AWM/NAW/10/2021/TM

Kod CPV:

63511000-4: Organizacja wycieczek
63514000-5: Usługi świadczone przez przewodników turystycznych
60100000-9: Usługi w zakresie transportu drogowego
55300000-3: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia: 

 Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1. Usługa polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu jednodniowej imprezy o charakterze turystycznym „Welcome to Bialystok - I International Sightseeing Day” w ramach projektu pt. „Wrota UMB są zawsze otwarte. Wsparcie rozwoju Welcome Centre i potencjału uczelni do obsługi zagranicznych studentów i naukowców”. Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland.
2.  Impreza odbędzie się w sobotę 16.10.2021 r. (rozpoczęcie o godz. 9.00, zakończenie około godz. 19.00).
3. Uczestnikami będą przedstawiciele całej społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (studenci z Polski, studenci zagraniczni, przedstawiciele kadry naukowo-dydaktycznej, doktoranci, pracownicy administracyjni, absolwenci UMB). Maksymalna liczba uczestników to 90 osób.
4. Wydarzenie musi być prowadzone w j. angielskim.
5. Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:
   1. Zwiedzanie Białegostoku w j.angielskim (bez wchodzenia do dodatkowo płatnych atrakcji turystycznych, innych niż przedstawione w programie wydarzenia) czas trwania do 3h w podziale na 2 grupy zwiedzających
   2. Przejazd uczestników z Białegostoku (spod Pałacu Branickich) do Tykocina, dwoma autokarami
   3. Po przyjeździe do Tykocina nastąpi poczęstunek uczestników wydarzenia przekąską „do ręki” w postaci produktu regionalnego (przykładowo: białys, sękacz, ser koryciński etc.), 90 porcji
   4. Zwiedzanie Tykocina (z wejściem i oprowadzaniem po Wielkiej Synagodze) w j.angielskim, czas trwania do 2h w podziale na min 2 grupy zwiedzających
   5. Obiad w Tykocinie z degustacją kuchni regionalnej i staropolskiej
   6. Gry i zabawy integracyjne uczestników, prowadzone w j.angielskim
   7. Powrót uczestników autokarami z Tykocina do Białegostoku najpóźniej do godz. 19.00 (przystanek pod Pałacem Branickich)
6. Zakres zadań Wykonawcy:
   1. Zapewnienie obsługi minimum dwóch przewodników turystycznych biegle posługujących się j.angielskim podczas całego wydarzenia (od godz. 9.00 do zakończenia imprezy około godz. 19.00). Jeden przewodnik powinien przypadać na jeden autokar/jedną grupę zwiedzających
   2. Zapewnienie dwóch autokarów mogących przewieźć łącznie 90 osób na trasie Białystok-Tykocin-Białystok
   3. Po przyjeździe do Tykocina zapewnienie uczestnikom poczęstunku/przekąski w postaci produktu regionalnego „do ręki” (90 porcji)
   4. Zakup biletów wstępu do Wielkiej Synagogi w Tykocinie dla uczestników imprezy wraz z oprowadzaniem
   5. Zorganizowanie obiadu z degustacją potraw regionalnych dla uczestników imprezy. Miejsce uroczystego obiadu oraz menu musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.
   6. Zorganizowanie gier i zabaw przygotowanych w celu integracji uczestników o długości trwania do 1h 30 min. Wykonawca powinien posiadać dwa warianty zabaw (jeden do wyboru): na świeżym powietrzu lub w pomieszczeniu w wypadku złej pogody. Zabawy integracyjne mogą odbywać się w tym samym miejscu, w którym odbywał się obiad. Wykonawca powinien również zapewnić osobę/osoby do poprowadzenia zabaw posługujące się j.angielskim (mogą być to te same osoby, które pełnią rolę przewodników turystycznych, o ile posiadają odpowiednie kompetencje). Scenariusz gier i zabaw będzie przedstawiony przed wydarzeniem do akceptacji i weryfikacji przez Zamawiającego
7. Specyfikacja uroczystego obiadu:
   1. Obiad powinien składać się z menu bufetowego dla 90 osób, które powinno zawierać:
      •  przynajmniej 4 rodzaje przekąsek zimnych po 25 porcji każda
      •  minimum 2 rodzaje sałat i sałatek po 45 porcji każda
      •  minimum 4 rodzaje dań ciepłych (w tym dwa dania z kuchni regionalnej oraz jedno danie wegetariańskie), łącznie 100 porcji
      • minimum 2 rodzaje deserów po 50 porcji
   2. Dla wszystkich osób powiny być zapewnione napoje gorące (kawa, herbata) oraz zimne (woda gazowana i niegazowana oraz min 2 rodzaje soków owocowych). Dodatkowo Wykonaca usługi zapewni wodę gazowaną i niegazowaną w butelkach o pojemności 0,5l dla uczestników gier i zabaw integracyjnych w ilości 50 szt. wody niegazowanej i 50 szt. wody gazowanej
   3. Wykonawca przedstawi menu do akceptacji Zamawiającego
   4. Wykonawca zapewni niezbędną obsługę kelnerską wydarzenia oraz odpowiednią liczbę naczyń i sztućców
   5. Po uroczystym obiedzie niespożyte potrawy, przekąski, desery i napoje powinny być zapakowane w jednorazowe opakowania umożliwiające ich zabranie przez Zamawiającego
8. Dodatkowe usługi:
   1. Wykonawca przygotuje (projekt i druk) 10 plakatów (format A1, zadruk kolorowy, jednostronny) w języku angielskim informujący o wydarzeniu. Projekt graficzny powinien być przedstawiony do akceptacji Zamawiającego. Dodatkowo Wykonawca udostępni Zamawiącemu wersję elektroniczną plakatu celem umieszczenia jej na portalach społecznościowych zarządzanych przez UMB.
   2. przygotowanie 90 szt. plakietek dla uczestników przymocowywanych do odzieży, na których będzie możliwe wpisanie imienia.

Uwagi oraz dodatkowe wymagania:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby osób z 90 o nie więcej niż 20% bez podania przyczyny. Plan wycieczki może zawierać inne dodatkowe miejsca do zwiedzania, pod warunkiem nie ponoszenia dodatkowych kosztów, w tym kosztów związanych z zakupem biletów.
2. Zmniejszenie liczby uczestników o nie więcej niż 20%, nie będzie powodowało zmiany ceny jednostkowej wycieczki.
3. Zamawiający poda dokładną liczbę uczestników wydarzenia (nie więcej niż 90 osób) do 11.10.2021 r.
4. W celu rozpoczęcia przygotowań do wydarzenia, pierwszy kontakt Wykonawcy zamówienia z Zamawiającym powinien nastąpić najpóźniej w terminie 5 dni od zawarcia umowy.
5. Wykonawca w cenie oferty zapewni:
   1. realizację programu zawartego w ofercie – Wykonawca na etapie składania ofert załączy do formularza ofertowego proponowany program wycieczki odpowiadający przedmiotowi zamówienia z podaniem nazwy proponowanego lokalu lub obiektu gdzie odbędzie się uroczysty obiad oraz gry i zabawy integracyjne oraz obiektów/miejsc do zwiedzania w Tykocinie i Białymstoku. W przypadku wyboru oferty program będzie obowiązujący.
   2. realizację programu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym przepisami BHP i PPOŻ
   3. autokary podczas całej trasy wycieczki muszą być w pełni sprawne technicznie, nie mogą być starsze niż 15 lat oraz nie mogą być pojazdami piętrowymi
   4. w przypadku awarii autokaru, wykonawca usługi zapewni autokar o takim samym standardzie, w tym:
      • w przypadku, gdy podstawiony przez Wykonawcę autokar nie zostanie dopuszczony do jazdy z uwagi na zły stan techniczny (kontrola stanu technicznego przed wyjazdem, wykonana przez odpowiednie służby mundurowe, powinna być zorganizowana przez Wykonawcę) Wykonawca w czasie 1 godziny od planowanego wyjazdu podstawi inny sprawny technicznie autokar,
      • w przypadku awarii autokaru na trasie, Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia usterki lub do podstawienia autokaru sprawnego technicznie w ciągu 1 godziny od ujawnienia awarii
   5. ubezpieczenie NNW (od nieszczęśliwych wypadków) na terenie Polski obejmujące wszystkich uczestników
   6. opłaty drogowe, parkingowe, wjazdowe oraz inne niezbędne dla prawidłowej realizacji wycieczki
6. Wykonawca usługi przygotuje regulamin uczestnictwa w wydarzeniu, który zostanie przygotowany i przedstawiony do akceptacji Zamawiającego min 4 tygodnie przed planowaną datą wydarzenia.
7. W przypadku pogorszenia sytuacji epidemiologicznej w kraju Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu wydarzenia bez ponoszenia dodatkowych opłat, pod warunkiem poinformowania o zmianie terminu z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem przez planowanym terminem wydarzenia (dotyczy zarówno pierwszego zaplanowanego terminu, jak i kolejnych terminów ustalanych w wyniku przesunięć terminów z powodu sytuacji epidemiologicznej).

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
 

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

Zostanie wybrana oferta najtańsza. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

16.10.2021 r. od godz. 9.00 do około godz. 19.00.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający warunki dotyczące:
   1. posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG)
   2. posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności tj. posiadanie wpisu do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych zgodnie z ustawą 29.08.1997r. o usługach turystycznych (tj. DZ.U z 2016r. poz.187.)
   3. sytuacji ekonomiczno-finansowej tj. przedstawi opłaconą polisę a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia (OC działalności organizatora i pośrednika turystyki) na kwotę nie mniejszą niż 100 000 00 zł - ubezpieczenie to nie jest tożsame z gwarancją o której mowa w art.5 ustawy o usługach turystycznych.
   4. posiadania wiedzy i doświadczenia tj. wykazanie zrealizowania w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 5 usług w zakresie organizacji imprez o charakterze turystycznym, każda z udziałem co najmniej 20 osób. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.
   5. Przewodnicy turystyczni obsługujący imprezę powinni posiadać min 3 lata doświadczenia w oprowadzaniu grup zorganizowanych w j.angielskim po woj. podlaskim.
2. Wymagania dotyczące przewozu osób:
   1. przewozy osób odbywać się mogą wyłącznie środkami transportu spełniającymi wymagania techniczne określone w przepisach ustawy - Prawo o ruchu drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. (t.j. Dz. U. z 2018, poz. 1990) i innych przepisach związanych z przewozem osób, w tym ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2019, poz. 2140 z późn. zm.)
   2. wykonawca ubezpiecza autobusy i pasażerów od wszelkich szkód mogących powstać podczas przewozu i pozostających w związku z przewozem
   3. wykonawca zapewnia pasażerom bezpieczny przewóz tzn. odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 

• dr Tomasz Maliszewski, tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał o najmniej 5 usług w zakresie organizacji imprez o charakterze turystycznym każda z udziałem co najmniej 20 osób. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca musi przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 

28.07.2021 r. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Organizacja międzynarodowej imprezy turystycznej - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/10/2021/TM. Nie otwierać przed 29.07.2021 r.”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;

- do zmiany zakresu postępowania;

- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;

- Załącznik nr 2 – wzór umowy;

- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;

- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych:   iod@umb.edu.pl;
• dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
• odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, 
• dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
• podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania; 
• w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• wykonawca posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Wykonawcy:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.   

1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2  Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.