AWM/NAW/6/2026/TM

Zapytanie ofertowe:

Wykonawca wybrany zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2024 r., poz. 1320) – wartość usługi nie przekracza 130 tys. zł netto.

1. Przedmiot zamówienia:

1. Rodzaj zamówienia

Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Zamówienie dotyczy projektu pt. „Mosty zamiast murów. Wzrost zdolności adaptacyjnych i potencjału w zakresie obsługi zagranicznych interesariuszy”. Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Welcome to Poland (2023).
2. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku.
3. Uczestnikami Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych będą przedstawiciele całej społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, łącznie do 80 osób: gotujący + publiczność (studenci, doktoranci, pracownicy, absolwenci – polscy oraz zagraniczni).
4. Głównym celem Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych jest:

- przeprowadzenie warsztatów gotowania z bezpośrednim udziałem w/w uczestników;

- kształtowanie postaw otwartości i tolerancji;

- zmniejszenie barier międzykulturowych;

- integracja polskich i zagranicznych interesariuszy Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku;

- budowanie relacji wewnątrz społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku poprzez wspólne gotowanie;

- przybliżenie kultury (w tym kulinarnej) z różnych krajów/regionów.

5. Liczba godzin trwania warszatów: 4 godziny zegarowe. Planowane godziny to: 16.00-20.00.
6. Język prowadzenia wydarzenia: język angielski.
7. Miejsce realizacji:  warsztaty będą z realizowane w studiu kulinarnym lub sali zapewnionej przez Wykonawcę – może być to lokalizacja wynajęta, w promieniu do 15 km od Centrum Białegostoku. W przypadku organizacji poza granicami Białegostoku, Wykonawca zapewnia transport autokarowy dla wszystkich uczestników (do 80 osób) spod siedziby UMB (Pałac Branickich, ul. Kilińskiego 1, Białystok) do miejsca wydarzenia i z powrotem.
8. Planowany termin realizacji usługi:

Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne odbędą się 13 maja 2026 – do potwierdzenia w trybie roboczym.

9. Sposób realizacji usługi oraz główne założenia organizacyjne:

• przeprowadzone zostaną praktyczne warsztaty gotowania dla 8 grup uczestników po 4 osoby z różnych narodowości (dopuszczalne są grupy składające się z osób z tego samego kraju, jak również grupy osoby różnych narodowości);
• Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne zostaną poprowadzone przez osobę prowadzącą wyznaczoną przez Wykonawcę;
• przygotowywanie potraw odbywać się będzie pod nadzorem profesjonalnego, wykwalifikowanego kucharza, wyznaczonego przez Wykonawcę, który będzie wspomagać merytorycznie wykonywanie potraw (konieczna znajomość języka angielskiego);
• do wykonania będzie 8 dań. Wykonawca zaproponuje dania typowe dla 8 różnych krajów/regionów świata. Czas wykonania poszczególnych potraw powinien być podobny;
• każda z grup wykonuje jedną potrawę, którą wylosują;
• składniki do potraw i akcesoria niezbędne do ich wykonania zostaną dostarczone przez Wykonawcę;
• drużyny będą przebrane w fartuchy;
• podczas zmagań drużyn dla publiczności powinien być dostępny poczęstunek – jedno danie regionalne (np. kartacze) i jedno danie zagraniczne (zupa lub danie główne) dla wszystkich chętnych – (np. 100 porcji kartaczy, przy założeniu, że porcja każdej z potraw kuchni regionalnej to minimum 350 g), 100 porcji dania zagranicznego (zupy lub dania głównego o gramaturze 350 g). W/w dania powinny zakładać odpowiedniki/wersje bezmięsne. Dania do degustacji zostaną zapewnione przez Wykonawcę. Niespożyte porcje Wykonawca zapakuje na wynos i przekaże Zamawiającemu. Wykonawca zapewni jednorazowe pojemniki do pakowania na wynos.
• Wykonawca zapewnia miejsce, przy którym będzie się odbywać degustacja, które będzie zawierało niezbędne wyposażenie m.in. stoły, naczynia, serwetki itd., w ilości adekwatnej do liczby uczestników;
• Wykonawca zapewni wszystkie niezbędne sprzęty AGD (np. kuchenki, lodówki, grille elektryczne, blendery itp.), patelnie, garnki, sztućce, ręczniki papierowe oraz wszystkie inne elementy wyposażenia, które będą niezbędne do przygotowania 8 różnych potraw w ramach zmagań kulinarnych;
• Wykonawca zapewni produkty spożywcze niezbędne do przygotowania 8 różnych potraw dla wszystkich uczestników zmagań kulinarnych. Wszystkie produkty muszą być świeże i przechowywane w lodówkach, jeżeli tego wymaga ich specyfika;
• wykonawca zapewni nagłośnienie i oprawę muzyczną wydarzenia
• Wykonawca zapewni wodę dla uczestników warsztatów tj. 80 sztuk wody gazowanej i 80 sztuk wody niegazowanej (każda butelka o pojemności min. 0,5 l);
• Wykonawca zapewni fartuchy kucharskie bawełniane z nadrukiem „IV International Cooking Day Medical University of Bialystok” oraz z nadrukiem wymaganych logotypów informujących o dofinansowaniu w ramach Programu Welcome to Poland Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, w łącznej liczbie 48 sztuk. Fartuchy będą w 8 kolorach po 6 sztuk każdego koloru (odrębny kolor dla każdej z ośmiu drużyn przygotowujących potrawy);
• Wykonawca zapewni czepki kucharskie w łącznej liczbie min. 48 sztuk.
• Wykonawca przygotuje (projekt i druk) 150 ulotek promujących udział w wydarzeniu (format A4 składane do DL, zadruk kolorowy, dwustronny) w języku angielskim z przepisami dań przygotowanych na imprezie, bądź innych przepisów z kuchni świata;
• Wykonawca przygotuje 4 korespondujące ze sobą grafiki do wirtualnej promocji wydarzenia w mediach społecznościowych o wymiarch:
• - 290x145
• - 420x285
• - 683x460
• - 1440x531

10.  Zakres zadań Wykonawcy:

• zapewnienie osoby prowadzącej warsztaty, posiadającej bardzo dobrą znajomość języka angielskiego (min. B2);
• zapewnienie wykwalifikowanego, profesjonalnego kucharza, który będzie nadzorować i koordynować proces przygotowania potraw;
• zapewnienie składników niezbędnych do sporządzenia potraw – dostarczone składniki oraz potrawy do degustacji będą świeże, wysokiej jakości;
• zapewnienie dań do degustacji;
• zapewnienie lokalizacji i wskazanie jej w formularzu ofertowym;
• zapewnienie niezbędnych sprzętów i akcesoriów umożliwiających przygotowanie dań w ramach warsztatów;
• opracowanie we współpracy z Zamawiającym regulaminu Warsztatów Kulinarnych;
• sporządzenie raportu z Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych (według informacji od Zamawiającego).

11.  Informacje dodatkowe: sposób dowiezienia posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Zachodzi tu również potrzeba, we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, zabezpieczenia miejsca imprezy przed zabrudzeniem, spełnienia wymogów przeciwpożarowych oraz odpowiedzialności za produkty i sprzęt dostępne podczas imprezy. Przekąski muszą być świeże, przyrządzone w dniu dostawy, na bazie produktów najwyższej jakości i bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi normami HACCP.
12.  Działania informacyjno-promocyjne: Wykonawca umieści na wszelkich dokumentach powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia informacje o nazwie warsztatów i projektu oraz odpowiednie logotypy, które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową.
13.  Polityka równych szans: Wykonawca zapewni:

•  dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia dla wszystkich uczestników warsztatu, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepelnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027;
• przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji warsztatów, w szczególności stosowanie języka równościowego.

3. Wymagania wobec Wykonawcy:

1. Posiadanie doświadczenia w prowadzeniu i organizowaniu działań o charakterze eventowym. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 5 wydarzeń o charakterze eventowym, każde z udziałem co najmniej 25 osób. Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczbę i wykaz przeprowadzonych wydarzeń, wraz z podaniem, na rzecz jakich Zamawiających zostały one przeprowadzone w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Do każdej z ww. usług Wykonawca załączy dokument potwierdzający, że zostały one wykonane w sposób należyty (np. referencje, protokoły odbioru).
2. Dodatkowo, Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w prowadzeniu i organizowaniu działań o charakterze eventów kulinarnych. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 2 wydarzenia o charakterze eventu kulinarnego, każde z udziałem co najmniej 25 osób. Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczbę i wykaz przeprowadzonych eventów kulinarnych, wraz z podaniem, na rzecz jakich Zamawiających zostały one przeprowadzone w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Do każdej z ww. usług Wykonawca załączy dokument potwierdzający, że zostały one wykonane w sposób należyty (np. referencje, protokoły odbioru). Eventy o charakterze kulinarnym mogą być wykazane również w ramach doświadczenia dot. realizacji działań o charakterze eventowym z punktu powyżej.
3. Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, tj.:

• osobą prowadzącą Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne UMB, posiadającą co najmniej 2-letnie, udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń o charakterze eventowym oraz posiadającą bardzo dobrą (min. B2) znajomość języka angielskiego;
• kucharzem, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na stanowisku kucharza oraz komunikatywną znajomość języka angielskiego;
• Wykonawca w formularzu ofertowym przedstawi propozycje potraw dla poszczególnych drużyn ze wskazaniem kraju/regionu z jakiego pochodzi dana potrawa. Przygotuje też ciekawostki dotyczące kuchni danego kraju/regionu, o których prowadzący opowie podczas wydarzenia.
• Wykonawca wskaże planowaną lokalizację realizacji wydarzenia.
• Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie w/w doświadczenia tych osób. Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższych wymagań dla osoby prowadzącej i kucharza oświadczeniem na formularzu ofertowym.

2. Kryteria oceny:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie kryterium:

1. Cena oferty: maksymalna liczba 70 pkt, w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia.

Zasady oceny kryterium „Cena oferty”

• W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację warsztatów kulinarnych. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
• Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 70
• Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 70 punktów.

2. koncepcja realizacji wydarzenia kulinarnego: maksymalna liczba punktów: 30 pkt

Kryterium zostanie ocenione w ramach trzech parametrów:

•  wskazana lokalizacja (0-10 pkt);
• wskazane potrawy do gotowania i poczęstunku (0-10 pkt);
• opis ciekawostek (maksymalnie 500 znaków ze spacjami) dotyczących kuchni świata. (0-10 pkt).

Oceny w ramach kryterium realizacji wydarzenia kulinarego dokona komisja składająca się z 3 pracowników Działu Współpracy Międzynarodowej UMB.

Zostanie wybrany Wykonawca spełniający wszystkie wymogi Zamawiającego, który uzyska najwyższą liczbę punktów w ramach obu kryteriów.

3. Termin lub okres wykonania zamówienia

Zamówienie będzie wykonane 13 maja 2026 roku – data do potwierdzenia w trybie roboczym

4. Składanie ofert

Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej.

1. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Urszula Roszkowska

Telefon kontaktowy, e-mail:

+ 48 85 686 51 76, urszula.roszkowska@umb.edu.pl

2. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

1. Dokument rejestrowy Wykonawcy, poświadczający prowadzenie działalności gospodarczej w obszarze zgodnym z przedmiotem zamówienia;
2. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego);
3. Referencje (lub inne dokumenty np. protokoły odbioru) od zamawiających, na rzecz których były wykonywane usługi wykazane w ramach doświadczenia Wykonawcy.
4. Miejsce i termin składania ofert (data i godzina):

Termin: 2026-04-13 godz. 15.00

Oferty mogą zostać przesłane pocztą tradycyjną/kurierską, złożone osobiście lub pocztą elektroniczną (podpisane autoryzowanym podpisem kwalifikowalnym).

1. W przypadku poczty tradycyjnej/kurierskiej lub osobiście: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Przygotowanie i przeprowadzenie Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych - Zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/6/2026/TM”. Nie otwierać przed 13.04.2026 r. godz. 15:00”.
2. W przypadku poczty elektronicznej, komplet dokumentacji, opatrzonych zaufanym lub kwalifikowalnym podpisem elektronicznym należy przesłać na adres: urszula.roszkowska@umb.edu.pl, w tytule bądź w treści e-maila koniecznie należy wpisać: „Zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/6/2026/TM. Nie otwierać przed 13.04.2026 r. godz. 15:00”.

4. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:

• do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;
• do zmiany zakresu postępowania;
• do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

5. Załączniki:

1. Formularz ofertowy;
2. Wzór umowy;
3. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych;
4. Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym.
5. Protokół odbioru.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 170 000 PLN netto.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku informuje, że:

1. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora,
2. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach danych osobowych wysyłając informacje na adres e-mail: iod@umb.edu.pl lub poprzez inne dane kontaktowe podane na stronach internetowych Uczelni,
3. dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z realizacją zamówienia poza ustawą Prawo zamówień publicznych, o wartości poniżej 130 000 zł,  na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy z osobą fizyczną,

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym ciążącym na Uczelni jakim jest obowiązek dokonywania wydatków publicznych, rozliczeń w sposób celowy i oszczędny zgodnie z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości;

4. odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym, w szczególności dostarczające i wspierające systemy informatyczne,
5. dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów archiwizacyjnych tj. 5 lat od zakończenia realizacji zamówienia lub umowy,
6. podanie danych osobowych nie jest obowiązkiem, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania,
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych – w przypadkach, na zasadach i w trybie określonych w RODO. Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy i nie może naruszać integralności protokołu i załączników. W celu skorzystania z praw należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych,
8. każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,
9. w oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.