ARE.0601/COFUND/ImPRESS/12/2022

Usługa polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu jednodniowej imprezy o charakterze rekreacyjnym dla uczestników Konferencji podsumowującej w ramach projektu pt. „Międzynarodowe interdyscyplinarne studia doktoranckie w zakresie biologii medycznej i biostatystyki. Szkolenia w zakresie badań opartych na technologiach wielkoskalowych i biostatystyce oraz wsparcie kariery młodych naukowców poprzez mobilność międzynarodową i międzysektorową” współfinansowany ze środków Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego i Programu Ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji Horyzont 2020 w ramach działań Marii Skłodowskiej-Curie COFUND.

1.  Impreza odbędzie się w poniedziałek 16.01.2023 r. (rozpoczęcie o godz. 16.00, zakończenie około godz. 21:00).
2. Uczestnikami będą przedstawiciele społeczności Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (przedstawiciele kadry naukowo-dydaktycznej, doktoranci, pracownicy administracyjni, absolwenci UMB) oraz przedstawiciele krajowych i zagranicznych instytucji partnerskich.
3. Maksymalna liczba uczestników to 150 osób.
4. Wydarzenie musi być prowadzone w j. angielskim i polskim.
5. Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:
   1. Przejazd uczestników z Białegostoku (spod Pałacu Branickich) do miejsca docelowego (autokarami)
   2. Po przyjeździe do miejsca docelowego nastąpi poczęstunek uczestników wydarzenia w postaci stołu szwedzkiego lub ogniska z kiełbaskami (max. 150 porcji)
   3. Główną atrakcją ma być kulig w okolicy Białegostoku (nie dalej niż 40 km w jedną stronę), z przejazdami trwającymi po ok 20 min.
   4. Po powrocie z kuligu ciepła kolacja
   5. Po kolacji dodatkowa atrakcja, np. pokaz ognia, rekonstrukcja historyczna itp.
   6. Powrót uczestników autokarami do Białegostoku najpóźniej do godz. 21.00 (przystanek pod Pałacem Branickich)
6. Zakres zadań Wykonawcy:
   1. Zapewnienie obsługi minimum dwóch osób prowadzących imprezę biegle posługujących się j.angielskim i polskim podczas całego wydarzenia (od godz. 16.00 do zakończenia imprezy około godz. 21.00).
   2. Zapewnienie autokarów mogących przewieźć łącznie max. 150 osób na trasie Białystok-miejsce kuligu-Białystok
   3. Po przyjeździe do miejsca kuligu zapewnienie uczestnikom poczęstunku/przekąski w postaci stołu szwedzkiego lub ogniska z kiełbaskami (max. 150 porcji)
   4. Zorganizowanie kuligu na kilka wozów/sań, tak aby maksymalnie skrócić czas oczekiwania na przejazd
   5. Ognisko dla oczekujących na przejazd
   6. Zorganizowanie ciepłej kolacji dla uczestników imprezy. Miejsce oraz menu musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.
   7. Zorganizowanie dodatkowej atrakcji – pokaz ognia, rekonstrukcja historyczna, etc. Wykonawca powinien posiadać dwa warianty zabaw (jeden do wyboru): na świeżym powietrzu lub w pomieszczeniu w wypadku złej pogody. Scenariusz będzie przedstawiony przed wydarzeniem do akceptacji i weryfikacji przez Zamawiającego
7. Specyfikacja kolacji:
   1. Obiad powinien składać się z menu bufetowego dla max. 150 osób, które powinno zawierać:
      •  przynajmniej 3 rodzaje przekąsek zimnych po 50 porcji każda
      •  minimum 2 rodzaje sałat i sałatek po 75 porcji każda
      •  minimum 4 rodzaje dań ciepłych (w tym dwa dania z kuchni regionalnej oraz jedno danie wegetariańskie), łącznie max. 150 porcji
      • minimum 2 rodzaje deserów po max. 75 porcji
   2. Wszystkim osobom powinny być zapewnione napoje gorące (kawa, herbata) oraz zimne (woda gazowana i niegazowana oraz min 2 rodzaje soków owocowych).
   3. Wykonawca przedstawi menu do akceptacji Zamawiającego
   4. Wykonawca zapewni niezbędną obsługę kelnerską wydarzenia oraz odpowiednią liczbę naczyń i sztućców
   5. Po kolacji potrawy, przekąski, desery i napoje powinny być zapakowane w jednorazowe opakowania umożliwiające ich zabranie przez Zamawiającego

Uwagi oraz dodatkowe wymagania:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby osób bez podania przyczyny. Plan może zawierać inne dodatkowe atrakcje, pod warunkiem nie ponoszenia dodatkowych kosztów.
2. Zamawiający poda dokładną liczbę uczestników wydarzenia (nie więcej niż 150 osób) do 09.01.2023 r.
3. Płatność nastąpi za liczbę uczestników wydarzenia wskazanych przez Zamawiającego do 09.01.2023 r.
4. Zmniejszenie liczby uczestników nie będzie powodowało wzrostu ceny jednostkowej wycieczki za 1 os..
5. W celu rozpoczęcia przygotowań do wydarzenia, pierwszy kontakt Wykonawcy zamówienia z Zamawiającym powinien nastąpić najpóźniej w terminie 5 dni od zawarcia umowy.
6. Wykonawca w cenie oferty zapewni:
   1. realizację programu zawartego w ofercie – Wykonawca na etapie składania ofert załączy do formularza ofertowego proponowany program wydarzenia odpowiadający przedmiotowi zamówienia z podaniem nazwy proponowanego lokalu lub obiektu gdzie odbędzie się kulig, kolacja oraz atrakcja dodatkowa w okolicy Białegostoku (nie dalej niż 40 km w jedną stronę). W przypadku wyboru oferty program będzie obowiązujący.
   2. realizację programu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym przepisami BHP i PPOŻ
   3. autokary podczas całej trasy wycieczki muszą być w pełni sprawne technicznie oraz dopuszczone do ruchu
   4. w przypadku awarii autokaru, wykonawca usługi zapewni autokar o takim samym standardzie, w tym:
      1. w przypadku, gdy podstawiony przez Wykonawcę autokar nie zostanie dopuszczony do jazdy z uwagi na zły stan techniczny (kontrola stanu technicznego przed wyjazdem, wykonana przez odpowiednie służby mundurowe, powinna być zorganizowana przez Wykonawcę) Wykonawca w czasie 1 godziny od planowanego wyjazdu podstawi inny sprawny technicznie autokar
      2. w przypadku awarii autokaru na trasie, Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia usterki lub do podstawienia autokaru sprawnego technicznie w ciągu 1 godziny od ujawnienia awarii
      3. ubezpieczenie NNW na terenie Polski obejmujące wszystkich uczestników
      4. opłaty drogowe, parkingowe, wjazdowe oraz inne niezbędne dla prawidłowej realizacji wycieczki.

7. W przypadku pogorszenia sytuacji epidemiologicznej w kraju Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu wydarzenia bez ponoszenia dodatkowych opłat, pod warunkiem poinformowania o zmianie terminu z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem przez planowanym terminem wydarzenia (dotyczy zarówno pierwszego zaplanowanego terminu, jak i kolejnych terminów ustalanych w wyniku przesunięć terminów z powodu sytuacji epidemiologicznej).