AWM/NAW/11/2021/TM

Kod CPV:

1. 79961300-1 Specjalistyczne usługi fotograficzne
2. 72413000-8 Usługi w zakresie projektowania stron WWW
3. 71354100-5 Usługi odwzorowania cyfrowego

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1) Przedmiotem zamówienia jest Stworzenie i wdrożenie wirtualnego spaceru po kluczowych obiektach Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w dwóch wersjach językowych – polskiej
i angielskiej.

2) Zadanie jest finansowane w projekcie pt. „Wrota UMB są zawsze otwarte. Wsparcie rozwoju Welcome Centre i potencjału uczelni do obsługi zagranicznych studentów i naukowców” finansowanym przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach programu Welcome to Poland.

3) Działanie jest zgodne ze Strategią Umiędzynarodowienia Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na lata 2021-2030. Wpisuje się ono w  główne cele strategiczne tj. rozwój oferty UMB i sieci relacji sprzyjającej budowaniu środowiska międzynarodowego, rozbudowa infrastruktury i narzędzi służących wzmacnianiu umiędzynarodowienia UMB, stworzenie zintegrowanej międzynarodowej społeczności akademickiej UMB, wykreowanie międzynarodowej renomy UMB. 

4) Wirtualny spacer ma pełnić funkcję jednego z podstawowych źródeł wiedzy o strukturze Uniwersytetu. W sposób szczególny pomóc ma zagranicznym studentom w poruszaniu się po kampusie i adaptacji w nowym środowisku.

5) Wirtualny spacer pełnić będzie również funkcję promocyjną. Będzie wizytówką Uniwersytetu, która ma na celu zachęcać potencjalnych kandydatów na studia prowadzone na UMB. Poznanie kampusu ma być możliwe z dowolnego miejsca na świecie. Ułatwi to budowanie wiarygodności, a także pozwoli na pełne zobrazowanie potencjału infrastrukturalnego jakim dysponuje UMB. Atrakcyjny pod względem wizualnym spacer wirtualny ma ukazywać UMB jako Uczelnię nowoczesną, otwartą, podążającą za najnowszymi trendami.

6) Wirtualny spacer będzie przygotowany w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej).

7) Usługa polegająca na stworzeniu i wdrożeniu wirtualnego spaceru po kluczowych obiektach Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej. będzie realizowana od momentu podpisania umowy do 15.06.2022 r. Gwarancja na poprawne działanie wirtualnego spaceru będzie obowiązywała do 15.06.2023 r.

8) W ramach wykonania przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania następujących prac:

- Analiza wymagań funkcjonalnych,

- Stworzenie koncepcji wirtualnego spaceru (ewentualne niezbędne konsultacje, spotkania odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego lub w formule on-line),

- Wykonanie Wirtualnego Spaceru po budynkach Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku  wersja polsko-angielska według stworzonej i zaakceptowanej koncepcji,

- Instalacja Wirtualnego Spaceru w zasobach serwera WWW Uczelni,

- Uruchomienie produkcyjne Wirtualnego Spaceru i jego optymalizacja po wdrożeniu,

- Przekazanie wykonanych zdjęć do użytku Zamawiającego,

- Przeprowadzenie szkolenia dla wybranych pracowników UMB,

- Przygotowanie i dostarczenie dokumentacji technicznej.

- Serwis Gwarancyjny.

- Dogranie dodatkowych zdjęć w ciągu roku od zakończenia prac nad wirtualnym spacerem.

Ponadto, w ramach wykonania przedmiotu zamówienia, Wykonawca dokona przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych oraz prawa wykonywania i zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego w odniesieniu do wszystkich utworów - w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych  - powstałych w związku z wykonaniem umowy.

9) Termin wykonania zamówienia ustalony na 15.06.2022 r. obejmuje również etap testowania finalnych wersji wirtualnego spaceru.

10) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

11) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

II. Szczegółowa specyfikacja zamówienia:

1. Ogólna koncepcja wirtualnego spaceru:

Stworzenie i wdrożenie wirtualnego spaceru po kluczowych obiektach Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej.

Wirtualny spacer będzie wizytówką Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku umożliwiającą zagranicznym studentom i kandydatom na studia zaznajomienie się ze strukturą Uniwersytetu bez wychodzenia z domu. Z uwagi na rozległość kampusu oraz konieczność uczestnictwa w zajęciach zarówno w obiektach dydaktycznych jak i szpitalach uniwersyteckich studenci często mają problem z odnalezieniem poszczególnych jednostek organizacyjnych. Wirtualny spacer ma im w tym pomóc. Umożliwi to szybszą adaptację w nowym miejscu i pozwoli na zniwelowanie trudności związanych z różnicami kulturowymi (zróżnicowane oznakowanie obiektów w poszczególnych krajach). Wirtualny spacer ma również za zadanie pełnić funkcje promocyjne i stanowić swego rodzaju wirtualną „wizytówkę” UMB. Wirtualny spacer pozwoli na właściwe zobrazowanie posiadanej infrastruktury Uniwersytetu. Ważnym punktem wirtualnego spaceru będzie również ekspozycja jednego z najbardziej reprezentacyjnych obiektów w regionie – zabytkowego Pałacu Branickich, który jest główną siedzibą Uniwersytetu.

Koncepcja wirtualnego spaceru zakłada stworzenie rozwiązania łączącego klasyczny wirtualny spacer z technologią matterport. Zobrazowanie zabytkowego Pałacu Branickich z wykorzystaniem dwóch technologii służyć ma jego lepszej ekspozycji. Obiekt ten ma szansę zachęcić kandydatów na studia do poznania oferty edukacyjnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Koncepcja przewiduje również rozbudowę wirtualnego spaceru o dodatkowe opisy, drogowskazy oraz nagrania lektorskie. Szczegóły można odnaleźć w założeniach technicznych wirtualnego spaceru. W ramach prac przygotowawczych Wykonawca przeprowadzi przynajmniej 2 spotkania z Zamawiającym (w formule stacjonarnej lub on-line) na którym w formule makiety zaprezentuje koncepcje wizualno-graficzną wirtualnego spaceru i jego nawigacji do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający będzie miał możliwość zgłaszania uwag dotyczących walorów wizualnych, kolorystyki i funkcjonalności. W razie konieczności Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania korekt makiety do akceptacji Zamawiającego.

Wykonawca będzie przekazywał kolejne etapy realizacji poprzez podłączenie ich do panelu nawigacyjnego. Po przekazaniu informacji o gotowości odbioru Zamawiający w ciągu tygodnia przedstawi ewentualne uwagi. Wykonawca będzie miał 10 dni na dokonanie korekt i ponowne przekazanie materiału do odbioru przez Zamawiającego.

Po osiągnięciu 50% zaplanowanych do realizacji punktów nastąpi odbiór cząstkowy usługi. Ewentualne błędy, poprawki będą zgłaszane w trybie ciągłym za pomocą komunikacji e-mailowej.

Intencją UMB jest stworzenie interesującego, nowoczesnego rozwiązania, które w kolejnych latach będzie stanowić wizytówkę UMB za granicą. Realizacja zamówienia ma również na celu wsparcie studentów anglojęzycznych i kadry naukowo-dydaktycznej w orientacji przestrzennej po Kampusie UMB, a co za tym idzie możliwość lepszego zapoznania się z Uniwersytetem, szybszą integrację ze społecznością, łatwiejszą komunikację.  Kandydatom na studia i współpracującym naukowcom da to możliwość zapoznania się z Uniwersytetem Medycznym w Białymstoku, z jego potencjałem lokalowym i wyposażeniem naukowo-dydaktycznym.

2. Założenia techniczne wirtualnego spaceru:

• Wirtualny Spacer musi być dostępny w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej.
• Wirtualny Spacer powinien posiadać stronę główną z wszystkimi lokalizacjami, z której bezpośrednio można wejść do poszczególnego budynku. Zwiedzanie możliwe ma być również z poziomu menu oraz widoku mapy (integracja z mapami google).
• Dostępna ma być nawigacja słowna (główne menu).
• Każdy budynek widoczny z drona i z zewnątrz, przy każdym budynku  będzie wykonana panorama.
• W każdym budynku wykaz jednostek Uniwersytetu, które się tam mieszczą.  Podpisy dla każdego budynku, punktu i pomieszczenia umieszczonego w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (nazwy i tłumaczenia dostarcza Zamawiający). Opisy budynków – podstawowe informacje o architekturze, historii i mieszących się w budynku jednostkach organizacyjnych.
• Przyjazna, intuicyjna nawigacja (np. strzałki).
• Część treści będzie prezentowana głosowo w języku polskim i angielskim (czytanie przez lektora w tle). Wykonawca zapewni udział profesjonalnego lektora, który będzie odczytywać zawarte w spacerze treści w języku polskim i angielskim. Wykonawca musi udostępnić trzy głosy lektora do akceptacji Zamawiającego. W przypadku braku akceptacji przedstawionych wariantów Wykonawca zobowiązany jest przedstawić 3 dodatkowe propozycje głosu lektora. Treść komentarza zostanie uzgodniona w trybie roboczym
  z Zamawiającym.
• Przewidywany czas nagrania to maksymalnie 120 minut (łącznie w języku polskim i angielskim). Stworzony system zarządzania treścią musi dawać możliwość dodawania nagrań (czytanych przez lektora) w dowolnym miejscu wirtualnego spaceru.
• Kampus UMB do Spaceru Wirtualnego składa się z 18 niżej wymienionych budynków:

(Link na stronie www do kampusu: https://www.umb.edu.pl/mapa_kampusu).

• W toku prowadzonych prac może dojść do oddania do użytku nowego budynku lub przeniesienia jednostki organizacyjnej Uczelni. Ewentualne zmiany będą dogrywane w ramach pozycji nr 19 (Inne).
• Przewidziana zostaje również pula dodatkowych zdjęć możliwych do wykonania w okresie gwarancji.
• Wskazana w zapytaniu ofertowym liczba punktów pozostanie stała. Dopuszcza się jednak przesunięcia między poszczególnymi pozycjami.

UWAGA: ZE WZGLĘDU NA BRAK MOŻLIWOŚCI PREZENTACJI WYKAZU PUNKTÓW DO UJĘCIA W WIRTUALNYM SPACERZE W POSTACI TABELARYCZNEJ, Z WYKAZEM PUNKTÓW MOŻNA ZAPOZNAĆ SIĘ W TABELI ZAMIESZCZONEJ W ZAŁĄCZNIKU NR 1: ZAPYTANIE OFERTOWE.

Dla wszystkich fotografii musi zostać zapewniona pełna i profesjonalna obróbka graficzna wraz z ewentualnym retuszem oraz anonimizacją wizerunków osób postronnych. Panoramy wykonane w rozdzielczości co najmniej 98- 100Mpx (14 200x 7 100 pikseli). Wszystkie fotografie muszą zostać wykonane w technologii HDR, przez doświadczony personel za pomocą profesjonalnych kamer DLSR. Zdjęcia połączone profesjonalnie. Dopuszcza się maskowanie statywu np. logotypem lub rozmycie. 

Wirtualny Spacer musi umożliwiać dostęp i uruchamiać się w postaci interaktywnego linku z www.umb.edu.pl i profili społecznościowych UMB.

Dostarczone rozwiązanie musi umożliwiać uruchomienie z poziomu przeglądarki internetowej i nie może wymagać instalacji żadnych dodatkowych aplikacji w komputerze użytkownika, za wyjątkiem wtyczek do przeglądarek internetowych.

Wirtualny Spacer musi zostać wykonany w technologii HTML5 umożliwiającej uruchomienie, zaprezentowanie i prawidłowe funkcjonowanie kompletnych funkcjonalności w najnowszych wersjach przeglądarek internetowych Firefox, Chrome, Edge, Safari. Wykonawca zapewni 5-cio letni serwis, który przebuduje lub przeprogramuje główny silnik projektu, aby działał po zmianach algorytmów przeglądarek.

Wirtualny spacer musi zapewniać pełną kompatybilność z urządzeniami mobilnymi, w tym umożliwienie sterowania przy pomocy żyroskopu.

Spacer powinien posiadać swój własny specjalny system zarządzania treścią CMS zainstalowany do zarządzania spacerem wirtualnym. System ten powinien umożliwiać administratorowi (Zamawiającemu) samodzielne zarządzanie projektem w co najmniej następującym zakresie:

• dodawanie i zarządzanie językami obcymi.
• dodawanie opisów, tytułów, multimediów.
• zarządzanie ustawianiem struktury poruszania się projekcie (kolejność kategorii, panoram, zdjęć w galeriach, itp.).
• możliwość samodzielnego dodawania punktów na mapie Google z naniesionymi punktami wykonania panoram.
• dodawanie planów pięter i samodzielne dodawanie punktów kierujących do odpowiednich panoram.
• samodzielne tworzenie miniaturek panoram, ustawianie azymutu (konieczne do ustawienia radaru na mapie i planie piętra).
• pełne wsparcie dla SEO, czyli czytanie treści i jej indeksowanie przez roboty wyszukiwarek z uwzględnieniem zdjęć, wersji językowych i opisów.
• samodzielne dodawanie (bez konieczności zamawiania serwisu Wykonawcy) specjalnych punktów na panoramach tzw. POI.: opisów tekstowych, zdjęć, dźwięków/lektorów, flar słonecznych 3D.
• możliwość dodawania specjalistycznych map głębi działających w trybie 6-dof, symulujących pełną trójwymiarowość sceny.

Przedmiot zamówienia musi być zgodny ze wszystkimi wytycznymi WCAG 2.1 zawartymi w załączniku do Ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych Dz.U. z 2019 roku poz 848

Wirtualny spacer powinien zostać opatrzony stosownymi logotypami projektowymi i informacją o sfinansowaniu spaceru w ramach programu „Welcome to Poland”. Stosowne logotypy i treść informacji o sfinansowaniu dostarczy Zamawiający po podpisaniu umowy.

Wirtualny spacer powinien zostać wykonany w sposób umożliwiający jego dalszą rozbudowę w przyszłości. Zamawiający powinien otrzymać od Wykonawcy pliki źródłowe.

Projekt ma być również dostępny dla urządzeń wirtualnej rzeczywistości VR typu Oculus Quest.

Dodatkowo spacer po wnętrzu Pałacu Branickich powinien zostać wykonany drugą metodą – z wykorzystaniem technologii matterport. W skład spaceru wykonanego technologią matterport wchodzi główny korpus Pałacu oraz jego prawe i lewe skrzydło. Dopuszcza się podział wnętrza na mniejsze projekty (np. piętrami).

Dokonanie opłat za subskrypcję za okres 5 lat na każdy z powstałych projektów leży po stronie Wykonawcy.

Wykonawca ustali z Zamawiającym porę roku oraz porę dnia na wykonanie poszczególnych zdjęć/panoram jednak nie później niż do 30.09.2021 roku. Realizacja przedmiotu zamówienia musi zakończyć się do dnia 15.06.2022 r.

Z uwagi na ograniczoną dostępność niektórych z obiektów UMB, Wykonawca zobowiązany jest do umawiania zdjęć wewnątrz z minimum 10 dniowym wyprzedzeniem.

3. Gwarancja:

a) na dostarczone i wdrożone rozwiązanie opisane w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca udzieli gwarancji do 15.06.2023 r. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do:

- nieodpłatnego usuwania wad, w szczególności niezgodności wirtualnego spaceru lub jego dodatkowym funkcjonalności z dostarczoną dokumentacją,

- udzielania administratorom wyjaśnień dotyczących użytkowania i eksploatacji wykonanego rozwiązania.

- wykonania w okresie gwarancji dodatkowych zdjęć w maksymalnej liczbie zgodnej z tabelą zamieszczoną w punkcie 2.

Przyjmuje się, że Wykonawca usunie wszystkie zgłoszone wady nawet pomimo zakończenia okresu gwarancyjnego, o ile zostały one zgłoszone przed zakończeniem okresu gwarancyjnego.

Wykonawca jest zobowiązany do przystąpienia do usuwania Wad najpóźniej w ciągu 7 dni od daty pisemnego (także drogą elektroniczną, na wskazany w Umowie adres e-mail) zgłoszenia wady przez Zamawiającego.

W przypadku gdy jedyną formą naprawy błędu jest odtworzenie systemu z kopii zapasowej, Wykonawca gwarantuje przywrócenie funkcjonowania wirtualnego spaceru w czasie nie dłuższym niż 24 godziny. Strony dopuszczają możliwość przedłużenia czasu usuwania błędu przez Wykonawcę na mocy dwustronnego porozumienia, o ile usunięcie Błędu w terminach określonych powyżej jest niemożliwe z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Wykonawca będzie prowadził bieżącą analizę Aktualizacji publikowanych w ramach systemu zarządzania treścią. Wgrywanie na środowisko produkcyjne aktualizacji systemu zarządzania treścią CMS. Przeprowadzenie aktualizacji w czasie uzgodnionym z Zamawiającym poza godzinami roboczymi systemu. Dostosowanie konfiguracji wirtualnego spaceru do wgrywanych aktualizacji w celu zapewnienia prawidłowego działania aktualizacji.

III. Kryteria wyboru ofert

1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie jednego kryterium tj.:

- Cena oferty – max. liczba – 100 pkt – w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia.

2) Zasady oceny kryterium „Cena oferty”

- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za Stworzenie i wdrożenie wirtualnego spaceru po kluczowych obiektach Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:

- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 100;

- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 100 punktów.

3) Maksymalna liczba punktów do uzyskania to 100.

4) Zostanie wybrana oferta z największą liczbą punktów.

5) Do oceny wzięta pod uwagę zostanie tylko cena za całość realizacji zamówienia.

IV. Termin wykonania zamówienia:

15.06.2022 r.

V. Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;

2. Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy -  w tym okresie – wykonał co najmniej 3 zamówienia obejmujące dostawę w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia. Przez dostawy w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia Zamawiający rozumie co najmniej: 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze, stanowiącej przedmiot zamówienia opisany w I. Zapytanie ofertowe – przedmiot zamówienia ust. 2. o wartości min. 30 000,00 zł brutto (słownie: trzydzieści tysięcy złotych 00/100) wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Oprócz referencji bądź innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wskazanych powyżej usług, Wykonawca powinien przedłożyć trzy przykładowe wykonane realizacje, o których mowa powyżej, w postaci nośników z nagranymi realizacjami lub wskazaniem linku do miejsca, gdzie można je obejrzeć lub ich wizualizacji.

Do wykonania przedmiotu zamówienia zostanie wyznaczona przynajmniej 1 osoba posiadająca minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z tworzeniem wirtualnych spacerów.

W przypadku podania kwoty w walucie obcej, Wykonawca ma obowiązek przeliczyć tą wartość na wartość w złotych według średniego kursu NBP dla danej waluty z dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (http://zamowienia.umb.edu.pl/).

Sposób dokonania oceny spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców nastąpi na podstawie dokumentów złożonych przez Wykonawców i oparty będzie na zasadzie spełnia/nie spełnia.

VI. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1,
15-089 Białystok, pokój nr 207 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

dr Łukasz Lepionka

Telefon kontaktowy: 

tel. 85 686 51 76, e-mail: international@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym (np. referencje);

- Trzy przykładowe, wykonane realizacje, o których mowa w V. Wymagania Stawiane Wykonawcy ust. 2. w postaci nośników z nagranymi realizacjami lub wskazaniem linku do miejsca, gdzie można je obejrzeć lub ich wizualizacji.

4. Termin składania ofert (data): 

10.08.2021 r. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: Stworzenie i wdrożenie wirtualnego spaceru po kluczowych obiektach Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej. – zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/11/2021/TM. Nie otwierać przed 11.08.2021 r.”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy;

- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego;

- Załącznik nr 5 – wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do

  ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim

  jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny 

  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości,

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,       
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników.

W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,

8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.