzynarodowy Dzień Sportu UMB odbędzie się w maju lub czerwcu 2025 r.  (w wybraną sobotę). Rozpocznie się o godzinie 10:00 wydawaniem pakietów startowych uczestnikom wraz z plakietką z imieniem i nazwiskiem, na podstawie której będą wydawane m.in. potrawy z grilla. O godzinie 10:40 przeprowadzona zostanie wspólna rozgrzewka. O godzinie 11:00 rozpocznie się część biegowa, która zakłada organizację biegów: indywidualnego oraz sztafety. Sztafeta rozpocznie się o godzinie 11:00. Limit czasowy na przebiegnięcie dystansu to 50 minut. Bieg indywidualny rozpocznie się po zakończeniu sztafety, około godziny 12.00.

8. W przypadku pogorszenia sytuacji epidemiologicznej w kraju Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu wydarzenia bez ponoszenia dodatkowych opłat, pod warunkiem poinformowania o zmianie terminu z co najmniej 10-dniowym wyprzedzeniem przez planowanym terminem wydarzenia (dotyczy zarówno pierwszego zaplanowanego terminu, jak i kolejnych terminów ustalanych w wyniku przesunięć terminów z powodu sytuacji epidemiologicznej).

9. Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:

- przeprowadzenie i organizacja III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB – biegu ulicznego. Start i meta biegu na Dziedzińcu Pałacu Branickich (Jana Kilińskiego 1, Białystok) lub w innym punkcie Kampusu UMB. Wykonawca zapewni nagłośnienie oraz oprawę muzyczną;

- uregulowanie wszystkich spraw związanych z prawami autorskimi, w szczególności uregulowanie kwestii finansowych z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi tj. ZAIKS, STOART, ZPAV i innymi. Po stronie Wykonawcy leżeć będzie zapłata tym organizacjom;

- bieg indywidualny odbędzie się na dystansie około 5 km, natomiast sztafeta na łącznym dystansie 5 km (4 x 1250 m). Dystans może zostać zmieniony w przypadku obopólnych ustaleń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

- zakłada się klasyfikację w dwóch kategoriach indywidualnych:

• Kobieta,
• Mężczyzna,

      - zakłada się klasyfikację drużynową w ramach sztafety:

• Sztafeta (po 4 osoby w drużynie) - drużyny mogą składać się z kobiet i mężczyzn, pochodzących z tego samego lub różnych krajów. Udział wziąć może kilka drużyn (nie więcej niż 10),

- zapewnienie systemu do elektronicznego pomiaru czasu (numeru startowego z chipem lub innego podobnego rozwiązania, gwarantującego ten sam efekt) oraz niezbędnej infrastruktury pomiarowej. Każdy uczestnik biegu indywidualnego powinien mieć możliwość poznania swojego wyniku online (wg czasu netto). W przypadku sztafety, powinien być dostępny wynik łączny wszystkich zawodników sztafety (opcjonalnie również indywidualny czas każdego z jej uczestników).

-  przygotowanie i organizacja rejestracji on-line na III Międzynarodowy Dzień Sportu UMB, odrębnie na bieg indywidualny i na sztafetę (z podziałem na drużyny); podczas rejestracji osoby rejestrujące wskażą rozmiar koszulki (Wykonawca poda tabelę rozmiarów z dokładnymi wymiarami w centymetrach, a uczestnicy wskażą konkretny rozmiar). Powinna również istnieć możliwość dopisania się w dniu wydarzenia, na miejscu jego realizacji;

- każdy aktywny uczestnik wydarzenia, biorący udział w zawodach sportowych otrzyma koszulkę z anglojęzycznym logiem UMB i nadrukiem: „III International MUB’s Sport Day” oraz logotypem NAWA wraz ze stosowną informacją o dofinansowaniu.

- przygotowanie pucharów, medali i nagród rzeczowych;

- III Międzynarodowy Dzień Sportu zostanie oficjalnie otwarty przez przedstawiciela (-i) władz UMB;

- wykonawca przygotuje (projekt i druk) 100 ulotek (format A4, składane do DL, zadruk kolorowy, dwustronny) w języku angielskim z informacją o możliwości udziału w II Międzynarodowym Dniu Sportu na UMB oraz dostarczy je do siedziby UMB w Białymstoku nie później niż do 18 kwietnia 2025 r. Wymagana jest akceptacja projektu graficznego przez Zamawiającego;

- wykonawca przygotuje (projekt i druk) 10 plakatów (format A2, zadruk kolorowy, jednostronny) w języku angielskim informujących o wydarzeniu oraz dostarczy je do siedziby UMB w Białymstoku, nie później niż do 18 kwietnia 2025 r. Wymagana jest akceptacja projektu graficznego przez Zamawiającego;

- treści merytoryczne do plakatu i ulotki zostaną przekazane wykonawcy przez Zamawiającego nie później niż do 4 kwietnia 2025 r.;

- Wykonawca przygotuje wzór oświadczenia (dot. akceptacji regulaminu biegu, zgody uczestnika na udzielenie pomocy medycznej oraz akceptacji ryzyk związanych z biegiem itp.), które podczas odbierania pakietów startowych podpisać będzie musiał każdy uczestnik. Treści zawarte w oświadczeniu zostaną uzgodnione w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

- zorganizowanie poczęstunku w formie grilla dla uczestników wydarzenia. Poczestunek powinen być zapewniony na 150 osób i składać się z potraw grillowych mięsnych oraz wegetariańskich (przykładowe potrawy: boczek, karkówka, kiełbasa, kaszanka, szaszłyki drobiowe z warzywami, szaszłyki warzywne, wegetariańska kiełbasa; nie więcej niż dwie wegetariańskie potrawy) oraz zimnych przekąsek (w tym co najmniej dwa rodzaje sałatki i dwa rodzaje ciasta). Zakłada się przygotowanie 7 różnych potraw z grilla (po 50 porcji każdej z nich, łącznie 350 porcji z grilla, waga jednej porcji musi wynosić co najmniej 160 g) oraz 7 rodzajów zimnych przekąsek (łącznie 350 porcji przekąsek). Oprócz przekąsek powinny być zapewnione napoje zimne i gorące bez limitu podczas trwania całego wydarzenia (w tym woda, soki, kawa, herbata). Woda wydawana podczas poczęstunku nie wlicza się do puli wody butelkowanej wydawanej zawodnikom. Wykonawca zapewni również pieczywo bez limitu (co najmniej dwa rodzaje pieczywa: jasne i ciemne) oraz keczup i musztardę bez limitu. Zamawiający na wniosek Wykonawcy może udostępnić salę umożliwiającą przygotowanie przekąsek i potraw na grilla (miejsce: III piętro Wydziału Nauk o Zdrowiu, Zakład Biotechnologii Żywności, ul. Szpitalna 37, Białystok). Sala jest wyposażona w: kuchnie elektryczne, zlewy dwukomorowe, deski do krojenia, garnki, patelnie, noże kuchenne, tarki, miski plastikowe). Wyposażenie będzie mogło być wykorzystane przez Wykonawcę na potrzeby związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Godzina udostępnienia sali, w której będą przygotowywane posiłki, zostanie ustalona w trybie roboczych uzgodnień. W przypadku korzystania z sali, po zakończeniu przygotowywania posiłków, Wykonawca będzie zobowiązany do posprzątania sali, nie później niż do godziny 18.30 w dniu odbywania się III Międzynarodowego Dnia Sportu. Dodatkowo, na stole z bufetem musi znajdować się informacja o finansowaniu imprezy z programu NAWA „Welcome to Poland” (2023) i stosowny logotyp, np. w formie tabliczki. Treść informacji wraz z logotypem zostanie przekazana e-mailem przez Zamawiającego. Wykonawca ma możliwość zlecenia organizacji poczęstunku (w tym grilla) firmie cateringowej.

10. Zakres zadań Wykonawcy:

- zapewnienie osoby prowadzącej III Międzynarodowy Dzień Sportu (III International MUB’s Sport Day) w formule biegu ulicznego, posiadającej bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego oraz posiadającej doświadczenie w prowadzeniu eventów, w tym o charakterze sportowym;

- zapewnienie systemu elektronicznego pomiaru czasu, w tym numerów startowych (100) wraz z wbudowanym i zabezpieczonym pianką elektronicznym chipem do pomiaru czasu, które będą odpowiadać za elektroniczną klasyfikację uczestników lub alternatywnego rozwiązania o podobnej dokładności, gwarantujące ten sam efekt oraz niezbędnej infrastruktury. System powinien klasyfikować uczestnika do danej kategorii (kobieta lub mężczyzna) oraz konkretnej drużyny (w przypadku uczestników sztafety), na podstawie wcześniejszej rejestracji elektronicznej. Do sztafety zgłaszać się będą mogły tylko pełne drużyny (4 osoby). Zamawiający nie przewiduje doboru osób do drużyn biorących udział w sztafecie indywidualnie po rejestracji;

- zapewnienie 6 pucharów (2 dla zwycięzców kategorii indywidualnych oraz 4 dla zwycięskiej drużyny w sztafecie), każdy puchar o wartości nie niższej niż 150,00 PLN;

- zapewnienie medali z nadrukiem/grawerem dla wszystkich uczestników biegu indywidualnego (100 sztuk) oraz uczestników sztafety (40 sztuk). Projekt nadruku/graweru obu medali (dla biegu indywidualnego i sztafety) powinien się różnić i wymagać będzie akceptacji Zamawiającego. Wartość jednego medalu nie powinna być niższa niż 10,00 PLN;

- zapewnienie nagród rzeczowych dla uczestników wg poniższej specyfikacji:

• Ilość: 6 – nagroda o wartości co najmniej 500 zł za sztukę,
• Ilość: 6 – nagroda o wartości co najmniej 300 zł za sztukę,
• Ilość: 6 – nagroda o wartości co najmniej 200 zł za sztukę;

- Wykonawca będzie zobowiązany do opracowania regulaminu biegu, który będzie musiał być zatwierdzony przez Zamawiającego. Regulamin musi być opracowany maksymalnie do 18 kwietnia 2025 r. Zakres regulaminu to m.in. termin i miejsce imprezy, przebieg trasy wraz z mapką, limit czasowy biegów, kategorie, oświadczenia o stanie zdrowia, zasady przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników, szczegółowy program wydarzenia, zasady pomiaru czasu i klasyfikacji i inne informacje ustalone wspólnie z Zamawiającym. Zamawiający i Wykonawca uzgodnią ostateczny program przebiegu wydarzenia w trybie roboczym. Program wydarzenia wymaga akceptacji Zamawiającego;

- Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia przenośnych toalet (2) i umywalni (1);

- Po stronie Wykonawcy leżeć będzie uzyskanie wszelkich wymagań, pozwoleń od instytucji i władz lokalnych;

- Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia wizji lokalnej w miejscu planowanego wydarzenia (terenu Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku oraz okolicznych ulic i parku, gdzie będą odbywać się biegi), z co najmniej dwumiesięcznym wyprzedzeniem;

- Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia sprawnie działającego biura zawodów wraz z osobą/osobami obsługującą biuro zawodów, które będzie usytuowane na Dziedzińcu Pałacu Branickich lub w innym miejscu Kampusu oraz informacji i obsługi technicznej;

- Wykonawca zapewni cztery pawilony przenośne / namioty, na: biuro zawodów, przebieralnię i przechowalnię rzeczy (z podziałem na część damską i męską), wydawanie posiłków i napojów po zakończeniu części biegowej, dodatkowy pawilon/namiot na potrzeby organizacyjne;

- Wykonawca zapewni podium do wręczania nagród oraz tzw. ławy piwne do siedzenia – co najmniej 10 ław;

- Wykonawca przygotuje 100 pakietów startowych i będzie prowadził ich wydawanie (w tym numerów startowych, koszulek, plakietek z imieniem i nazwiskiem, drobnych gadżetów sportowych o wartości około 15 PLN, np. frotka na rękę, batoników energetycznych itp.). Pakiet startowy zostanie zapakowany przez Wykonawcę w torby papierowe z logo UMB, dostarczone przez Zamawiającego;

- Po stronie Wykonawcy leżeć będzie zapewnienie właściwych służb mundurowych i porządkowych oraz opieki medycznej dla uczestników biegu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

- Po stronie Wykonawcy leżeć będzie wyznaczanie trasy za pomocą odpowiedniej infrastruktury oraz jej zabezpieczenie;

- Wykonawca zapewni 100 jednakowych koszulek z napisem „III International MUB’s Sport Day” (liczba koszulek w jednym ze wskazanych rozmiarów: S, M, L, XL, z podanymi wymiarami w cm,  zgodna z informacjami podanymi w formularzach rejestracyjnych do udziału w wydarzeniu). Każda koszulka powinna mieć trwałą identyfikację źródła finansowania i instytucji finansującej wg wytycznych Zamawiającego;

- Wykonawca powinien zapewnić wodę mineralną dla uczestników biegu w ilości łącznej 200 butelek po 1000 ml każda;

- Wykonawca powinien zapewnić kosze na śmieci (co najmniej 3) i wywóz śmieci po zakończeniu wydarzenia;

- zapewnienie wykwalifikowanego, profesjonalnego kucharza/-y, który (-rzy) przygotuje (-ą) potrawy grillowe oraz zimne przekąski, i który będzie je wydawać uczestnikom III Międzynarodowego Dnia Sportu. Wykonawca może również wynająć profesjonalną firmę cateringową, celem zapewnienia poczęstunku. Wręczenie nagród przewidziane jest na godzinę 13.00, a rozpoczęcie wydawania posiłków nastąpi o godzinie 13.30.

- zapewnienie innych osób, zaangażowanych w prawidłową i zgodną z umową realizację przedmiotu zamówienia;

- zapewnienie składników niezbędnych do sporządzenia potraw z grilla, zimnych przekąsek i napojów ciepłych i gorących - dostarczone składniki, potrawy i napoje muszą być świeże, wysokiej jakości.

- zapewnienie niezbędnych akcesoriów (w tym grilla) i sprzętów kuchennych umożliwiających przygotowanie potraw z grilla i przekąsek. W przypadku korzystania z sali do gotowania udostępnionej przez Zamawiającego, Wykonawca może skorzystać ze sprzetów wymienionych powyżej, którymi dysponuje Zamawiający. Wykonawca musi zapewnić również plastikowe (lub z materiałów ekologicznych) kubki, talerzyki, serwetki, sztućce i inne jednorazowe artykuły służące do organizacji bufetu grillowego, z uwzględnieniem liczby uczestników (miminum 350 zestawów plastikowych lub z materiałów ekologicznych);

- transport potraw grillowych, przekąsek i napojów w miejsce wskazane przez Zamawiającego (w Białymstoku, na terenie kampusu UMB);

- zapakowanie niespożytych potraw po wydarzeniu w opakowania do przechowywania żywności;

- przygotowanie (projekt i druk) 100 ulotek oraz 10 plakatów wg wymogów opisanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Projekty graficzne ulotek i plakatów wymagają akceptacji Zamawiającego przed drukiem;

- opracowanie regulaminu udziału w III Międzynarodowym Dniu Sportu UMB (biegu ulicznego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa);

- wszystkie inne czyności niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia;

- sporządzenie krótkiego raportu (max. 1800 znaków ze spacjami) z przebiegu III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB.

- Wykonawca na wszystkich materiałach promocyjnych (ulotkach, plakatach), koszulkach i innych dokumentach umieści informację o programie „Welcome to Poland” realizowanym przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej, wg wytycznych Zamawiającego.

- Wykonawca na pucharach (np. w formie tabliczki), medalach (np. w formie graweru lub smyczy), nagrodach rzeczowych (np. w formie nadruku, plakietki) umieści informację o programie „Welcome to Poland” realizowanym przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej. Zamawiajacy przekaże wymagane informacje.

11.  Sposób dowiezienia/przygotowywania posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Zachodzi tu również potrzeba, we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, zabezpieczenia miejsca przygotowywania posiłków, spełnienia wymogów przeciwpożarowych oraz odpowiedzialności za produkty i sprzęt dostępne podczas imprezy. Potrawy muszą być świeże, przyrządzone w dniu dostawy, na bazie produktów najwyższej jakości i bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi normami HACCP. Ostateczna propozycja menu z zimnymi przekąskami, potrawami z grilla i napojami zimnymi i gorącymi wymaga akceptacji Zamawiającego nie później niż 7 dni roboczych przed wydarzeniem.

12.  Informacja i promocja

Wykonawca umieści na wszelkich dokumentach powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia dwujęzyczną informację o nazwie wydarzenia (III Międzynarodowy Dzień Sportu UMB / III International MUB’s Sport Day) i projektu oraz logotyp Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową, po podpisaniu umowy. Promocja III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB będzie prowadzona przez Dział Współpracy Międzynarodowej UMB, w porozumieniu z Biurem Promocji i Rekrutacji UMB oraz Rzecznikiem Prasowym.

13.  Polityka równych szans

Wykonawca zapewni:

- dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia dla wszystkich uczestników III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepelnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027;

- przestrzeganie polityki równych szans podczas wydarzenia, w szczególności stosowanie języka równościowego;

- używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć;

- dostępność architektoniczną, cyfrową oraz informacyjno-komunikacyjną.  

1. Wymagania wobec Wykonawcy

a) Posiadanie doświadczenia w prowadzeniu i organizowaniu eventów, w tym o charakterze sportowym. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 5 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 6 wydarzeń o charakterze eventowym, każde z udziałem co najmniej 50 osób, w tym minimum 3 o charakterze sportowym, każde z udziałem co najmniej 50 osób. Wykonawca powinien podać informacje o każdej ze zrealizowanych usług w formularzu ofertowym. Wykonawca musi załączyć dokumenty potwierdzające posiadanie ww. doświadczenia (np. referencje).

b) Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, tj.

- osobą prowadzącą III Międzynarodowy Dzień Sportu UMB, posiadającą co najmniej dwuletnie, udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń o charakterze eventowym, w tym w przeprowadzeniu co najmniej 2 eventów o charakterze sportowym oraz posiadającą bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego;

- kucharzem, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na stanowisku kucharza (nie dotyczy, jeśli do organizacji poczęstunku w formie grilla zostanie wynajęta firma cateringowa);

- dodatkowymi kucharzami lub innymi osobami niezbędnymi do prawidłowej, sprawnej realizacji III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB.

Wykonawca poda imiona i nazwiska w formularzu ofertowym. Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższych wymagań dla osoby prowadzącej i kucharza oświadczeniem na formularzu ofertowym (w przypadku kucharza: jeśli dotyczy).

2. Kryteria oceny:

1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:

- Cena oferty – max. liczba – 100 pkt – w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia.

2) Zasady oceny kryterium „Cena oferty”

- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:

- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 100;

- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 100 punktów.

2. Termin lub okres wykonania zamówienia

Zamówienie będzie wykonywane od momentu podpisania umowy. Międzynarodowy Dzień Sportu odbędzie się w maju lub czerwcu 2025 r, w sobotę.  W przypadku niekorzystnych prognoz pogody przedstawianych przez Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej, nastąpi przesunięcie terminu realizacji III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB, w wyniku uzgodnień pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. W takiej sytuacji, realizacja przedmiotu umowy nastąpi nie później niż do dnia 31 maja 2026 r. Przesunięcie terminu może również nastąpić z powodu zagrożenia epidemiologicznego.

3. Składanie ofert

Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej. 

1. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

Urszula Roszkowska

Telefon kontaktowy, e-mail:

85 686 51 86, urszula.roszkowska@umb.edu.pl

2. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

1. Dokument rejestrowy Wykonawcy, poświadczający prowadzenie działalności gospodarczej w obszarze zgodnym z przedmiotem zamówienia;
2. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego);
3. Referencje od Zamawiających, na rzecz których były wykonywane usługi wykazane w ramach doświadczenia Wykonawcy.

3. Termin składania ofert (data):

2024-11-18

Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku

1. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej w następujący sposób: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na przeprowadzenie III Międzynarodowego Dnia Sportu UMB – AWM/NAW/5/2024/TM – Nie otwierać przed dniem 2024-11-19”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. Nie ma możliwości składania ofert częściowych. Nie ma możliwości przesłania ofert pocztą elektroniczną.
2. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

4. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:

- do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;

- do zmiany zakresu postępowania.

5. Załączniki:

1. Formularz ofertowy;
2. Wzór umowy;
3. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych;
4. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanego z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny 

  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.