ARE.610.56.2023-1/2026

1. Zakres audytu:

Beneficjentem środków jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku.

Projekt badawczy pt. „Molekularne mechanizmy leżące u podstaw zespołu policystycznych jajników”, finansowany jest ze środków Narodowego Centrum Nauki na podstawie umowy nr UMO-2023/51/B/NZ5/01534 z dnia 01.07.2024 r. zawartej pomiędzy Narodowym Centrum Nauki w Krakowie (NCN), Uniwersytetem Medycznym w Białymstoku (UMB) a prof. dr hab. Nafisem Ahmedem Rahmanem - kierownikiem projektu.

Całkowity koszt realizacji projektu wynosi 2 407 720 zł i w całości jest finansowany ze środków NCN.

Termin realizacji projektu: 01.07.2024 – 30.06.2027 (36 miesięcy).

Cel projektu: Celem projektu jest scharakteryzowanie nowych regulatorów szlaków sygnałowych oraz interakcji między populacjami komórek jajnika zaangażowanych w patobiologię zespołu policystycznych jajników, z uwzględnieniem wpływu hormonów i komórek układu odpornościowego.

Audyt obejmuje okres od 8 czerwca 2024 r. do 31 lipca 2026 r.

2.      Wymagania dotyczące audytora:

Audyt przeprowadza audytor, którym może być:

1.       osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2019 r. poz. 869 z późn. zm.);

2.      osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2019 r. poz. 869 z późn. zm.).

Audytorem nie może być:

1.       podmiot zależny od audytowanego podmiotu;

2.      podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt.

Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego podmiotu. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności dot. bezstronności składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt w jego imieniu.

Audytor jest zobowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanego podmiotu w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Audytor jest obowiązany do udzielenia wyjaśnień w zakresie objętym audytem Dyrektorowi Narodowego Centrum Nauki oraz upoważnionym przez niego osobom.

Audytor przechowuje dokumentację audytu zewnętrznego przez okres 5 lat począwszy od końca roku, w którym audyt został przeprowadzony.

3.      Tryb przeprowadzenia audytu

Audyt projektu należy przeprowadzić:

- zgodnie z Uchwałą nr 104/2018 Rady Narodowego Centrum Nauki z dnia 8 listopada 2018 r. w sprawie określenia projektów badawczych podlegających obowiązkowi przeprowadzenia zewnętrznego audytu,

- na podstawie Wytycznych dla podmiotów audytujących wykonanie projektów badawczych finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki oraz w ramach programu Badania podstawowe finansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021, które stanowią Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Narodowego Centrum Nauki nr 51/2020 z dnia 18 czerwca 2020 r.

4.      Cel przeprowadzenia audytu zewnętrznego

Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest weryfikacja finansowych aspektów realizacji projektu oraz wydanie przez audytora opinii, w szczególności w zakresie:

1.       Zgodności realizacji projektu z wnioskiem o finansowanie, decyzją i/lub umową o realizację i finansowanie, przede wszystkim pod kątem oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków;

2.      Wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;

3.      Poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

5.      Zakres audytu zewnętrznego

Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji postanowień umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego.

Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane poniesione wydatki według doboru próby ustalonej w oparciu o profesjonalny osąd audytora, pozwalającej wydać wykonawcy audytu zewnętrznego wiążącą opinię i sporządzić sprawozdanie w tym zakresie.

Audyt zewnętrzny powinien obejmować sprawdzenie następujących obszarów:

1.       Zgodności realizacji projektu z umową, w tym kwalifikowalności poniesionych wydatków;

2.      Poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;

3.      Płatności wydatków związanych z projektem;

4.      Wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;

5.      Sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;

6.      Przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;

7.       Funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu, w tym sposobu monitorowania realizacji projektu;

8.      Realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.

6.      Zakres sprawozdania z przeprowadzonego audytu zewnętrznego

Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządza pisemne sprawozdanie z audytu zewnętrznego zawierające opinię o:

1.       Zgodności realizacji projektu z wnioskiem o finansowanie, decyzją i/lub umową o realizację i finansowanie, przede wszystkim pod kątem oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków;

2.      Wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;

3.      Poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.

Sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinno zawierać następujące elementy:

1.       Datę sporządzenia;

2.      Nazwę i adres audytowanego podmiotu;

3.      Nazwę i tytuł projektu;

4.      Oświadczenie wykonawcy audytu zewnętrznego, jak i osób przeprowadzających audyt zewnętrzny o niezależności od audytowanego podmiotu;

5.      Imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;

6.      Cele audytu;

7.       Podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;

8.      Termin, w którym przeprowadzono audyt;

9.      Zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;

10.   Ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem;

11.    Informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;

12.   Zaprezentowanie ustaleń audytora w obszarach, o których mowa w pkt. 5 zapytania ofertowego;

13.   Określenie nieprawidłowości i uchybień w realizacji audytowanego projektu oraz analizę ich przyczyn i skutków;

14.   Zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w realizacji audytowanego projektu;

15.   Podpisy audytorów, a w przypadku, gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – dodatkowo nazwę jednostki.

W sprawozdaniach z audytu zewnętrznego audytorzy powinni zawrzeć informację o procentowym stopniu wykorzystania środków finansowych w projekcie w okresie podlegającym badaniu.

7.       Wymagania dotyczące terminów przekazania sprawozdania z audytu zewnętrznego

Audytor przekazuje sprawozdanie z audytu zewnętrznego podmiotowi audytowanemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu. Sprawozdanie z audytu należy sporządzić w języku polskim
i przekazać w formie pisemnej Zamawiającemu w dwóch egzemplarzach oraz w formie elektronicznej (w formacie pdf) lub udostępnić zamawiającemu w wersji elektronicznej (z popisem kwalifikowanym) w formie pozwalającej na utrwalenie na trwałym nośniku.