AWM/NAW/14/2021/TM

Kod CPV:

1. 31523000-8 Podświetlane znaki i szyldy
2. 31523200-0 Trwałe znaki informacyjne

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1) Przedmiotem zamówienia jest Zaprojektowanie, wykonanie i montaż dwóch logotypów (anglojęzycznej wersji logotypu UMB oraz logotypu Działu Współpracy Międzynarodowej).

2) Zadanie jest finansowane w projekcie pt. „Wrota UMB są zawsze otwarte. Wsparcie rozwoju Welcome Centre i potencjału uczelni do obsługi zagranicznych studentów i naukowców” finansowanym przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach programu Welcome to Poland.

3) Działanie jest zgodne ze Strategią Umiędzynarodowienia Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na lata 2021-2030. Wpisuje się ono w  główne cele strategiczne tj. rozwój oferty UMB i sieci relacji sprzyjającej budowaniu środowiska międzynarodowego, rozbudowa infrastruktury i narzędzi służących wzmacnianiu umiędzynarodowienia UMB, stworzenie zintegrowanej międzynarodowej społeczności akademickiej UMB, wykreowanie międzynarodowej renomy UMB. 

4) Trójwymiarowe logotypy Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku oraz Działu Współpracy Międzynarodowej mają pełnić funkcję reprezentacyjną. Odpowiednia identyfikacja wizualna jest niezbędna w celu podkreślenia funkcji reprezentacyjnej Welcome Centre. Biuro jest wizytówką UMB. Od jego postrzegania przez obcokrajowców zależy opinia na temat poziomu umiędzynarodowienia Uczelni i jej pozycja na arenie międzynarodowej.

5) Logotyp Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku ma dodatkowo pełnić funkcję tzw. „ścianki do zdjęć”. Intencją Zamawiającego jest stworzenie interesującego wizualnie rozwiązania, które cieszyć się będzie zainteresowaniem zagranicznych studentów i gości UMB.

6) Logotypy będą wykonane w anglojęzycznej wersji językowej.

7) Usługa polegająca na Zaprojektowaniu, wykonaniu i montażu dwóch logotypów (anglojęzycznej wersji logotypu UMB oraz logotypu Działu Współpracy Międzynarodowej) będzie realizowana od momentu podpisania umowy do 15.02.2022 r. Gwarancja będzie obowiązywała do 15.02.2024 r.

8) W ramach wykonania przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania następujących prac:

- Analiza wymagań funkcjonalnych,

- Zaprojektowanie dwóch logotypów,

- Wykonanie i montaż dwóch logotypów w siedzibie Zamawiającego,

- Przygotowanie i dostarczenie dokumentacji technicznej oraz powstałych w ramach realizacji zamówienia plików graficznych,

- Serwis Gwarancyjny.

Ponadto, w ramach wykonania przedmiotu zamówienia, Wykonawca dokona przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych oraz prawa wykonywania i zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego w odniesieniu do wszystkich utworów - w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych  - powstałych w związku z wykonaniem umowy.

9) Termin wykonania zamówienia ustalony na 15.02.2022 r. obejmuje również etap montażu dwóch logotypów we wskazanych przez Zamawiającego miejscach. Montaż odbywać się będzie po wcześniejszym ustaleniu terminu z Zamawiającym.

10) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

11) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

II. Szczegółowa specyfikacja zamówienia:

Anglojęzyczne logotypy zamontowane na ścianach w pobliżu Welcome Centre UMB mają za zadanie poprawić oznakowanie jednostki i ułatwić zagranicznym studentom jej odnalezienie. Logotypy mają wpłynąć na aranżację wnętrza kreując obraz UMB jako Uczelni umiędzynarodowionej, podążającej za światowymi trendami. Intencją Zamawiającego jest stworzenie przyjaznego miejsca, w którym zagraniczni studenci i goście będą mogli załatwić wszystkie najważniejsze dla nich sprawy. Logo Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku ma pełnić również funkcję „ścianki” do zdjęć” dla studentów i zagranicznych gości Uczelni. Sposób i rodzaj oświetlenia oraz dobór właściwych jakościowo materiałów mają zapewnić pozytywny odbiór powstałych logotypów. Ich wzory (dostępne w dalszej części zapytania ofertowego) są oficjalnie zatwierdzone przez Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Wyklucza się możliwość ingerencji w ich wygląd, kolorystykę i treść. Dobór materiałów i koncepcji przedstawienia i podświetlenia logotypów pozostaje w gestii Wykonawcy. Swoją koncepcję powinien on przedstawić w załączniku do formularza ofertowego.

1. Zaprojektowanie, wykonanie i montaż logotypu UMB:

• Wymiary 150 x 150 cm;
• Logo wykonane w technologii przestrzennej - tablica podkładowa, naklejone litery i logo. Dobór materiałów oraz kompozycja wizualna zależna od koncepcji Wykonawcy przedstawionej w Załączniku nr 1. do formularza ofertowego - Opis koncepcji realizacji przedmiotu zamówienia
• Podświetlenie logo;
• Montaż na ścianie w miejscu wskazanym przez zamawiającego (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich, 1 piętro);
• Logo jest wzorem oficjalnie zatwierdzonym przez Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (wzór w załączniku). Uczelnia dysponuje plikami w formacie CDR oraz JPG.

2. Zaprojektowanie, wykonanie i montaż logotypu Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku:

• Wymiary 100 x 100 cm;

• Logo wykonane w technologii przestrzennej - tablica podkładowa, naklejone litery i logo. Dobór materiałów oraz kompozycja wizualna zależna od koncepcji Wykonawcy przedstawionej w Załączniku nr 1. do formularza ofertowego - Opis koncepcji realizacji przedmiotu zamówienia

• Podświetlenie loga;
• Montaż na ścianie w miejscu wskazanym przez zamawiającego (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich, 1 piętro);
• Logo jest wzorem oficjalnie zatwierdzonym przez Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (wzór w załączniku). Uczelnia dysponuje plikami w formacie PNG oraz JPG.

Wymagane jest przynajmniej jedno spotkanie przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego mające na celu doprecyzowanie szczegółów powstających logotypów (spotkanie w trybie stacjonarnym lub on-line). Kontakty bieżące utrzymywane będą w formule konsultacji telefonicznych, e-mail oraz z wykorzystaniem platformy MS Teams. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość modyfikacji pierwotnej koncepcji. Wszystkie elementy graficzne wymagają akceptacji Zamawiającego. Wykonawca dokona korekt zgodnie z uwagami i przedstawi ostateczny projekt do akceptacji Zamawiającego. Możliwe jest również spotkanie w siedzibie Zamawiającego mające na celu wcześniejsze zapoznanie się z miejscem montażu logotypów. Podczas spotkania ustalone zostałyby szczegóły techniczne.

Wykonawca z przynajmniej 10-dniowym wyprzedzeniem ustali z Zamawiającym czas montażu logotypów w godzinach pracy UMB (poniedziałek – piątek w godzinach 7.30 – 15.30 w dni robocze). Realizacja przedmiotu zamówienia wraz z montażem musi zakończyć się do dnia 15.02.2022 r.

3. Gwarancja:

a) na dostarczone i wdrożone rozwiązanie opisane w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca udzieli gwarancji do 15.02.2024 r. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do:

- nieodpłatnego usuwania wad, w szczególności niezgodności produktu z dostarczoną dokumentacją,

- nieodpłatnego usuwania wad wynikających z przedwczesnego starzenia się materiałów (przebarwienia, rozwarstwiania lub odklejania się elementów, problemów z podświetleniem etc.).

Przyjmuje się, że Wykonawca usunie wszystkie zgłoszone wady nawet pomimo zakończenia okresu gwarancyjnego, o ile zostały one zgłoszone przed zakończeniem okresu gwarancyjnego.

Wykonawca jest zobowiązany do przystąpienia do usuwania Wad najpóźniej w ciągu 7 dni od daty pisemnego (także drogą elektroniczną, na wskazany w Umowie adres e-mail) zgłoszenia wady przez Zamawiającego.

III. Kryteria wyboru ofert

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie dwóch kryteriów tj.:

1. Kryterium: Cena

Waga:40%

Maksymalna liczba punktów: 40

2. Kryterium: Koncepcja wizualno-materiałowa

Waga:60%

Maksymalna liczba punktów: 60

Zamawiający oceni oferty przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% to 1 punkt. Zamawiający dokona wyliczenia punktów dla każdej oferty, za każde kryterium i wybierze ofertę z najwyższą liczbą punktów ogółem, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, stosując poniższy wzór:

Punkty za kryterium „Cena” + Punkty za kryterium „Koncepcja wizualno-materiałowa” = Punkty ogółem

1. Kryterium: Cena

Punkty za kryterium cena zostaną przyznane każdej z ofert według wzoru:

cena brutto najtańszej oferty ÷ cena brutto oferty badanej x 50 = Liczba przyznanych punktów

Punkty w kryterium „cena” zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

2. Kryterium: Koncepcja wizualno - materiałowa

Biorąc pod uwagę specyfikę przedmiotu zamówienia,  Zamawiający zdecydował o wprowadzeniu kryterium, które będzie oceniało koncepcję wizualno – materiałową planowanych logotypów. Zapewnić ma to odpowiednią jakość wykorzystywanych materiałów.

Koncepcję realizacji przedmiotu zamówienia należy przedstawić w załączniku nr 1. do formularza ofertowego. Przedstawienie koncepcji nie jest obligatoryjne, ale brak jej przedstawienia będzie skutkował uzyskaniem 0 pkt w ramach kryterium „Koncepcja wizualno - materiałowa”.

Zamawiający nie ustala limitu znaków dla opisu koncepcji. Ponadto, Wykonawca musi dołączyć do koncepcji zdjęcia/screeny/wizualizacje lub inne załączniki. W przypadku braku dołączenia do koncepcji zdjęć/screenów/wizualizacji, nie otrzyma punktów w ramach kryterium: Koncepcja wizualno – materiałowa.

Ocena w ramach tego kryterium będzie podzielona na pięć składowych:

1) Koncepcja wizualna (maksymalnie 10 pkt),

2) Jakość i trwałość zaproponowanych materiałów (maksymalnie 10 pkt),

3) Zaproponowane rozwiązania techniczne (maksymalnie 10 pkt),

4) Nowoczesność rozwiązań (maksymalnie 10 pkt),

5) Oryginalność ujęcia tematu (maksymalnie 10 pkt).

Oceny koncepcji dokona komisja złożona z przedstawiciela władz UMB oraz trzech przedstawicieli Działu Współpracy Międzynarodowej. W każdej z ww. kategorii będą przyznawane punkty w przedziale od 0 do 10, będące liczbami naturalnymi. Punkty z poszczególnych pięciu składowych zostaną zsumowane. Suma będzie stanowiła łączną liczbę punktów w ramach kryterium: koncepcja wizualno - materiałowa. Maksymalna liczba punktów w ramach kryterium to 50.

3. Maksymalna liczba punktów do uzyskania w ramach obu kryteriów to 100.

Zostanie wybrana oferta z największą liczbą punktów.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.

IV. Termin wykonania zamówienia:

15.02.2022 r.

V. Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;

2. Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy -  w tym okresie – wykonał co najmniej 3 zamówienia obejmujące dostawę w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia. Przez dostawy w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia Zamawiający rozumie co najmniej: 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze, stanowiącej przedmiot zamówienia opisany w I. Zapytanie ofertowe – przedmiot zamówienia ust. 2. o wartości min. 8 000,00 zł brutto (słownie: osiem tysięcy złotych 00/100) wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Oprócz referencji bądź innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wskazanych powyżej usług, Wykonawca musi przedłożyć trzy przykładowe wykonane realizacje, o których mowa powyżej, w postaci nośników z nagranymi realizacjami lub wskazaniem linku do miejsca, gdzie można je obejrzeć lub pobrać.

Do wykonania przedmiotu zamówienia zostanie wyznaczona przynajmniej 1 osoba posiadająca minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem, wykonywaniem i montażem logotypów/szyldów/tablic informacyjnych etc.

W przypadku podania kwoty w walucie obcej, Wykonawca ma obowiązek przeliczyć tą wartość na wartość w złotych według średniego kursu NBP dla danej waluty z dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (http://zamowienia.umb.edu.pl/).

Sposób dokonania oceny spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców nastąpi na podstawie dokumentów złożonych przez Wykonawców i oparty będzie na zasadzie spełnia/nie spełnia.

VI. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1,
15-089 Białystok, pokój nr 207 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

dr Łukasz Lepionka

Telefon kontaktowy: 

tel. 85 686 51 76, e-mail: lukasz.lepionka@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym (np. referencje);

- Trzy przykładowe, wykonane realizacje, o których mowa w V. Wymagania Stawiane Wykonawcy ust. 2. w postaci nośników z nagranymi realizacjami, zdjęć lub wskazaniem linku do miejsca, gdzie można je obejrzeć lub pobrać.

4. Termin składania ofert (data): 

05.10.2021 r. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Zaprojektowanie, wykonanie
i montaż dwóch logotypów (anglojęzycznej wersji logotypu UMB oraz logotypu Działu Współpracy Międzynarodowej) – zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/14/2021/TM. Nie otwierać przed 06.10.2021 r.”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy;

- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego;

- Załącznik nr 5 – wzory logotypów.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny 

  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.